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「電子契約書の確認作業に膨大な時間がかかっている…」
「契約書の重要なポイントをAIで自動的に抽出して、管理を効率化できないだろうか…」
このように、日々増え続ける電子契約書の処理や、その内容把握の煩雑さにお悩みではありませんか？
手作業での確認は時間がかかるだけでなく、見落としなどのヒューマンエラーのリスクも伴いますよね。
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">電子契約書が特定の方法で共有された際に、AIが自動でその内容を分析し、重要な情報を抽出して指定のデータベースに記録してくれるフロー</span>です！
これにより、これらの契約関連業務の負担を大幅に軽減し、より戦略的な業務に注力できる貴重な時間を創出できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築できます。
日々の業務時間を有効活用できるため、ぜひこの機会に導入して、契約業務の効率化を目指しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">電子契約書のテキストをAIで分析・処理する業務フローを自動化する</span>テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
ここでは、電子契約書に関連する業務をAIで効率化し、その分析結果を様々なツールに連携する自動化の具体的なテンプレートを紹介します！これにより、契約内容の迅速な把握、リスクの早期発見、そして関連情報の一元管理が可能になるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
Googleフォームで電子契約書に関する情報やファイルを受け取った際に、<span class="mark-yellow">AIが契約内容を自動で分析し、その結果をNotionに記録する</span>ことができます。
契約書の確認作業やデータ入力の手間を大幅に削減し、迅速な対応とミスの防止をサポートします。
Dropboxに電子契約書がアップロードされた場合に、<span class="mark-yellow">AIが自動でリーガルチェックを行い、その分析結果をGoogleスプレッドシートに整理して記録する</span>こともできます。
保管された契約書の管理と内容把握が効率化され、必要な情報をすぐに見つけ出せるようになるでしょう。
Gmailで電子契約書に関する情報やファイルを受け取った際に、<span class="mark-yellow">AIが契約内容を自動で分析し、その結果をデータベースに記録する</span>ことも可能です。
メール受信から契約内容の確認、データベースの更新までを自動化できることで、作業時間を大幅に節約し、空いたリソースをよりコアな業務に充てることができますよ！
それではここからとして、「Googleフォームで電子契約書がアップロードされた際に、OCR処理後にAIが契約内容を自動でチェックし、その結果をNotionのデータベースに追加する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
検索窓でGoogleフォームを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時にGoogleフォームへの権限を全て許可してください。
【Google Driveのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておいてください。
マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があります。
こちらも同じように検索窓にNotionと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成されているページの一覧が表示されるので、フローで使用するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしたら連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、フォームに回答が送信された際に、フローボットが自動的に起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」を入力欄下の注釈を参照し、手動で入力しましょう。
ここで設定したフォームに回答が送信されると、フローボットが起動するようになりますよ！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほど「フォームID」に設定したフォームに、テスト用に回答を送信してみましょう。
テストなので、回答は架空の情報（「テスト太郎」や「test@co.jp」など）でOKです！
今回は下図のようなフォームを用意しました。
テスト用に回答を送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、先ほど送信した回答データが、「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
このままだと、フォームの回答で得た契約書データが「取得した値」に抽出されていません…
フォームの詳細な回答情報を取得するためには、「取得する値を追加」から手動で追加する必要があります。「＋取得する値を追加」をクリックして、回答データを取得していきましょう！
フォームの回答から取得したい情報を、「＋ボタン」をクリックして追加します。
今回は契約書ファイルの情報を取得したいので、「fileName」と「fileId」を追加していきますよ！
「fileId」は、後ほどフォームの回答で取得した契約書ファイルをダウンロードする設定の際に使用するので、追加するのを忘れないようにご注意くださいね。
追加した項目が「fileName」、「fileld」という項目名で追加されました！
後のフローの設定時に、ここで取得したアウトプットを使用するのですが、これだと何の値なのかが分かりにくいですよね...
