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ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesに同じリード情報を手動で登録する作業は効率が悪く、ミスが発生するリスクがあります。
そんな状況を改善するため、ツール同士を連携することで情報の正確性を向上させ、業務効率の向上を目指す営業マネージャーは多いのではないでしょうか。
本記事では、ホットプロファイルでリードが作成された際に、Microsoft Dynamics365 Salesにも自動でリードを作成する方法を解説します。
ノーコードでこの自動化を導入できるため、参考にしてみてください。
ホットプロファイルに登録したリード情報を、再度Microsoft Dynamics365 Salesに登録する作業を手間に感じることがあるかもしれません。
特に業務が忙しい状況では、繰り返しの登録作業が業務効率の低下につながります。
しかし、2つのツールを連携すると、リード情報の入力が一度で済むようになります。
例えば、獲得したリードに迅速なアプローチをしたいとき、この連携によりリード情報の登録作業が効率化し、よりスピーディーにナーチャリングを開始できるでしょう。
リード情報を2つのツールで管理するとき、ツールごとに情報が変わってしまった経験があるかもしれません。
異なる情報が登録されれば、どちらが正確な情報かを確認する作業が生じるため、業務が停滞してしまうことがあります。
また、間違った情報をもとに顧客との商談に臨んでしまう可能性もあります。
ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携すると、ツールごとのデータ一貫性を確保できるため、情報の相違による無駄な確認作業を削減できます。
例えば、営業担当者によってリード情報を確認するツールが違う場合でも、常に一貫性がとれた情報をもとに業務を進められるため、効率的な営業活動が可能になるでしょう。
2つのツールを併用すると、ホットプロファイルに登録したリード情報と異なる情報をMicrosoft Dynamics365 Salesに登録してしまうリスクがあります。
こうしたヒューマンエラーは、間違いに気づくのに時間がかかるため、忙しい時に異なる情報が登録されていることに気づくと焦りやミスにつながります。
しかし、連携してMicrosoft Dynamics365 Salesにも同じリード情報が登録されることで、こうしたヒューマンエラーを削減できます。
例えば、一度に複数のリード情報を登録する場合でも、連携することで繰り返し入力時のミスが減るだけでなく、手動入力の負担が減ることでホットプロファイルにリード情報を登録する際のミスも削減できるでしょう。
次に、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成する」というフローボットの作成方法を紹介します。
テンプレートに沿って設定するだけで導入できるので、ぜひ試してみてください。
[Yoomとは]
Yoomを使ってホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。
まず、ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 SalesをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜ホットプロファイルの場合＞
・アカウント名、アクセストークン、ドメインを説明に沿って入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Microsoft Dynamics365 Salesの場合＞
・ドメインを入力し「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のテンプレートのページを開きます。
2.「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了です。
フローのトリガーとなるホットプロファイルの設定を行います。
このフローは、ホットプロファイルに新規リードが登録されると自動的に起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】ホットプロファイルでリードが作成されたら、Microsoft Dynamics365 Salesにもリードを作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー リードが作成されたら」をクリックします。
3.ホットプロファイルと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔を設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。リード情報をすぐに反映させたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功すると、アウトプットに取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
最後に、ホットプロファイルから取得した情報を基に、Microsoft Dynamics365 Salesにリード情報を登録する設定を行います。
1.「アプリと連携する リードを作成」をクリックします。
2.Microsoft Dynamics365 Salesと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.Microsoft Dynamics365 Salesに登録したい項目を設定します。
※各項目は、枠に定型文を直接入力することができます。また、リードごとに値が変わる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「リードが作成されたら」の中から設定します。（二重括弧{{}}の値がアウトプットからの設定になります）これにより、値を動的に反映できます。
4.上記でリード登録に必要な項目をすべて設定しテストを行います。
テストが成功したら保存します。
5.トリガーをONにします。
以降は、ホットプロファイルにリードが登録されると、自動でMicrosoft Dynamics365 Salesにもリードが登録されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもホットプロファイルを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ホットプロファイルで期限付きタスクを追加したらGoogleカレンダーに登録する
期限付きタスクがあっても、業務に追われて期限を過ぎてしまうことがあるかもしれません。
その場合、この連携によりGoogleカレンダーを、期限付きタスクのリマインダーとして活用できます。
2.Zoomでミーティングが終了したら内容を文字起こしかつ要約して、ホットプロファイルの報告管理に登録する
ミーティングの議事録を手動で作成すると時間がかかります。
特に、ミーティングを見返す必要があるときは、該当箇所を探すだけでも大変です。
しかし、この連携を活用すると、AIが議事録を自動で作成してくれるため、作業負担の軽減と業務効率化が期待できます。
3.ホットプロファイルの報告管理で次回対応日を記載したらOutlookカレンダーに登録する
ホットプロファイルに顧客対応の日程を登録しても、Outlookカレンダーへの登録が漏れてしまうことがあるかもしれません。
この連携では、顧客対応の日時を自動でOutlookカレンダーに登録できるため、スケジュール登録が漏れてしまうリスクを削減できます。
ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携は、営業チームの手動入力の手間を削減し、データの一貫性を確保するための強力な手段になります。
また、この自動化により、ヒューマンエラーや異なるツール間での情報確認が減少することで、管理業務の負担も軽減し、営業メンバーがリードに迅速なアプローチが可能になるでしょう。
ホットプロファイルとMicrosoft Dynamics365 Salesの連携は、Yoomを利用することでノーコードで導入できるため、ぜひ本記事の手順を参考に、連携設定を行ってみてください。
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