Slackで注文情報が投稿されたら、配送依頼のメールを自動送信する

■概要

Slackで注文情報が通知されるものの、その後の配送依頼メールの作成と送信を手作業で行っていては、時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに注文情報が投稿されると、自動でAIが必要な情報を抽出します。
さらに、配送依頼メールを送信できるため、こうした手間やミスを軽減し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで注文連絡を受け、手動で配送依頼メールを作成・送信している方
• 注文処理におけるメール作成・送信の手間を削減し、他の業務に集中したい方
• 手作業による情報転記ミスを防ぎ、より正確な配送手配を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの注文情報投稿をトリガーに、配送依頼メールが自動送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信の時間を削減できます。
• 注文情報からの情報抽出とメール作成が自動化されることで、転記ミスや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomとSlackを連携させます。
2. トリガーとしてSlackの「メッセージがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定し、注文情報が投稿される特定のチャンネルを指定します。
3. 次に、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを選択し、Slackのメッセージから注文番号や配送先情報などを抽出するように設定します。
4. 最後に、Yoomのメール機能「メールを送る」アクションを選択し、作成した配送依頼メールを指定した宛先に自動で送信するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、抽出対象のテキストとして、Slackの投稿メッセージ内容を変数として利用できます。また、抽出したい項目名（例：注文番号、商品名、数量、顧客名、配送先住所など）や、AIへの指示（プロンプト）を業務内容に合わせて詳細に設定することが可能です。
• 「メールを送る」オペレーションでは、配送依頼メールの送信先メールアドレスを任意に設定できます。また、メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、前段の「テキストからデータを抽出する」アクションで取得した注文情報などの値を、変数として埋め込み、動的な内容にすることも可能です。

■注意事項

• SlackとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。