【簡単設定】特定の条件で受信したメールを自動で転送する方法

「この問い合わせは営業担当へ、こっちの技術的な質問は開発チームへ…」

「重要なクライアントからのメールは、必ず上司にも共有しないと…」

このように、受信したメールの内容に応じて、手作業で担当者や関係者に転送する業務に追われていませんか？

もし、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、指定した担当者へ自動で転送する仕組みがあれば、このような手作業による情報共有の手間から解放され、対応漏れや遅延を防ぎ、よりスムーズな連携体制を構築できます！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには受信したメールを自動で転送する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する

試してみる

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■概要

Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
• チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
• Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のラベルが付いたメールを自動転送するため、これまで手作業に費やしていた確認や転送の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を実行するため、転送忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいラベルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、転送先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを任意でカスタマイズしてください。
• Gmailのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。また、前段のトリガーで取得したメール情報を変数として利用することも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Gmailで受信した特定メールを自動転送するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、担当者に自動で転送するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：[Gmail]

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Gmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する

試してみる

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■概要

Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
• チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
• Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のラベルが付いたメールを自動転送するため、これまで手作業に費やしていた確認や転送の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を実行するため、転送忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいラベルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、転送先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを任意でカスタマイズしてください。
• Gmailのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。また、前段のトリガーで取得したメール情報を変数として利用することも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：GmailとYoomをマイアプリ連携

ここでは、YoomとGmailを連携して、操作が行えるようにしていきます。

【Gmailのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下のバナーの「試してみる」をクリックします。

Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、担当者に転送する

試してみる

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■概要

Gmailで受信する特定メールの確認や担当者への転送作業に、手間や時間を取られていませんか？手作業での対応は、重要な連絡の見落としや共有漏れにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールをトリガーに、設定した担当者へ自動でメールを転送できます。Gmailを使った定型的な転送作業を自動化し、コミュニケーションの迅速化と効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する特定メールの確認と転送作業を自動化したいと考えている方
• チーム内でのGmailを使った情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたい担当者の方
• Gmailのラベル機能を活用して、日々のメール対応業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のラベルが付いたメールを自動転送するため、これまで手作業に費やしていた確認や転送の時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を実行するため、転送忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいラベルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、転送先のメールアドレスや件名、本文などを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを任意でカスタマイズしてください。
• Gmailのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。また、前段のトリガーで取得したメール情報を変数として利用することも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、後からフローを編集したい場合などは、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

まずは「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてみましょう！

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧からご自身のプランの内容を確認してください。
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！

ラベルはボックスをクリックすると候補が表示されるので選択してください。

設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
なお、この「取得した値」は後続のフローで変動値として使用できます。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもあわせてご確認ください。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。

ステップ4：メッセージを送信する設定

フローに戻り、「メールを送る」をクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、メール内容を設定します。

To（送信先）や件名、本文を設定してください。

※送信先にはテストメールが実際に送信されるので、ご注意ください。
必要に応じて日付や取得した値を設定できます。

本文にはすでに以下のように取得した値を活用した例文が設定してありますが、「←Gmailのアウトプットを設定してください」は削除してください。

設定できたら、「次へ」をクリック。

内容に問題なければ、「テスト」をクリックします。

テストが成功したら、送信先のGmailを確認しましょう！

Gmailを確認するとメールが届いていました！