「フォームの回答をkintoneに一つずつ転記するのが手間…」
「他のツールの情報をkintoneに手入力していて、入力ミスや漏れが心配…」
このように、様々なツールからkintoneへの手作業でのデータ入力に追われ、本来の業務に集中できていないと感じていませんか？
もし、フォームの回答内容や、日々利用している様々なSaaSの情報をkintoneのデータベースへ自動で入力できる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。より付加価値の高いコア業務に専念する時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の反復作業にかかる手間や時間を削減可能です！
ぜひこの機会に導入して業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneにデータを自動入力する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームに回答があったら、kintoneのデータベースに格納する
試してみる
Yoomフォームに回答があったら、複数のkintoneのデータベースにレコードを格納するフローです。
フォームの回答をkintoneに自動入力するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームに回答があった際に、その内容をkintoneのデータベースに自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：kintone
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Yoomとkintoneのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定とkintoneのアクション設定
- フローをONにし、動作を確認
フォームに回答があったら、kintoneのデータベースに格納する
試してみる
Yoomフォームに回答があったら、複数のkintoneのデータベースにレコードを格納するフローです。
ステップ1：Yoomとkintoneをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとkintoneを連携して、操作が行えるように設定していきます。
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
フォームに回答があったら、kintoneのデータベースに格納する
試してみる
Yoomフォームに回答があったら、複数のkintoneのデータベースにレコードを格納するフローです。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：フォームトリガー設定
「フォームに回答があったら」を選択します。
既にフォームが作成されているので、今回は例としてデフォルトで作成されているフォームをそのまま使用します！
必要に応じてカスタマイズしてくださいね。
作成したフォームは「プレビューページ」で確認可能です！
確認できたら元のページに戻って、「完了ページの設定」を行いましょう。
設定できたら次に進みます。
完了ページは以下の「完了ページ」から確認可能です。
「取得した値」にサンプルとして手動で回答を入力しましょう。
ここでの回答を後続のオペレーションで使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
実際のフロー稼働時は、フォームに回答された内容が反映されます！
回答できたら「完了」を選択してくださいね。
ステップ4：kintoneでレコードを追加する
「レコードを追加する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
今回のフローで使用するkintoneアプリの準備がまだの方は、このタイミングで作成しましょう。
例として以下のように作成しました！
「データベースの連携」を行いましょう。
使用したいアプリの「アプリID」を候補から選択します。
候補に表示されない場合は注釈に沿ってアプリIDを確認して手動で入力しましょう。
設定できたら次に進みます。
「追加するレコードの値」を設定しましょう。
「取得した値」の使用が可能です！取得した値は変数となります。
固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。
kintoneにレコードが追加されました！
ステップ5：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
kintoneを活用したその他の自動化例
Yoomでは、kintoneを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、kintoneに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
SalesforceやSquare等の情報をkintoneへ自動集約できます。
また、レコード登録をトリガーに、Google Driveフォルダ作成、請求書送付、Microsoft Teamsへの通知も自動でき、OCR処理やMicrosoft Excelとの一括同期も実現し、業務管理を効率化します。
GitHubで新規Issueが登録されたら、kintoneに新規レコードを登録する
試してみる
GitHubで新規のIssueが登録されたら、kintoneのレコードにも登録するフローです。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
Squareで決済が完了したらkintoneに登録する
試してみる
Squareで決済が完了したらkintoneに登録するフローです。
kintoneでレコードが登録されたら請求書を作成し、Slackに送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、kintoneに新しいレコードが追加されると、自動的に請求書が生成されて指定のSlackチャンネルに送信されます。これにより、手作業による請求書作成の手間を省き、漏れのない正確な請求プロセスを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して請求管理を行っており、手動での請求書作成に時間を取られている経理担当者の方
・請求情報の登録から通知までの一連の流れを自動化したい中小企業の経営者の方
・請求書作成時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいチームリーダーの方
・Slackを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にし、リアルタイムで請求状況を共有したい方
・業務ワークフローの効率化を図り、他の重要な業務に集中したいビジネスプロフェッショナルの方
■注意事項
・kintone、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneでレコードが登録されたら、boardで発注を自動登録する
試してみる
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
kintoneに新しくレコードに登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
「DocuSignで契約が完了したら、kintoneにレコードを追加する」ワークフローは、データ入力作業を効率化してくれます。
完了した契約情報が自動で追加されるため、作業効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignを利用して契約書の締結を行っている方
・契約が完了した際のデータ管理を簡素にしたい方
・kintoneを利用して契約データを管理しているが、手動での入力に負担を感じている方
・迅速に契約完了情報をkintoneに反映させたい方
・業務プロセスの効率化を図りたい方
・スムーズな情報共有とデータ管理を実現したい企業担当者・チームマネージャー
■注意事項
・DocuSignとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
指定日時にMicrosoft Excelから情報を取得してkintoneのレコードを一括更新する
試してみる
■概要
kintoneに登録された大量のレコード情報を、Microsoft Excelのリストを元に手作業で更新していませんか。
定期的に発生する更新作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、kintoneのレコードを一括で更新できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとMicrosoft Excelを併用し、定期的なデータの一括更新に手間を感じている方
・手作業によるkintoneのレコード更新作業での入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
・kintoneのデータメンテナンス業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Excel、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
まとめ
kintoneへのデータ入力を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ転記の手間をなくし、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な入力作業から解放され、データの分析や顧客対応といった、より創造的で重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もしkintone連携の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：メールやチャットの内容をkintoneに自動入力できますか？
A：
はい、可能です！例えば、Gmailの内容をテキスト抽出を用いてkintoneに自動入力したり、Slackに投稿された内容をkintoneに格納したりできます。以下のテンプレートも参考にしてください。
■概要
Gmailの内容をkintoneに抽出・追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを利用してメールを確認している方
・ 受信したメールの内容を簡単に別のツールに移行したいと思っている方
・ メールの重要な情報を手動で抽出して別のシステムに追加する作業に時間をかけたくない方
2.kintoneを利用してデータ管理を行っている方
・kintoneに手動でデータを追加するのが面倒だと感じている方
・Gmailの受信内容を自動でkintoneに追加するフローを構築したい方
■注意事項
・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackに投稿された内容をkintoneに格納する
試してみる
Slackに新規投稿された内容をkintoneに格納するフローです。
Q：既存のkintoneレコードを自動で更新できますか？
A：
はい、kintoneのアクションを変更することで可能です。
kintoneのトリガーアクションの「変更」から「レコードを更新する」などを選択してください。
詳しいkintoneのアクションはkintoneで実行可能なAPIアクションをご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
