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営業活動において、ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesのアプリはどちらも有用なビジネスツールです。
Yoomを活用して2つのアプリを連携させることで、マーケティング活動や営業活動をより効率的に行うことができるでしょう。
本記事では、それぞれのアプリへのリード作成・登録作業のプロセスを自動化する方法と導入するメリットについて詳しく解説します。
手動入力の手間を省き、データの正確性を保ちながら、日々の営業活動をサポートします。
リードの登録作業を自動化することで、誤ったデータ入力や転記ミスを未然に防ぎます。
例えば、登録作業のためにアプリを横断している際に、転記する情報を間違えてしまい、営業チームに誤った情報が共有されてしまうこともありました。
作業の自動化によって、ホットプロファイルに入力した正確な情報がそのままMicrosoft Dynamics365 Salesへ反映されるので、営業担当者はその情報を基に、安心して対応できるようになるでしょう。
登録作業が自動化されることで、手入力の時間を減らすことができるので、営業担当者はそのままアクションを開始できるため、時間の浪費を防ぐことができます。
具体例として、これまで営業サポート担当者がリード情報を入力する際、Microsoft Dynamics365 Salesにも情報を転記しなければならず、作業完了までの待機時間があり、営業活動開始までのタイムラグが発生していました。
情報反映が素早く行えれば、迅速なデータ確認・把握が実現できるでしょう。
リードへの事前準備や商談活動に集中できるようになることで、安定した顧客獲得を目指せるかもしれません。
リード情報を手動で複数のシステムに入力する作業は時間がかかるため、その分作業コストが発生しますが、この自動化フローを導入することで、登録作業を省くことができます。
例えば、ホットプロファイル側でリード作成後、その情報がMicrosoft Dynamics365 Salesに素早く反映されるので、手入力による作業時間が短縮されます。
営業担当者はリードに対し、迅速にアクションを起こすことができ、チームの作業効率向上が見込めるでしょう。
無駄な作業が省略されることで、チームのリソースを最適化でき、企業の課題となっているコスト削減が実現できるかもしれません。
それでは、実際に「ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはホットプロファイルをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からホットプロファイルを検索してください。
ホットプロファイルのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)連携させたいホットプロファイルの「アカウント名」と「アクセストークン」、「ドメイン」を入力します。
情報入力後、［追加］をクリックしましょう。
まずは1つ目のホットプロファイルの接続が完了しました。
(3)次にMicrosoft Dynamics365 Salesのアプリ連携を行います。
ホットプロファイルのマイアプリ登録と同様に、Microsoft Dynamics365 Salesを選択します。
(4)連携させたいMicrosoft Dynamics365 Salesの「ドメイン」を入力します。
情報を入力した後、［追加］をクリックしましょう。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、ホットプロファイルのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずはトリガーとなる「リードが作成されたら」をクリックします。
(3)連携するホットプロファイルのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を入力していきましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に、2つ目のアクション「リードを作成」をクリックしましょう。
(2)連携するMicrosoft Dynamics365 Salesのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「ドメイン」や「件名」などの情報を、注釈に沿って入力します。
項目によっては、入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
以下の画像は、【名】と【姓】の情報を引用・設定したものです。
(4)「リードの説明」などもアウトプットを活用できます。
(5)必要項目に情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Microsoft Dynamics365 Salesとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方におすすめのフローです。
情報の自動反映により、担当者の負担を軽減できます。
反映したリード情報を迅速に把握できるので、スムーズな活動開始につなげることができるでしょう。
ホットプロファイルで作成したリード情報をSalesforceにも自動で追加することができます。
Salesforceへのリード作成が自動化されることにより、手動による入力作業が不要になり、業務スピードと正確性の向上が期待できます。
見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方におすすめのフローです。
作業の自動化により、手入力による転記ミスが減り、業務の効率向上が期待できます。
今回紹介したホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携は、営業チームの効率化とデータの正確性向上に貢献します。
手動作業の手間を省き、担当者の負担を軽減することで、迅速な営業活動をサポートします。
これにより、営業チームはより多くの時間を、顧客対応や戦略的な活動に充てられるようになるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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