【ノーコードで実現】CRMデータを活用して業務を自動化する方法

Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する

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■概要
「Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する」業務ワークフローは、リード登録後、パーソナライズされたメールを自動的に送信し、フォロー漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでリード登録後のフォローが遅れがちな営業担当者の方
・リードへの初動レスポンスを自動化して、スピード重視の営業活動を実現したい方
・CRMの自動化を進め、手作業による抜け漏れを減らしたいチーム
・Yoomで簡単に入力からメール送信まで一連のフローを整えたい方
・キャンペーンやイベント後のリードフォローを一括で自動化し、効率よくナーチャリングしたいマーケティング担当者の方

■注意事項
・Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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「Salesforceに入力した顧客情報を、毎回手作業でメールソフトにコピー＆ペーストしている…」
「CRMの更新作業に時間がかかり、本来集中すべき顧客対応の時間が削られてしまう…」
このように日々のCRM運用では、手作業の多さや、それに伴うヒューマンエラー、さらにコア業務への圧迫感に悩まされがちです。

もし、SalesforceなどのCRMに新しいリードが登録されたら、自動でフォローメールを送信したり、他のツールに情報をスムーズに連携したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を創出できます！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がない方でも日々の業務効率を大きく向上させることができます。ぜひこの機会にCRM業務の自動化を検討し、よりスマートな働き方を実現しましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはSalesforceのリード情報を活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する

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■概要
「Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する」業務ワークフローは、リード登録後、パーソナライズされたメールを自動的に送信し、フォロー漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでリード登録後のフォローが遅れがちな営業担当者の方
・リードへの初動レスポンスを自動化して、スピード重視の営業活動を実現したい方
・CRMの自動化を進め、手作業による抜け漏れを減らしたいチーム
・Yoomで簡単に入力からメール送信まで一連のフローを整えたい方
・キャンペーンやイベント後のリードフォローを一括で自動化し、効率よくナーチャリングしたいマーケティング担当者の方

■注意事項
・Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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CRMの自動化を実現する連携パターン

CRMツールと様々なSaaSアプリケーションを連携させることで、顧客管理業務の多くを自動化できます。

ここでは、具体的な自動化のパターンをYoomのテンプレートと共に紹介します。日々の業務で「この作業、自動化できないかな？」と感じているものがあれば、ぜひクリックしてみてください！

メールツールと連携するCRM自動化

SalesforceなどのCRMツールに新しいリードが登録された際に、Gmailなどのメールツールから自動でフォローアップメールを送信することができます。

顧客対応の迅速化とコミュニケーションの質向上を実現し、手動でのメール作成・送信の手間を削減します。

Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する

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■概要
「Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する」業務ワークフローは、リード登録後、パーソナライズされたメールを自動的に送信し、フォロー漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでリード登録後のフォローが遅れがちな営業担当者の方
・リードへの初動レスポンスを自動化して、スピード重視の営業活動を実現したい方
・CRMの自動化を進め、手作業による抜け漏れを減らしたいチーム
・Yoomで簡単に入力からメール送信まで一連のフローを整えたい方
・キャンペーンやイベント後のリードフォローを一括で自動化し、効率よくナーチャリングしたいマーケティング担当者の方

■注意事項
・Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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チャットツールと連携するCRM自動化

HubSpotなどのCRMから特定の条件に合致する取引情報を取得し、Slackなどのチャットツールへ定期的に自動通知することができます。

チーム内での情報共有を円滑にし、重要な取引の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになり、確認漏れや対応遅れを防ぎます。

指定日時にHubSpotから特定条件の取引情報を取得し、Slackに自動通知する

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■概要
「指定日時にHubSpotから特定条件の取引情報を取得し、Slackに自動通知する」ワークフローは、手作業のチェックを減らし、設定したタイミングで営業チームに最新データを共有する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にHubSpotの取引情報を手動でチェックしている営業担当者
・チームメンバーと最新の商談状況をSlackで簡単に共有したい営業マネージャー
・CRMを使った業務の自動化し、取引の進捗を簡単に見える化したい経営者
・ツール連携に慣れていないが、シンプルなワークフローで自動通知を実現したい方

