■概要
定期的なレポート作成などで、Microsoft Excelに蓄積された複数のデータを手作業でGoogleドキュメントに転記し、書類を作成する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時になるとMicrosoft Excelから自動でデータを取得し、Googleドキュメントに書類として出力するため、手作業による負担やミスを減らし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelのデータをもとに、定期的にGoogleドキュメントで書類を作成している方
- 手作業でのデータ集計や転記に多くの時間を費やし、非効率を感じている方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要な業務へ注力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にMicrosoft Excelからデータを自動取得しGoogleドキュメントへ出力するため、これまで手作業で行っていたデータ収集や書類作成の時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記時の入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防止し、書類の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローを起動したい任意の日時を指定します。
- オペレーションで、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、Googleドキュメントに出力したいデータを取得します。
- オペレーションで、繰り返し処理機能を設定し、取得したMicrosoft Excelの各データを順次処理できるようにします。
- 最後に、オペレーションで、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、取得したデータを追記して書類を完成させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットを起動する日時（毎時、毎日、毎週、毎月など）を任意で設定してください。
- Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成する際に、書類のタイトルを任意の値や日付などで設定できます。
- Microsoft Excelから複数のレコードを取得するアクションでは、取得対象のファイルやシート、取得したいデータの条件（特定の値の列など）を細かく指定することが可能です。
- 繰り返し処理機能では、Microsoft Excelから取得したどのデータを基に繰り返し処理を実行するかを指定します。
- Googleドキュメントへテキストを追加するアクションでは、Microsoft Excelから取得したデータを変数として使用し、任意のフォーマットで追記できるほか、固定のテキストも組み合わせて設定できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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