Googleフォームに電子契約書がアップロードされたら、AIでリーガルチェックを行いデータをNotionに追加する

■概要

契約書の管理において、Googleフォームへのアップロード、内容確認、Notionへの情報入力といった一連の作業に手間を感じていませんか？特に法務部門が関わる契約書では、AIを活用したリーガルチェックのニーズも高まっています。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに電子契約書がアップロードされると、AIによるリーガルチェックを経て、その結果や関連データが自動でNotionに追加され、これらの業務プロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionで契約書情報を管理し、手作業に課題を持つ方
• AIを活用した契約書のリーガルチェック自動化に関心がある法務・総務担当者の方
• 契約関連業務のDXを推進し、情報共有の効率化を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの契約書アップロードからNotionへのデータ追加までを自動化し、手作業時間を短縮できます。
• AIによるリーガルチェックやデータ転記の自動化により、確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの軽減につながります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームにアップロードされた契約書ファイルを取得します。
4. 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、テキスト生成機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとにリーガルチェックのコメントなどを生成します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、契約書情報やAIによるチェック結果を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象とするフォームや、フォームから取得するアウトプット項目を任意で設定してください。
• OCR機能でファイルから文字を読み取る設定では、読み取り対象とするページ範囲や言語などを業務に合わせてカスタマイズしてください。
• テキスト生成機能の設定では、リーガルチェックの観点や、生成するコメントのトーンや文字数などを、プロンプト・固定値・他のオペレーションからのアウトプットを活用して調整できます。
• Notionへのレコード追加設定では、連携するデータベースの指定や、どの情報をどのプロパティに追加するかを自由にマッピングしてください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133