■注意事項
・HubSpot、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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データベース/CRMサービスと連携するCRM自動化

SalesforceなどのCRMツールに新しいリードが登録された際、Notionなどのデータベースサービスへ顧客情報を自動で追加・同期することでができます。

複数のツール間でのデータ入力の手間を省き、情報の一元管理とデータの整合性向上を実現します。

Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する

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■概要
「Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する」ワークフローは、情報転記作業を自動化できます。
手作業で行う業務が自動化されるため、人的エラーの回避につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速にNotionに反映させたいと考えている方
・リードの情報を手動で入力する手間を省き、スピーディに管理したいと考える方
・Notionを普段から利用しており、一元管理を進めたい方
・リード情報をスピーディにチームメンバーと共有する必要がある方
・情報の抜け漏れを防ぎ、効率的に営業活動を行いたいと考える方

■注意事項
・SalesforceとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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CRMを自動化してリードフォローを効率化するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Salesforceに新規リードが登録された際に、Gmailを使って自動でフォローメールを送信するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• SalesforceとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Salesforceのトリガー設定と各アクション設定
• トリガーをONにして、フローの動作確認をする

Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する

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■概要
「Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する」業務ワークフローは、リード登録後、パーソナライズされたメールを自動的に送信し、フォロー漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでリード登録後のフォローが遅れがちな営業担当者の方
・リードへの初動レスポンスを自動化して、スピード重視の営業活動を実現したい方
・CRMの自動化を進め、手作業による抜け漏れを減らしたいチーム
・Yoomで簡単に入力からメール送信まで一連のフローを整えたい方
・キャンペーンやイベント後のリードフォローを一括で自動化し、効率よくナーチャリングしたいマーケティング担当者の方

■注意事項
・Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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ステップ1：SalesforceとGmailをマイアプリ連携

はじめに、SalesforceとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！

フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSalesforceで、新規リードを登録しておきましょう！後続のSalesforceのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にSalesforceと入力し、検索結果からアイコンを選択します。

※・Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

2.表示された画面で、ユーザー名・パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。

3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGmailを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。

5.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

マイアプリにSalesforceとGmailが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する

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■概要
「Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する」業務ワークフローは、リード登録後、パーソナライズされたメールを自動的に送信し、フォロー漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでリード登録後のフォローが遅れがちな営業担当者の方
・リードへの初動レスポンスを自動化して、スピード重視の営業活動を実現したい方
・CRMの自動化を進め、手作業による抜け漏れを減らしたいチーム
・Yoomで簡単に入力からメール送信まで一連のフローを整えたい方
・キャンペーンやイベント後のリードフォローを一括で自動化し、効率よくナーチャリングしたいマーケティング担当者の方

■注意事項
・Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！

ステップ3：Salesforceのトリガー設定

※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！

1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしましょう。

2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。

連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。

3.表示された画面で、詳細を設定します。

「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.「マイドメインURL」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。(実際の設定時には具体的な値が表示されているはずです。)

※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。

ステップ4：テキストを生成する設定

1.続いて、AI技術を使って、テキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしましょう。

2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。

タスク数や文字数に応じて必要であればアクションを変更してから、次へ進みましょう。

3.詳細設定を行います。

「プロンプト」は、AIへの指示を設定します。入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

「言語」は、出力したい言語を入力してください。

入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが生成されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。

ステップ5：Gmailの設定

1.メールを送る「メールを送る」をクリックしましょう。

メール内容を設定します。

「To」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。

「件名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※以下の画像のように設定しました。

「本文」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.メールの送信内容を確認します。

確認した後は「テスト」を行い、実際にGmailにメールが送信されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。

ステップ6：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする

全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！

CRMデータを活用した業務効率化のためのその他の自動化例

CRMデータを使って顧客対応や情報管理の業務を自動化することで、リード登録・フォローアップ・社内共有などの煩雑な作業を効率よく進められるようになります。

たとえば、Slackに投稿された情報をもとにAIが見込み客を抽出してZoho CRMに登録したり、Salesforceの新規リードに対してOpenAIがメール文を作成しGmailで送信するなど、多彩な連携が可能です。

