Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらBacklogに課題を登録する

■概要

Google Chatでの依頼や報告を、都度Backlogに手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定のメッセージ投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録できるため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google ChatとBacklogを併用し、依頼内容の転記作業に手間を感じている方
• タスクの登録漏れを防ぎ、チームの依頼フローを円滑にしたいプロジェクトリーダーの方
• チャットでの依頼を起点としたタスク管理の自動化を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatのメッセージを自動でBacklogに課題登録するため、手作業での転記やツール間の画面遷移に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりがちな課題の登録漏れや、依頼内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとBacklogをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、監視対象のスペースを指定します。
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するなど、後続アクションの実行条件を定めます。
4. 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Google Chatで取得したメッセージ内容を件名や詳細に含めて課題を登録します。

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Google Chatから取得したメッセージ本文の内容に応じて、後続の処理を動かすかどうかを判断する条件を自由に設定できます。例えば、「#課題」というテキストが含まれるメッセージのみを対象にすることが可能です。
• Backlogに課題を追加する際、件名や詳細、担当者といった各項目に、Google Chatから取得したメッセージ内容や送信者情報などを変数として設定したり、プロジェクトIDなどを固定値として設定したりできます。