ホットプロファイルでリードが作成されたらMicrosoft Dynamics365 Salesにもリードを作成する方法

ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携フローの作り方

Yoomを使ってホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。

• ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるホットプロファイルのトリガー設定、その後に続くMicrosoft Dynamics365 Salesの設定
• トリガーボタンをONにして、ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携動作を確認

ステップ1：ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesをマイアプリ連携

まず、ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜ホットプロファイルの場合＞

・アカウント名、アクセストークン、ドメインを説明に沿って入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Microsoft Dynamics365 Salesの場合＞

・ドメインを入力し「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：テンプレートをコピー

ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のテンプレートのページを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了です。

ステップ3：トリガーとなるホットプロファイルの設定

フローのトリガーとなるホットプロファイルの設定を行います。
このフローは、ホットプロファイルに新規リードが登録されると自動的に起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー リードが作成されたら」をクリックします。

3.ホットプロファイルと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔を設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。リード情報をすぐに反映させたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、アウトプットに取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4：Microsoft Dynamics365 Salesにリードを登録する設定

最後に、ホットプロファイルから取得した情報を基に、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報を登録する設定を行います。

1.「アプリと連携する リードを作成」をクリックします。

2.Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Microsoft Dynamics365 Salesに登録したい項目を設定します。
※各項目は、枠に定型文を直接入力することができます。また、リードごとに値が変わる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「リードが作成されたら」の中から設定します。（二重括弧{{}}の値がアウトプットからの設定になります）これにより、値を動的に反映できます。

4.上記でリード登録に必要な項目をすべて設定しテストを行います。
テストが成功したら保存します。

5.トリガーをONにします。
以降は、ホットプロファイルにリードが登録されると、自動でMicrosoft Dynamics365 Salesにもリードが登録されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

ホットプロファイルを使ったその他の自動化例

他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.ホットプロファイルで期限付きタスクを追加したらGoogleカレンダーに登録する

期限付きタスクがあっても、業務に追われて期限を過ぎてしまうことがあるかもしれません。
その場合、この連携によりGoogleカレンダーを、期限付きタスクのリマインダーとして活用できます。

2.Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する

ミーティングの議事録を手動で作成すると時間がかかります。
特に、ミーティングを見返す必要があるときは、該当箇所を探すだけでも大変です。
しかし、この連携を活用すると、AIが議事録を自動で作成してくれるため、作業負担の軽減と業務効率化が期待できます。

3.ホットプロファイルの報告管理で次回対応日を記載したらOutlookカレンダーに登録する

ホットプロファイルに顧客対応の日程を登録しても、Outlookカレンダーへの登録が漏れてしまうことがあるかもしれません。
この連携では、顧客対応の日時を自動でOutlookカレンダーに登録できるため、スケジュール登録が漏れてしまうリスクを削減できます。

まとめ

ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携は、営業チームの手動入力の手間を削減し、データの一貫性を確保するための強力な手段になります。
また、この自動化により、ヒューマンエラーや異なるツール間での情報確認が減少することで、管理業務の負担も軽減し、営業メンバーがリードに迅速なアプローチが可能になるでしょう。
ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携は、Yoomを利用することでノーコードで導入できるため、ぜひ本記事の手順を参考に、連携設定を行ってみてください。