Googleフォームで注文情報が送信されたら、Outlookで配送依頼のメールを自動送信する

■概要

Googleフォームで受け付けた注文情報を、手作業でOutlookのメールに転記し配送依頼を作成する作業は、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に注文数が増えると、その対応に多くの時間を費やしてしまいがちです。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Outlookから配送依頼メールを自動送信できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとOutlookを利用し、注文受付や配送依頼を行っているEC担当者の方
• 手作業での情報転記やメール作成に時間を取られ、業務効率化を考えている方
• 注文処理におけるヒューマンエラーを減らし、正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに注文情報が送信されると、Outlookから配送依頼メールが自動で送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この際、対象となるフォームのIDを指定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。Googleフォームから取得した注文情報を基に、配送依頼メールの宛先、件名、本文を構成し、自動で送信されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、メールの宛先（To, CC, BCC）、件名、本文の内容を、Googleフォームから取得する情報などを活用して任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。