Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailで送信する

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■概要

Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたび、契約書を作成し、Gmailで送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらのSaaSを手作業で操作していると、時間的な制約やヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーに、AI機能が契約書を自動生成し、Gmail経由で送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、契約書作成業務がある方
手作業での契約書作成とGmailでの送信に非効率を感じている営業担当者の方
契約書作成業務の自動化を推進し、より戦略的な業務に注力したい方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートの情報をもとにAI機能が契約書を自動作成しGmailで送信するため、手作業の時間を短縮することができます。
契約書作成やメール送信における転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択して、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の情報に基づいて契約書の文面を生成します。
次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートから取得した情報とAI機能が生成したテキストを組み合わせて契約書（PDFなど）を作成します。
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定した宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象とするスプレッドシートやシートを任意に指定することが可能です。
AI機能のオペレーションでは、契約書を生成するためのプロンプトを業務内容に合わせて自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前段階のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
書類を発行する機能のオペレーションでは、使用する契約書の雛形テンプレートを任意に指定し、記載したい箇所に前段階で取得した各種情報を変数として設定することが可能です。
Gmailのオペレーションでは、メールの件名や本文内容に、前段階で取得した情報を変数として活用できるほか、固定のテキストを設定することも可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924