「会議の録音を聞き返しながら文字起こしするのが大変…」
「議事録をGoogleドキュメントにまとめる作業に時間がかかって、本来の業務が進まない…」
このように、会議後の文字起こしや議事録作成といった手作業に、多くの時間を費やしてはいませんか？
もし、ZoomやGoogle MeetといったWeb会議が終了すると同時に、録画データの音声が自動で文字起こしされ、その内容が瞬時にGoogleドキュメントへ保存される仕組みがあれば、これらの面倒な作業から解放されるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには会議の音声を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Googleドキュメントに保存する
試してみる
Web会議の音声を文字起こしし、Googleドキュメントに保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、ZoomやGoogle Meetの会議が終了したら、録画データの音声を自動で文字起こしし、Googleドキュメントに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- YoomとGoogleドキュメントを連携する
- テンプレートをコピーする
- Web会議トリガーとGoogleドキュメントのアクションを設定する
- フローをONにして、動作を確認する
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Googleドキュメントに保存する
試してみる
ステップ1：YoomとGoogleドキュメントをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleドキュメントの連携方法は、以下のGoogle スプレッドシートの連携方法をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Googleドキュメントに保存する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議のトリガー設定
Yoomの設定に入りましょう！
まずは、トリガーとなるアプリの設定を行います。以下の赤枠をクリックしてください。
Web会議トリガーの設定方法もあわせてご確認ください。
トリガーとなる会議を作成します。
会議に参加して、リンクをコピーしましょう。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加を承認してYoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Google ドキュメントを新しく作成する設定
Googleドキュメントを新規で作成する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
アクションは、テンプレートのままで、アカウント情報が連携したいアカウント先で間違いがないか確認しましょう！
「次へ」をクリックして進んでください。
ドキュメントのタイトルを決定します。
設定が終了したら「テスト」ボタンを押しましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、 Googleドキュメントに新規ドキュメントが作成されています。
最後に「完了」をクリックしておきましょう！
ステップ5：Googleドキュメントに文章を追加する設定
最後に、今まで取得した値を活用してGoogleドキュメントに文章を追加する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはテンプレートのままで、Googleドキュメントと連携するアカウント情報を確認したら次の設定へ進みます。
ドキュメントIDは、ステップ4で取得した値から選択します。
追加するテキストは、Web会議トリガーをクリックし、取得した値から「会議内容の文字起こし」を選択しましょう。
設定が終了したら、テストを実行して下さい。
テスト成功で、Googleドキュメントに会議内容が追加されています！
ドキュメント先を確認してみましょう。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後に、作成したフローのトリガーをONにします。
実際にZoomやGoogle Meetでレコーディングを行い、会議終了後にフローが起動して、Googleドキュメントに文字起こしテキストが保存されることを確認しましょう。
Googleドキュメントを使った自動化例
タスク管理ツールでの新規プロジェクト始動やファイル共有サービスへのアップロードをトリガーに、構成案やマニュアルを自動生成。
また、チャットツールでの議論やWeb会議の文字起こし、フォームへの回答内容を記録・保存する仕組みも構築可能です。
転記作業による漏れをなくし、情報のストックと共有を効率化させましょう。
Airtableでレコードが追加されたら、Googleドキュメントでマニュアルを作成する
試してみる
■概要
「Airtableでレコードが追加されたら、Googleドキュメントでマニュアルを作成する」フローは、新しいデータ入力時に自動でマニュアルを生成し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Airtableへの入力をトリガーにしてGoogleドキュメントで自動的にマニュアルが作成され、作業時間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでのデータ管理を効率化したい業務担当者の方
・Googleドキュメントを活用してマニュアル作成を自動化したいチームリーダーの方
・手動でのマニュアル作成に時間を取られている業務プロセス改善を検討している経営者の方
・データ入力とドキュメント作成の連携をスムーズにしたいIT担当者の方
■注意事項
・Airtable、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、新規Googleドキュメントをテンプレートから作成する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理と、それに紐づく議事録やレポートなどをGoogleドキュメントで作成する際に、都度手作業でドキュメントを準備することに手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、設定したテンプレートから自動でGoogleドキュメントを新規作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
Googleドキュメントを活用したタスク管理に伴う定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとGoogleドキュメントを併用し、手作業での連携に課題を感じている方
・タスク管理からドキュメント作成までの流れを自動化したいと考えている方
・Googleドキュメントの作成漏れやフォーマットのばらつきをなくし、業務を標準化したい方
■注意事項
