■概要

Googleフォームで収集したアンケートや申込書などの文書ファイルを一つ一つ確認し、内容を把握した上でNotionへ手作業で分類・登録する作業は、手間がかかる上にヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、添付された文書ファイルの内容をAIが自動で読み取り分類し、その結果をNotionの管理ページへスムーズに追加するため、こうした情報整理における課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームを用いて文書ファイルを含む情報を収集し、その管理に課題を感じている方
• 収集した文書の内容に基づきAIで自動的に分類し、業務効率の向上を目指している方
• Notionを情報管理のハブとして利用しており、手作業によるデータ入力の手間を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信から、AIによる文書分類、そしてNotionへの情報登録までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報の転記ミスや分類の誤り、登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、Notion上のデータの正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、そしてNotionをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定することで、新しい回答があった際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に添付された文書ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
5. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを設定し、抽出されたテキスト情報に基づいてAIが内容を分析し、指定されたルールに従って分類を行います。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分類結果やその他の関連情報をNotionの指定されたデータベースページへ自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能で画像やPDFファイルから文字を読み取る際に、利用するAIのエンジンを任意で選択することが可能ですので、読み取りたい文書の種類や言語に応じて最適なエンジンを設定してください。
• AI機能に与える指示内容（プロンプト）は、どのような基準で文書を分類するか、どのような形式で結果を出力させたいかなど、ユーザーの具体的な運用に合わせて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。