Jotformの回答が送信されたら、翻訳してGoogleドキュメントに自動で書類を作成する

■概要

海外の顧客やパートナーからの問い合わせ対応で、Jotformに届く外国語の回答を手作業で翻訳し、その内容をGoogleドキュメントにまとめる作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、翻訳の精度や転記ミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Jotformの回答が送信されたタイミングで自動的に内容を翻訳し、Googleドキュメントに書類として出力するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで収集した外国語の回答を、日常的に翻訳・書類作成しているご担当者の方
• 多言語でのアンケートやフィードバック対応に、多くの時間を費やしているチームの方
• 手作業による翻訳や書類作成のミスを減らし、業務品質を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへの回答送信を起点に、翻訳からGoogleドキュメントへの書類作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 翻訳やデータ転記の過程で起こりがちな、誤訳や入力漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、正確な情報管理に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、自動化を開始するフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、取得した回答を指定した言語へ翻訳します。
5. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、翻訳結果を保存するための新しい書類を作成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、翻訳された内容やその他の必要な情報を新しいドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• AI機能の翻訳オペレーションでは、翻訳先の言語を日本語、英語、中国語など、ユーザーのニーズに合わせて自由に選択できます。
• Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」オペレーションでは、作成する書類のタイトルを任意の内容に設定できます。
• Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」オペレーションでは、追加するテキストにJotformの回答内容やAIによる翻訳結果といった前段階で取得した情報を変数として柔軟に組み込むことができ、また、定型文などの固定値を設定することも可能です。

■注意事項

• Jotform、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。