「ホットプロファイルで獲得した名刺情報を、一件ずつSalesforceに手入力するのが面倒…」
「手作業でのデータ入力は時間がかかるし、入力ミスも発生して困っている…」
このように、ホットプロファイルとSalesforce間での顧客情報管理に手間や課題を感じていませんか？
もしホットプロファイルに新しい名刺情報が登録された際、Salesforceにリードとして自動登録される仕組みがあれば面倒なデータ入力作業から解放されますね。
その結果、より重要な営業活動に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
ホットプロファイルとSalesforceを連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
ホットプロファイルで名刺が登録されたら、Salesforceにリードを自動作成する
試してみる
ホットプロファイルとSalesforceを連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
ホットプロファイルで名刺が登録されたら、Salesforceにリードを自動作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル／Salesforce
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ホットプロファイルとSalesforceのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- ホットプロファイルのトリガー設定とSalesforceのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ホットプロファイルで名刺が登録されたら、Salesforceにリードを自動作成する
試してみる
ステップ1：ホットプロファイルとSalesforceのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ホットプロファイルとYoomのマイアプリ登録
まず、ホットプロファイルの設定画面でユーザー管理からユーザーの詳細ページに進みましょう。
次に外部サービス連携（API連携）の項目に記載されているAPIキーをコピーしてください。
コピーできたらYoomのマイアプリ連携画面に移り「新規接続」をクリック。
右上の検索窓からホットプロファイルを検索しましょう。
以下の3項目を入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携完了です。
- アカウント名…任意の名称を入力
- アクセストークン…先ほどコピーしたAPIキーをペースト
- ドメイン…URLから確認し入力
※例えばホットプロファイルのURLが「https://hammock.hotprofile.biz/」の場合「hammock.hotprofile.biz」と入力
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ホットプロファイルで名刺が登録されたら、Salesforceにリードを自動作成する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：ホットプロファイルのトリガー設定
はじめに、テスト用の名刺情報を登録しておきましょう。
登録できたらYoomの設定画面に戻り「名刺が登録されたら」をクリックします。
※ホットプロファイルと連携するとできることもご参照ください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「名刺が登録されたら」のまま「次へ」をクリック。
トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してテストしましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
成功したら保存してください。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Salesforceのアクション設定
先ほど取得したホットプロファイルの名刺情報をもとに、Salesforceで新規リードを登録します。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
※Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
データベースを連携していきます。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にマイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックします。
今回は新規リードを登録するため、オブジェクトのAPI参照名は「Lead」にしました。
※アプリと連携するにおけるSalesforceの各API参照名の確認の仕方についてもご参照ください。
詳細設定に入るので、ホットプロファイルから取得した値を設定して項目を埋めていきましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ただし、各項目は任意なので全てを埋める必要はありません。
登録したい項目を設定したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はSalesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合をご確認ください。
ホットプロファイルの名刺情報をもとに、Salesforceで新規リードが登録されました！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、ホットプロファイルで名刺が登録されたら、Salesforceにリードを自動作成する方法でした！
ホットプロファイルを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ホットプロファイルを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ホットプロファイルに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
AIによる商談報告の自動文字起こしや、Salesforce・Sansanとのリード同期をHot Profileで実現できます。
Slackへの進捗通知やWrikeへのタスク連携まで対応し、営業現場の入力負担をゼロにして成約率向上を支援します。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、ホットプロファイルの会社情報を更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートとホットプロファイルを併用する際、情報の同期を手作業で行っていませんか？
この作業は二重入力の手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すればGoogle スプレッドシートの行が更新されたタイミングで、自動でホットプロファイルの会社情報が更新されるためデータ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、ホットプロファイルへ手動で反映している方
・手作業による転記をなくし、顧客データ管理の精度と鮮度を高めたいと考えている方
・営業やマーケティング活動の基盤となるデータ連携を自動化し、生産性を向上させたい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
Googleフォームで回答が送信されたら、ホットプロファイルで商談を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせやセミナー申込情報を、手作業でホットプロファイルに転記していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、ホットプロファイルへ商談を自動で登録し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームからの問い合わせを基に、ホットプロファイルへ手作業で商談登録している方
・ホットプロファイルへの商談登録を自動化し、営業活動の初動を早めたいと考えている方
・Googleフォームとホットプロファイルを連携させ、データ入力の手間を削減したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
