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「ECサイトで注文が入るたびに、手作業で配送業者に依頼メールを送るのが面倒…」
「注文が増えてくると、配送依頼のメール作成や送信状況の確認に時間がかかって、他の業務に手が回らない…」
このように、日々の配送業務におけるコミュニケーションに手間や時間を取られ、お困りではありませんか？特に、注文情報の確認、配送依頼メールの作成、関係者への状況連絡など、手作業が多く発生する部分では、ミスが起きやすく、業務全体の遅延にも繋がりかねません。
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">ECサイトやフォームからの注文情報をトリガーにして、配送依頼メールを自動で送信したり、チャットツールへの投稿内容に基づいて関係各所へ必要な情報を自動でメール通知したりできる仕組み</span>です。
この仕組みを活用すれば、これらの煩雑な手作業から解放され、入力ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーも防ぎ、よりスムーズで確実な配送業務を実現しつつ、空いた時間で顧客満足度向上のための施策検討など、より戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできます。ぜひこの機会に導入して、配送業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには、<span class="mark-yellow">注文情報に基づいて配送依頼のメールを自動作成・送信する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
ECサイトの注文情報、フォームへの入力内容、あるいはチャットツールでの指示など、様々な情報をきっかけとして、配送に関するメール連絡を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！これらの自動化フローを活用することで、手作業による連絡業務の負担を大幅に軽減し、迅速かつ正確な情報伝達を実現できるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">ShopifyのようなECプラットフォームで新しい注文が発生した際に、その注文情報を基にして、Gmailなどのメールサービスを使い配送依頼のメールを自動で送信する</span>ことができます。
注文から配送手配までのプロセスをシームレスに繋ぎ、手作業による遅延や入力ミスをなくし、顧客への迅速な対応が実現できるはず！
<span class="mark-yellow">Googleフォームのようなフォームサービスに注文情報などが送信された際に、Outlookなどのメールサービスを利用して配送依頼のメールを自動で送信する</span>こともできます。
手動でのデータ転記やメール作成の手間を省き、配送プロセスの初動を迅速化し、業務効率の向上が期待できます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールに特定の注文情報や配送指示が投稿された際に、その内容を解析して配送依頼のメールを自動で送信する</span>ことも可能です。
チーム内のコミュニケーションを起点とした迅速な配送手配が可能となり、情報伝達のスピードアップとミスの削減に寄与するでしょう。
それではここから例として、「Shopifyで新しい注文が発生した際に、その注文情報を取得し、Gmailを使って配送業者へ配送依頼のメールを自動で送信する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Shopifyのマイアプリ登録】
検索窓にShopifyと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するShopifyアカウントの管理画面から、「APIキー」「APIシークレットキー」「サブドメイン」を取得し、各項目に値を入力しましょう。入力後、「追加」をクリックして連携完了です！
※Shopifyのマイアプリ登録方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
※Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。ぜひこの機会に、試してみてくださいね！
【Gmailのマイアプリ登録】
先ほどと同じように検索窓にGmailと入力し、表示された候補からGmailを選択します。
「Sign in with Google」をクリックして、Yoomと連携するGmailアカウントにログインしたら連携完了です！
※認証時に、Gmailへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Shopifyで注文が発生したらフローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「注文が発生したら」をクリックしてください。
タイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので合っているかを確認しましょう。基本的に、連携するアカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは、「注文が発生したら」のままにして「次へ」をクリックしてください。
次に、トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「サブドメイン」は、入力欄下の注釈のとおりに手入力してくださいね！
入力が完了したら「テスト」をクリックしてみましょう！
テストが成功すると、直近の注文情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
内容を確認したら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
続いて、ステップ3で取得した注文情報に基づいて、Gmailで配送依頼メールを送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
先ほど同様に、タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので合っているか確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
「To」にはメール送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も必要に応じて設定してください。
「件名」を活用シーンに合わせて自由に設定し、次の設定に進みます。
今回は配送業者に配送依頼メールを送る想定なので、「To」には配送業者のメールアドレスを設定し、件名は「配送依頼」という内容にしています！
「メッセージ」に、メールを送信する内容を設定していきましょう。
「お世話になっております」など、毎回使用する定型的な文章は直接手入力し、「商品名」や「配送先情報」など、Shopifyの情報を引用する部分はアウトプットを用いて設定してくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容が問題なければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくことをおすすめします。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
Shopifyの注文情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックしましょう。
これで全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が、「Shopifyで新しい注文が発生した際に、その注文情報を取得し、Gmailを使って配送業者へ配送依頼のメールを自動で送信する」フローの作成手順でした！
Yoomでは他にも、配送に関する自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
いかがでしたか？ECサイトの注文情報などをトリガーに配送依頼のメール送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた注文内容の確認、メール作成、送信といった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。</span>これにより、配送手配の迅速化と正確性が向上し、顧客満足度の向上にも繋がり、担当者はより付加価値の高い業務に集中できる時間を確保できるはずですよ！
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてくださいね！
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務を効率化するポイントは小さな改善の積み重ねです。効率化の第一歩として、本記事を参考に自動化をぜひ取り入れてみてください。
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