各項目の値が何の情報なのかを分かりやすくするため、「鉛筆マーク」をクリックし、項目名を変更しておきましょう！
「項目名」を、「ファイル名」や「ファイルID」など分かりやすい項目名に変更し、「保存」をクリックします。
追加した項目の項目名を全て変更したら、保存しましょう！
※Google フォームをアプリトリガーとして使用した際に、回答情報を取得する方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
続いて、フォームの回答で取得した契約書データを、Google Driveからダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
ステップ3と同じようにタイトルは必要に応じて編集しましょう。連携するアカウント情報は、フォームの回答で取得した契約書ファイルが格納されているGoogle Driveアカウントが選択されていることを確認してくださいね！
アクションは変更せず「ファイルをダウンロードする」のままにして、「次へ」を押してください。
「ファイルID」には、ステップ3で回答情報を追加した「fileld」というアウトプットを使って設定しましょう。
私は先ほど「fileld」の値を「ファイルID」という項目名で保存したので、「取得した値」の「フォームに回答が送信されたら」内にある、「ファイルID」を設定していますよ！
設定後は「テスト」をクリックします。
テストが成功すると書類のダウンロードボタンが表示されるので、「ダウンロード」を押して、フォームでテスト用に送信した契約書ファイルがダウンロードできていることを確認してみてくださいね！
確認したら「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
続いて、ステップ4でダウンロードしたファイルから、OCR機能を使って文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会に色々と試してみてくださいね！
タイトルは必要に応じて変更し、アクションを活用シーンに合わせて選択します。
デフォルトでは、「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、下図の中から自由に設定できるので、活用する業務内容に合わせて選択してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
・抽出したい項目：ファイルから抽出したいテキストデータの項目を設定します。「契約番号」や「契約日」など、抽出したい項目をカンマ（,）区切りで入力してくださいね！
・言語：ファイルから文字を読み取る言語を設定します。日本語の書類から文字を読み取る場合は「日本語」、英語の書類の場合は「英語」を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、「抽出したい項目」に設定した項目が正しく抽出できていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みます。
続いて、AIを使って契約書類に不備等がないかをチェックする設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしてください。
タイトルは任意で編集し、アクションは生成したいテキストの文字数に合わせて選択しましょう。
デフォルトでは「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が設定されていますよ！
設定するプロンプトの文字数に合わせて、自由に設定してみてくださいね。
次に、生成AIへ送るプロンプトの設定をしていきます。
入力欄をクリックするとアウトプットを選択できるので、定型文とアウトプットを利用して活用シーンに合わせたプロンプトを設定してみましょう！
今回は契約書類の内容チェックをAIにお願いするので、下図のようなプロンプトを設定しています。
「言語」には、生成するテキストの言語を指定してください。
特に指定がなければ、プロンプトの言語に合わせて生成されます。
活用シーンに合わせて英語などでもテキストを生成できるので、お好みで設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、契約書類の内容チェックを行った結果が、テキストデータで生成されることを確認しましょう。
※望んでいたような回答が得られない場合は、プロンプトを編集して再度試してみてください！
確認後は「保存する」をクリックして次に進みます。
最後に、契約書データをNotionに追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「データベースID」には、契約書データを追加するデータベースを指定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されるので、候補から該当のデータベースを選択してください。
次に、「追加するレコードの値」の各項目を、アウトプットを使って設定していきます。
たとえば「会社名」には、「取得した値」の「画像・PDFから文字を読み取る」内にある「契約当事者」を選択する、といった形に適切な値を選択しましょう。
他の項目も同じように、それぞれ適切なアウトプットを設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にNotionのデータベースに契約書データが反映されていることを確認しましょう。
契約書のデータが反映された状態でレコードが追加されていますね！
確認後は「保存する」を押して、設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Googleフォームで電子契約書がアップロードされた際に、OCR処理後にAIが契約内容を自動でチェックし、その結果をNotionのデータベースに追加する」フローの作成手順でした！
契約書を作成してメールで送信したり、受け取った文書を分類してデータベースに追加することも可能です。
いかがでしたか？
電子契約書のAI分析を自動化することで、<span class="mark-yellow">従来手作業で行っていた契約内容の確認、重要事項の抽出、リスクチェックといった煩雑な業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクを低減できるでしょう。</span>
これにより、法務担当者や契約管理者はより迅速かつ正確に契約情報を処理でき、契約締結までの時間短縮や、より戦略的な業務に集中できる環境が整うはず！
Yoomを使えば、便利な自動化がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
まずは1つ自動化を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひこの機会に体験してみてくださいね！
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