「この問い合わせは営業担当へ、こっちの技術的な質問は開発チームへ…」
「重要なクライアントからのメールは、必ず上司にも共有しないと…」
このように、受信したメールの内容に応じて、手作業で担当者や関係者に転送する業務に追われていませんか？
もし、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、指定した担当者へ自動で転送する仕組みがあれば、このような手作業による情報共有の手間から解放され、対応漏れや遅延を防ぎ、よりスムーズな連携体制を構築できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
受信したメールを自動で転送する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
・チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
・Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信した特定メールを自動転送するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、担当者に自動で転送するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Gmail]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
・チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
・Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとYoomをマイアプリ連携
ここでは、YoomとGmailを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Gmailのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。
Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
・チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
・Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、後からフローを編集したい場合などは、マイプロジェクトからも開くことができます。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
まずは「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧からご自身のプランの内容を確認してください。
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
ラベルはボックスをクリックすると候補が表示されるので選択してください。
設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
なお、この「取得した値」は後続のフローで変動値として使用できます。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもあわせてご確認ください。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
ステップ4：メッセージを送信する設定
フローに戻り、「メールを送る」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、メール内容を設定します。
To（送信先）や件名、本文を設定してください。
※送信先にはテストメールが実際に送信されるので、ご注意ください。
必要に応じて日付や取得した値を設定できます。
本文にはすでに以下のように取得した値を活用した例文が設定してありますが、「←Gmailのアウトプットを設定してください」は削除してください。
設定できたら、「次へ」をクリック。
内容に問題なければ、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、送信先のGmailを確認しましょう！
Gmailを確認するとメールが届いていました！
Yoomに戻って「完了」をクリックします。
これでフローの設定は完了です！
ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Gmailを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、GmailのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、メール受信や各種イベントを起点に、内容の記録・要約・タスク化・通知などの作業を自動化できます。
これにより、問い合わせ対応やフォロー連絡を効率化し、対応漏れを防げるでしょう。
Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をAIで要約して、通知する」ワークフローは、Gmailに届くメールをAIが自動的に要約し、重要な情報をリアルタイムで通知する業務ワークフローです。
無料で利用できる要約アプリを活用することで、メール管理の効率化と時間の節約が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎日大量のGmailを受信し、効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・メールの内容を迅速に把握し、重要な情報を見逃さないようにしたい方
・無料の要約アプリを活用して、業務の自動化を図りたいIT担当者の方
・メール管理にかかる時間を削減し、他の業務に集中したい経営者の方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
Calendlyで予定が登録されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Calendlyで日程調整が完了した後、関係者への通知やリマインドを都度Gmailで作成・送信する作業に手間を感じていませんか。
手作業での対応は、送信漏れや宛先間違いといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Calendlyで新しい予定が登録されると、その情報を基にGmailで指定した宛先へ自動でメールを送信します。このCalendlyとGmailの連携により、日程調整後の通知プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・CalendlyとGmailを日常的に利用しており、通知作業の自動化に関心がある方
・日程調整後の共有漏れや遅延を防ぎ、スムーズな連携を実現したいと考えている方
・手作業によるメール送信の手間を削減し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■注意事項
・Calendly、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信する
試してみる
Garoonでカレンダーに予定が登録されたら参加者にGmailでメールを送信するフローです。
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する
試してみる
Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。
Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する」フローは、メールからのタスク管理をスムーズにする業務ワークフローです。
毎日のメールチェックで見逃しがちなタスクを自動的にTodoistに登録し、効率的な業務管理をサポートします。
このフローを活用することで、Gmailの内容を自動的にTodoistに反映させ、タスク管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール管理が多く、Todoistでのタスク管理を効率化したい方
・手動でタスクを追加する時間を削減し、生産性を向上させたいビジネスパーソン
・メールからのタスク抽出に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・自動化ツールを活用して日常業務をスマートに進めたい方
■注意事項
・Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
・メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
・問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信する
試してみる
Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
メールの自動転送を設定することで、これまで手作業で行っていたメールの仕分けや転送業務の手間を削減し、ヒューマンエラーによる対応漏れや遅延を防ぐことができます。
これにより、担当者は迅速に情報を受け取って次のアクションに移ることができ、チーム全体のコミュニケーションと業務スピードの向上に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：複数の宛先に同時に転送できますか？
A：
はい、可能です。
ステップ4でメールの送信先を設定する際に複数のアドレスを設定してください。
Q：メールの添付ファイルも一緒に転送されますか？
A：
はい、可能です。
ステップ３の取得した値で添付画像が取得できていれば、ステップ4のメール本文の下にある「+添付ファイルを追加」から追加できます。
Q：転送と同時にSlack通知もできますか？
A：
はい、可能です。
「+」からSlackを追加・連携し、チャンネルにメッセージを送るアクションを追加していただくことができます。
Slackの他にも様々なツールと連携していますので、ぜひご活用ください。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリ（https://lp.yoom.fun/apps）からご確認ください。