ホットプロファイルでタスクが作成されたらWrikeでも作成する
試してみる
フォームで音声ファイルがアップロードされたら文字起こしと要約をし、ホットプロファイルの報告管理に登録する
試してみる
フォームで音声ファイルがアップロードされたら文字起こしと要約をし、ホットプロファイルの報告管理に登録するフローです。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceにもリードを作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。SFAやCRMなど複数のツールをまたぐ手作業は、入力ミスや反映の遅れにつながり、営業機会の損失を招く可能性もあります。このワークフローは、ホットプロファイルでリードが作成されたら、自動でSalesforceにもリードを作成する一連の流れを円滑にし、リード管理の迅速化とデータ精度の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとSalesforceを併用し、リード情報の手入力に課題を感じている方
・ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceへも迅速にリードを作成し、営業連携をスムーズにしたい方
・SFA/CRM間のデータ連携を自動化して、リード管理業務そのものを効率化したいと考えている方
■注意事項
・ホットプロファイル、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで名刺情報が登録されたら、Sansanにも登録する
試してみる
■概要
「ホットプロファイルで名刺情報が登録されたら、Sansanにも登録する」ワークフローは、取引先の名刺データを二重入力なしで同期し、営業部門の事務負担を軽減するワークフローです。
ホットプロファイルから送られる名刺情報をキャッチして、自動でSansanに登録。
これで入力漏れや転記ミスを防ぎ、社内共有もスムーズに！
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルで集めた名刺情報をSansanへ手作業で移し替えている営業担当者・チーム
・ホットプロファイルとSansanの二重管理でミスや抜けが心配な方
・名刺データの同期を自動化して、営業情報の共有をもっとスムーズにしたいマネージャー
・SaaSアプリ連携とRPAを活用して、日々の事務負担を減らしたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ホットプロファイルで商談が指定のステージに更新されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルでの商談ステージ更新、都度確認してチームに共有するのは手間がかかる作業です。
重要な更新を見逃したり、共有が遅れたりすることもあるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルのAPI連携などを意識することなく、特定の商談ステージへの更新をトリガーとしてSlackへ自動で通知を送信できます。
手動での確認や連絡作業から解放され、営業活動における迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルを利用し、商談の進捗をSlackで共有している営業担当者の方
・ホットプロファイルのAPIを活用した連携を検討しているが、より手軽な方法を探している方
・営業チーム内の情報共有を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいマネージャーの方
■注意事項
・ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Slackの営業チームへ通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新規リード情報を、営業チームへ迅速に共有できていますか？手作業での連絡では通知の遅れや共有漏れが発生し、貴重な商談機会を逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルでリードが作成された際に、Slackへ自動で通知を送ることができ、リードへの迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルで獲得したリード情報を、手作業でSlackに通知している方
・リードへのアプローチ速度を改善し、機会損失を防ぎたいと考えている営業チームの方
・ホットプロファイルで作成されたリードの通知を自動化し、業務効率化を図りたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで会社が作成されたら、Google スプレッドシートに自動追記し、担当者へメール通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルに登録された新しい会社情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者へメールで共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルと他ツールとの連携を自動化できるため、会社情報が作成されるとGoogle スプレッドシートへの追記と担当者へのメール通知が完了します。手作業による転記の手間や情報共有の遅延といった課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとGoogle スプレッドシートの連携を手作業で行っている営業担当者の方
・顧客情報の共有プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、正確な情報管理を実現したいと考えている営業企画担当の方
■注意事項
・ホットプロファイル、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
ホットプロファイルとSalesforceの連携を自動化することで、
これまで手作業で行っていた名刺情報の転記の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより営業担当者はより迅速にリードへアプローチでき、コア業務である商談活動に集中できる環境が整いますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：既存リードの情報を更新することもできますか？
A：
可能です。データベースの連携画面で、Salesforceのアクションを「レコードを更新する」に変更しましょう。
氏名や電話番号・メールアドレスなど他と重複しない値をキーとして、本記事での解説と同様に更新したい内容を設定してください。
Q：リード以外のオブジェクトにも登録できますか？
A：
オブジェクトのAPI参照名を変更することで可能です。例えば商談の場合「Opportunity」、取引先の場合「Account」と入力しましょう。
Q：Salesforceからホットプロファイルへの連携も可能ですか？
A：
可能です。以下のようなテンプレートもご利用いただけますので、ぜひお試しください。
Salesforceでリードが登録されたら、ホットプロファイルでも登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリード情報を登録した後、同じ内容をホットプロファイルにも手作業で入力していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの登録をトリガーに、自動でホットプロファイルへリードを登録する一連の流れを構築できるため、こうした課題を円滑に解消します。手作業をなくし、より迅速で正確な顧客情報管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとホットプロファイルを併用し、リード情報の二重入力に手間を感じている方
・ホットプロファイルへ手動でリードを登録する際の、入力ミスや反映漏れを防ぎたい方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたいと考えている担当者の方
■注意事項
・Salesforce、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
毎朝Salesforceの行を取得し、ホットプロファイルのリードを一括更新する
試してみる
