ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する

■概要

ホットプロファイルで商談が受注になった後、Backlogで関連部署へのタスク発行を手作業で行っていませんか？
この連携作業は、対応漏れや情報伝達のミスを引き起こす原因となりがちであり、迅速なプロジェクト開始の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルで商談が受注になったことをトリガーに、Backlogへ自動で課題が登録されるため、こうした連携業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ホットプロファイルとBacklogを併用し、受注後のタスク依頼を手作業で行っている営業担当者の方
• 営業部門から制作・開発部門への案件引き継ぎを円滑にし、抜け漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• 部門間の手作業による連携業務を自動化し、生産性の向上を目指しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• ホットプロファイルの商談ステータス更新に連動してBacklogに課題が自動作成されるため、これまでタスク登録に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記が不要になることで、課題の登録漏れや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報連携を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ホットプロファイルとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談のステータスが「受注」になった場合のみ、後続のアクションが実行されるよう条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、ホットプロファイルの商談情報をもとに課題を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐条件は、「受注」ステータス以外にも、特定の営業フェーズに更新された場合にフローが起動するよう任意で設定を変更できます。
• Backlogで課題を追加する際に、登録先のプロジェクトIDや課題の件名、種別ID、優先度などを自由にカスタマイズしてください。
• 課題の詳細欄には、ホットプロファイルから取得した商談情報や顧客情報などを変数として埋め込むことで、必要な情報を自動で記載できます。

■注意事項

• ホットプロファイル、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。