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日々の業務で発生する報告書作成、議事録の整理、あるいは顧客への提案資料作りなど、ドキュメント作成業務に多くの時間を費やしていませんか？
「この情報をGoogleドキュメントにまとめる作業、もっと簡単にできないだろうか…」「毎度同じような内容の書類作成に追われて、本来集中したい業務に手が回らない…」
このように、繰り返し行われるドキュメント作成の手作業に課題を感じている方も少なくないはずです。
もし<span class="mark-yellow">様々なツールからの情報などをもとに、必要な書類をGoogleドキュメントで自動作成できれば</span>、これらの悩みから解放され、より創造的で重要な業務に取り組むための貴重な時間を確保することができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入にかかる手間や時間も最小限に抑えられます。
ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々のドキュメント作成業務をもっと効率的にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々な情報をもとにGoogleドキュメントに書類を自動作成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
日常的に利用している様々なツールとGoogleドキュメントを連携し、ドキュメント作成を自動化する方法を具体的なテンプレートとともにご紹介します。
手作業による情報収集や転記、整形といった手間のかかる作業から解放され、業務の正確性とスピード向上が期待できます。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Slackのメッセージ内容をもとに、議事録や報告メモなどをGoogleドキュメントに自動で作成する</span>フローです。
重要な情報が流れてしまうのを防ぎつつ、ドキュメント作成の手間を大幅に削減し、情報共有をスムーズに行えます。
<span class="mark-yellow">Microsoft Excelにまとめられたデータを、指定した日時や周期で自動的にGoogleドキュメントへ書類として出力する</span>フローです。
月次報告書や週次レポートなど、定期的に作成が必要なドキュメント業務の負担を軽減し、常に最新の情報をもとにした資料を効率よく準備できます。
<span class="mark-yellow">Jotformで収集したアンケート回答や申込情報を翻訳処理も挟みながら、Googleドキュメントに見積書や受付票といった形で自動作成する</span>フローです。
顧客からの問い合わせや申し込みへの対応を迅速化し、手入力によるミスを減らしながらスムーズな情報管理を実現します。
それではここから代表的な例として、Slackでメッセージが投稿された際に、その内容をAIが解析・抽出してGoogleドキュメントに自動で書類を作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からSlackを検索してください。
ワークスペースのSlack URLを入力し「続行する」をクリックします。
次にメールアドレスを入力し「メールアドレスでサインインする」をクリックしてください。
メールアドレスに届く認証コードを入力します。
Yoomの投稿先を選択して「許可する」をクリックするとSlackのマイアプリ連携が完了します。
同様にGoogleドキュメントを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「メッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「メッセージがチャンネルに投稿されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にチャンネルIDを候補から選択してください。
Slackに進み、選択したチャンネルにメッセージを投稿しましょう。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。
ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
「テキストからデータを抽出する」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
対象のテキストは予め設定されている通り「メッセージ本文」のアウトプットのままで大丈夫です。
抽出したい項目も予め設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力しましょう。
最後に任意で指示内容を入力してテストしてください。
成功したら保存します。AIがSlackの投稿内容を抽出してくれました！
「新しいドキュメントを作成する」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定に移るので、ドキュメントのタイトルを下記のように設定してテストしましょう。
今回は日付のプルダウンから「今日」の値を選択し「当日の日付 作業報告書」となるように設定しました。
成功したら保存してください。
Googleドキュメントが新規作成され、Google Driveのマイドライブに格納されました！
あと少しです！「文末にテキストを追加」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
追加するテキストを入力してください。
ステップ4で取得したアウトプットを利用して設定すると、抽出した内容を反映させることができます。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
抽出した内容がGoogleドキュメントに追加されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Slackでメッセージが投稿されたら、AIでデータを抽出してGoogleドキュメントに自動で書類を作成する方法でした！
Slackの投稿内容をもとに資料を自動作成して格納したり、Googleフォームの情報をもとに、AIで資料を作成して共有したりできます。
様々な情報をもとにGoogleドキュメントの作成を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチャットの記録、データの転記、フォーム回答のまとめといったGoogleドキュメント作成業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、ドキュメント作成にかかっていた時間を他の重要な業務に充てることができ、組織全体の業務効率向上に貢献するでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々のドキュメント作成業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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