・Asana、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
BoxにPDFファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
「BoxにPDFファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Googleドキュメントに追加する」フローは、文書管理とデータ活用の効率化を目指す業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、PDF文書の内容を正確にデジタル化し、チーム内での情報共有や分析がスムーズに行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して大量のPDFファイルを管理しているビジネスユーザーの方
・PDF文書の内容を効率的にデジタル化し、活用したいと考えている方
・手作業でのOCR処理やデータ入力に時間を取られている業務担当者の方
・Googleドキュメントを活用してチーム内での情報共有を促進したい方
・業務プロセスの自動化を検討しており、具体的なワークフローを探している経営者や管理職の方
■注意事項
・Box、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Chatworkでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加する
試してみる
Chatworkでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
■注意事項
・Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームでの回答内容をGoogleドキュメントに保存する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申し込み情報を、手作業でGoogleドキュメントに転記していませんか？
こうした作業は時間がかかるだけでなく、入力のミス漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームの送信を起点に、Googleドキュメントに自動で回答内容を保存することが可能になります。
ドキュメント作成の手間とミスを省いて、日々の業務を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで収集した顧客の声やアンケート結果をドキュメントにまとめている方
・フォームからの申し込み情報をGoogleドキュメントで管理しており、転記作業に手間を感じている方
・手作業による情報転記のミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Confluenceで特定のページが作成されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する
試してみる
■概要
Confluenceで作成した議事録やナレッジを、別途Googleドキュメントで清書・整形して共有する、といった業務は発生していませんか。
こうした手作業でのコピー＆ペーストは手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Confluenceに特定のページが作成されると、その内容を元に自動でGoogleドキュメントを生成し、ConfluenceとGoogleドキュメント間の連携を円滑にすることで、ドキュメント管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとGoogleドキュメントを併用し、ドキュメントの転記作業に手間を感じている方
・手作業による情報共有時のミスをなくし、ドキュメントの品質を担保したいと考えているチームリーダーの方
・複数ツールを跨いだドキュメント作成フローを自動化し、生産性を向上させたいDX推進担当者の方
■注意事項
・Confluence、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したメールをもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したメールをもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する」フローは、メール内容を活用して効率的にマニュアルを自動作成する業務ワークフローです。
Gmailで受信した特定ラベルのメール情報をGoogleドキュメントに自動で反映することで、手動での入力作業を削減できます。
このワークフローにより、マニュアル作成のスピードアップと精度向上を実現し、業務効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・業務のメールをGmailで受信している方
・Googleドキュメントでマニュアルを手動作成しており、作業を効率化したい方
・業務プロセスの自動化により、作業時間を短縮したいチームリーダー
・API連携やAIを活用して日常業務の改善を図りたい経営者
・マニュアル作成時のヒューマンエラーを減らしたい方
■注意事項
・Gmail、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加する
試してみる
Slackでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加するフローです。
■注意事項
・Slack、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する
試してみる
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしの結果をGoogleドキュメントに保存します。
GitHubでプルリクエストが作成されたら、Googleドキュメントでドキュメントを作成する
試してみる
まとめ
会議の文字起こしとGoogleドキュメントへの保存を自動化することで、これまで手作業で行っていた録音の聞き返しやテキスト化の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、会議参加者は議事録作成という負担から解放され、会議で決定した事項の実行など、より本質的な業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携エラーで通知が失敗したらどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
Q：文字起こし結果を要約して出力できますか？
A：
はい、可能です。
Web会議トリガーの後に「要約」のオペレーションを追加することで、文字起こしされた会議の内容を要約してページに追加することができます。
Q：文字起こしできる会議の長さに上限はありますか？
A：
はい、あります。
Web会議トリガーで取得できる文字起こしの時間上限は、最大90分です。
それ以上の場合は会議を分割してご利用ください。
また、文字起こしの消費タスク数は10分あたり18タスクです。
