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ホットプロファイルとBacklogを日々活用している皆さん、営業活動とプロジェクト管理をさらに効率化する方法をご存知でしょうか。本記事では、ホットプロファイルで商談が受注になった際に、自動的にBacklogへ課題を登録する方法をご紹介します。この自動化により、受注後に対応する必要のあるタスクをBacklogに自動で追加できるので、迅速なタスクの処理や抜け漏れのないタスク管理につながります。ノーコードで導入できるので、ぜひ最後までご覧ください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
ホットプロファイルのデータベースにレコードが登録されたことをホットプロファイルのAPIを利用して受け取り、
Backlogの提供するAPIを用いてBacklogにホットプロファイルで登録されたレコードデータを登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きく分けて4つのプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まず初めにホットプロファイルのマイアプリ登録を行います。
ここでは、連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリの画面内で＋新規接続をクリックします。
検索窓にホットプロファイルと入力し、表示された候補をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力しましょう。
入力が完了したら「追加」をクリックします。
マイアプリにホットプロファイルが表示されます。
続いてBacklogのマイアプリ登録を行います。
再度「新規接続」をクリックし、検索窓にBacklogと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
BacklogのURL内のドメインを入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにBacklogが表示されればマイアプリ登録が完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
このテンプレートでは分岐オペレーションを使用します。
分岐はミニプラン以上で利用できる機能です。フロープランの場合エラーとなりますのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フローボットの操作を行い、自動化の設定を行いましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックします。
アプリトリガーの起動間隔の設定を行います。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択可能です。
選択後「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
以下の「コマンドオペレーション」の箇所では、ホットプロファイルでステータスが受注になったら右側のBacklogとの動作に進み、それ以外では左側の分岐に進みフローが終了するように設定されています。
受注となった後に、Backlogに課題を登録するための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されます。
内容に従って入力を進めていきましょう。
以下の画面のように課題の詳細欄をクリックするとアウトプットが表示されます。
連携アプリから取得した内容を、簡単に入力することが可能です。
以下の画面では会社名とホットプロファイルに記載しているメモ情報を確認できるように入力しています。
入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
①Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する
Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録するフローです。このフローを導入すれば、Google Chatで共有された業務の指示や依頼、顧客の要望が、Backlogで自動的に課題登録されます。手動での登録が不要になるため、転記にかかる工数を削減できるほか、タスクの見落としや登録漏れ防止につながります。
②Garoonでワークフローが承認されたら、Backlogにタスクを追加する
Garoonでワークフローが承認されたら、Backlogにタスクを追加するフローです。このフローを使用することで、Garoonで承認された情報をBacklogにタスクとして自動で追加されます。自動化することによって手入力によるミスや漏れを未然に防ぐことができ、人的なミスを軽減し業務の効率化にもつながります。
③Backlogに課題が追加されたらSlackにメンションして通知する
Backlogに新しい課題が追加されたら、Slackの特定チャンネルにメンションして内容を通知するフローです。このフローを活用することで、BacklogとSlackを連携すると課題の内容をチームメンバーと簡単に共有することができ、共有や管理の抜け漏れを防ぐことが期待できます。
ホットプロファイルで商談が受注になると、Backlogに課題が自動登録されることで、営業部門とプロジェクトチームの情報連携がスムーズになります。従来、営業担当者が受注内容をプロジェクト担当者にメールやチャットで伝え、さらにプロジェクト管理ツールに手動で登録する手間が発生していました。この手作業を削減し、登録漏れや情報の伝達ミスを防ぐことで、スムーズな案件進行が期待できます。また、Backlogでタスクとして登録されることで、どの担当者がどの案件に関与しているのかが可視化され、タスクの優先度や進捗管理が行いやすくなります。結果として、受注後の対応がスピーディーになり、社内のリソースを適切に配分しやすくなります。受注後の案件進行状況を迅速に把握できます。これにより、顧客満足度の向上やクロスセルの機会創出につながります。
ホットプロファイルとBacklogを連携することで、受注案件ごとのタスク管理データが蓄積され、今後の業務改善に活用しやすくなります。例えば、過去の案件ごとに「どのタスクがどの程度の時間を要したか」「どのようなリスクが発生しやすいか」などのデータを分析することで、より効率的な業務フローを構築しやすくなります。また、よくあるタスクのテンプレートをBacklogに登録し、同様の案件が発生した際に再利用することで、案件ごとに異なる対応をするのではなく、一定の基準に沿った対応が期待できます。さらに、過去の受注案件を振り返ることで、どのような業種・業界の案件がスムーズに進んだか、どのような課題が発生したかといった知見を蓄積し、今後の案件管理に活かしやすくなります。これにより、受注後の対応が標準化され、業務の属人化を防ぐ効果も期待できます。
営業担当者が受注案件をBacklogに手動で登録する場合、案件ごとにタスクを入力し、関係者をアサインする手間が発生します。特に、案件の数が増えると、手作業による登録ミスや遅延のリスクも増大します。ホットプロファイルとの連携により、受注情報が自動でBacklogに課題として登録されることで、営業担当者の負担が軽減されるとともに、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。また、課題には自動で優先度や期限を設定することもできるため、プロジェクトチームが迅速に対応しやすくなります。加えて、タスク管理を自動化することで、営業とプロジェクト管理の業務が標準化され、担当者ごとの差異をなくしやすくなります。これにより、属人的な運用から脱却し、よりスムーズな業務遂行が期待できます。
ホットプロファイルとBacklogの連携により、営業とプロジェクト間の情報共有を自動化し、業務効率を向上できます。また、受注ごとのタスクデータの蓄積により、業務改善にもつながります。手作業の削減や情報の一元管理、タスク漏れの防止など、多くのメリットが期待できます。
またこの他にもYoomでは、ノーコードで導入可能なアプリの自動連携方法をたくさん紹介しています。無料会員登録も可能ですので、ぜひ自動化を試してみてください。
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