ノーコードで活用できるテンプレートを使って、日々の業務をよりスムーズに進めましょう。

Slackにファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRMに見込み客を登録後Slackに通知する

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Slackに名刺のファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRM（zoho_crm_oauth）に連携して見込み客を登録後Slackに通知するフローです。

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Notionにリード情報が追加されたら、Salesforceにも追加する

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■概要
「Notionにリード情報が追加されたら、Salesforceにも追加する」ワークフローは、顧客管理を効率化する業務ワークフローです。
Notionに追加されたリード情報をSalesforceにも追加することで、手動でのデータ入力を減らし、情報の一貫性を保つことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを使用して顧客情報を管理している営業担当者の方
・SalesforceとNotionのデータを一元管理したいビジネスオーナーの方
・手動でのデータ入力による作業負担を軽減したいチームリーダーの方
・顧客管理の効率化を図り、業務プロセスを自動化したい企業の方

■注意事項
・Notion、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Salesforceで新規リードが登録されたら、AIで要約しSlackに通知する

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‍■概要
Salesforceに新しいリードが登録された際、その情報を確認し、関係部署へ共有する作業に手間がかかっていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としや共有漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Salesforceへの新規リード登録をきっかけに、AIが自動で内容を要約しSlackへ通知するため、リード情報を迅速かつ正確にチーム全体で把握でき、対応の初動を早めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでリード管理を行い、チームへの情報共有を迅速化したい営業担当者の方
・Salesforceに登録される新規リードの見落としや対応漏れを防ぎたいマネージャーの方
・手作業による情報連携から脱却し、営業プロセス全体の効率化を目指している方

■注意事項
・Salesforce、SalckのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceに新規リードが追加されたら、OpenAIでフォローアップメールを生成し、Gmailで送信する

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■概要
「Salesforceに新規リードが追加されたら、OpenAIでフォローアップメールを生成し、Gmailで送信する」フローは、リード獲得からフォローアップまでを自動化する業務ワークフローです。
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、AIが最適なフォローアップメールを自動で作成し、Gmailを通じて送信します。これにより、営業活動の効率化と迅速な対応が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceでリード管理を行っている営業担当者
・フォローアップメールの作成に時間を取られているビジネスチーム
・AIを活用して業務プロセスを効率化したい企業の経営者
・リードへの対応スピードを向上させたいマーケティング担当者

■注意事項
・Salesforce、OpenAI、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Slackで新しい見込み客情報が投稿されたらSalesforceにリードを登録する

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■概要
「Slackで新しい見込み客情報が投稿されたらSalesforceにリードを登録する」フローは、営業プロセスの効率化を目指す業務ワークフローです。
Slackでのリアルタイムな情報共有とSalesforceの強力なCRM機能を連携させることで、見込み客の管理をスムーズに行えます。
これにより、営業チームは迅速にリードを追跡し、効果的なフォローアップが可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に利用しており、Salesforceと連携させたい営業担当者の方
・見込み客情報の管理に手間を感じている営業チームリーダーの方
・CRMシステムとコミュニケーションツールを効果的に統合した業務フローを構築したい企業の経営者
・手動でのリード登録に時間を取られ、本来の営業活動に集中できていない方

■注意事項
・Slack、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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まとめ

CRMと他ツールを連携することで、手作業で行っていた顧客情報の転記やメール送信を自動化できます。その結果、業務の手間を減らし、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
これにより、営業担当者やカスタマーサポート担当者は、より迅速かつパーソナライズされた顧客対応に集中でき、顧客満足度の向上やビジネスチャンスの拡大に貢献します！

今回ご紹介したようなCRM業務の自動化は、プログラミング知識が不要なハイパーオートメーションツール「Yoom」を活用すれば、どなたでも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。

もしCRM業務の効率化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！