「ホットプロファイルの情報を元にした請求書作成に時間がかかる…」
「請求書を発行した後のステータス更新を手作業で行っており、抜け漏れが発生してしまう…」
このように、商談管理・SFAツールであるホットプロファイルと連携した請求書関連業務を手作業で行うことに、手間や課題を感じていませんか？
もし、管理表などの情報を元に請求書を自動で作成し、ホットプロファイルの商談ステージも自動で更新できるような仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
さらに、より重要な営業活動や顧客対応に集中する時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには請求書作成とホットプロファイルの更新を自動化する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を作成してホットプロファイルで商談ステータスを更新する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで管理している商談に対して、請求書を発行する際に、手作業での書類作成やステータス更新に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、請求書の発行からホットプロファイル上の商談ステータス更新、関係者への通知までを自動で完結させます。請求書発行に伴う一連の定型業務を効率化し、手作業によるミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルを利用し、請求書発行プロセスを自動化したいと考えている方
- Google スプレッドシートで請求情報を管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
- 請求書発行後の商談ステータス更新漏れを防ぎ、営業管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新を起点に請求書作成からホットプロファイルへの反映までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力やステータス変更が不要になるため、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を検索」アクションを設定し、更新された行情報をもとに該当の商談を特定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を作成します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を更新」アクションを設定し、商談ステータスなどを更新します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、請求情報を管理している任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
- ホットプロファイルの検索オペレーションでは、商談を特定するための検索条件を任意で設定することが可能です。
- 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートの雛形とトリガーやホットプロファイルの情報を利用して、請求書を発行できます。また、ファイルの保存先は任意で設定可能です。
- メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
Google スプレッドシートの情報を元に請求書を作成し、ホットプロファイルを更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行が更新されたら、その情報を元に請求書を作成し、ホットプロファイルの商談ステージを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定と各アクション設定
- フローの起動を確認
Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を作成してホットプロファイルで商談ステータスを更新する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで管理している商談に対して、請求書を発行する際に、手作業での書類作成やステータス更新に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、請求書の発行からホットプロファイル上の商談ステータス更新、関係者への通知までを自動で完結させます。請求書発行に伴う一連の定型業務を効率化し、手作業によるミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルを利用し、請求書発行プロセスを自動化したいと考えている方
- Google スプレッドシートで請求情報を管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
- 請求書発行後の商談ステータス更新漏れを防ぎ、営業管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新を起点に請求書作成からホットプロファイルへの反映までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力やステータス変更が不要になるため、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を検索」アクションを設定し、更新された行情報をもとに該当の商談を特定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を作成します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を更新」アクションを設定し、商談ステータスなどを更新します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、請求情報を管理している任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
- ホットプロファイルの検索オペレーションでは、商談を特定するための検索条件を任意で設定することが可能です。
- 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートの雛形とトリガーやホットプロファイルの情報を利用して、請求書を発行できます。また、ファイルの保存先は任意で設定可能です。
- メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
ステップ1：ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
ホットプロファイルとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでホットプロファイルと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークン、ドメインを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を作成してホットプロファイルで商談ステータスを更新する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで管理している商談に対して、請求書を発行する際に、手作業での書類作成やステータス更新に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、請求書の発行からホットプロファイル上の商談ステータス更新、関係者への通知までを自動で完結させます。請求書発行に伴う一連の定型業務を効率化し、手作業によるミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルを利用し、請求書発行プロセスを自動化したいと考えている方
- Google スプレッドシートで請求情報を管理しており、手作業での転記に課題を感じている方
- 請求書発行後の商談ステータス更新漏れを防ぎ、営業管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの更新を起点に請求書作成からホットプロファイルへの反映までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力やステータス変更が不要になるため、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を検索」アクションを設定し、更新された行情報をもとに該当の商談を特定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を作成します。
- 次に、オペレーションでホットプロファイルの「商談を更新」アクションを設定し、商談ステータスなどを更新します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、請求情報を管理している任意のスプレッドシートIDやシート名を指定してください。
- ホットプロファイルの検索オペレーションでは、商談を特定するための検索条件を任意で設定することが可能です。
- 書類発行機能では、任意のGoogle スプレッドシートの雛形とトリガーやホットプロファイルの情報を利用して、請求書を発行できます。また、ファイルの保存先は任意で設定可能です。
- メール機能のオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
【事前準備】
事前準備として、ホットプロファイルで今回のフローで更新対象となる商談を登録しておきましょう。
今回は以下のとおり登録しました。
ステップ3： Google スプレッドシートのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「行が更新されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Google スプレッドシートの行を更新しておきましょう。
今回はテスト用として、下記画像の赤枠のとおり、K列「請求書」に「作成」というキーワードを入力し、更新が行われた想定で作成しています。
なお、Google スプレッドシートのアプリトリガーでは、テスト実行時にどの行を更新しても必ず2行目（ヘッダー直下の行）が取得される仕様になっています。
※本番で起動した際は追加・更新された行の値を用いて起動します。
詳しくは以下のヘルプページをご確認ください。
【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーでテストをした際の挙動について
