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「Salesforceに入力した顧客情報を、毎回手作業でメールソフトにコピー＆ペーストしている…」
「CRMの更新作業に時間がかかり、本来集中すべき顧客対応の時間が削られてしまう…」
このように日々のCRM運用では、手作業の多さや、それに伴うヒューマンエラー、さらにコア業務への圧迫感に悩まされがちです。
もし、<span class="mark-yellow">SalesforceなどのCRMに新しいリードが登録されたら、自動でフォローメールを送信したり、他のツールに情報をスムーズに連携したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がない方でも日々の業務効率を大きく向上させることができます。ぜひこの機会にCRM業務の自動化を検討し、よりスマートな働き方を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceのリード情報を活用する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
CRMツールと様々なSaaSアプリケーションを連携させることで、顧客管理業務の多くを自動化できます。
ここでは、具体的な自動化のパターンをYoomのテンプレートと共に紹介します。日々の業務で「この作業、自動化できないかな？」と感じているものがあれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">SalesforceなどのCRMツールに新しいリードが登録された際に、Gmailなどのメールツールから自動でフォローアップメールを送信する</span>ことができます。
顧客対応の迅速化とコミュニケーションの質向上を実現し、手動でのメール作成・送信の手間を削減します。
<span class="mark-yellow">HubSpotなどのCRMから特定の条件に合致する取引情報を取得し、Slackなどのチャットツールへ定期的に自動通知する</span>ことができます。
チーム内での情報共有を円滑にし、重要な取引の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになり、確認漏れや対応遅れを防ぎます。
<span class="mark-yellow">Zoho CRMなどのCRMツールで見込み客が作成された際に、Notionなどのデータベースサービスへ顧客情報を自動で追加・同期する</span>ことでができます。
複数のツール間でのデータ入力の手間を省き、情報の一元管理とデータの整合性向上を実現します。
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Salesforceに新規リードが登録された際に、Gmailを使って自動でフォローメールを送信するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、SalesforceとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSalesforceで、新規リードを登録しておきましょう！後続のSalesforceのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にSalesforceと入力し、検索結果からアイコンを選択します。
※・Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
・有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
2.表示された画面で、ユーザー名・パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGmailを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
※認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
5.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにSalesforceとGmailが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Salesforceに新規リードが登録されたら、Gmailでフォローメールを自動送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.「マイドメインURL」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。(実際の設定時には具体的な値が表示されているはずです。)
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、AI技術を使って、テキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。
タスク数や文字数に応じて必要であればアクションを変更してから、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「プロンプト」は、AIへの指示を設定します。入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「言語」は、出力したい言語を入力してください。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが生成されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.メールを送る「メールを送る」をクリックしましょう。
メール内容を設定します。
「To」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
「件名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※以下の画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.メールの送信内容を確認します。
確認した後は「テスト」を行い、実際にGmailにメールが送信されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
CRMデータを使って顧客対応や情報管理の業務を自動化することで、リード登録・フォローアップ・社内共有などの煩雑な作業を効率よく進められるようになります。
たとえば、Slackに投稿された情報をもとにAIが見込み客を抽出してZoho CRMに登録したり、Salesforceの新規リードに対してOpenAIがメール文を作成しGmailで送信するなど、多彩な連携が可能です。
ノーコードで活用できるテンプレートを使って、日々の業務をよりスムーズに進めましょう。
CRMと他ツールを連携することで、<span class="mark-yellow">手作業で行っていた顧客情報の転記やメール送信を自動化できます。</span>その結果、業務の手間を減らし、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
これにより、営業担当者やカスタマーサポート担当者は、より迅速かつパーソナライズされた顧客対応に集中でき、顧客満足度の向上やビジネスチャンスの拡大に貢献します！
今回ご紹介したようなCRM業務の自動化は、プログラミング知識が不要なハイパーオートメーションツール「Yoom」を活用すれば、どなたでも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしCRM業務の効率化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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