kintoneでレコードが登録されたら請求書を作成し、Slackに送信する

■概要

kintoneに登録した案件情報をもとに、手作業で請求書を作成して関係者にSlackで共有する作業は、手間がかかる上にミスが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すればkintoneにレコードを登録するだけで、Googleドキュメントのテンプレートから自動で請求書を発行して指定したSlackチャンネルへ送信できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、作業の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneへの情報登録後、手作業で請求書を作成している経理や営業担当者の方
• 請求書発行のたびにSlackで共有しており、一連の作業を自動化したいと考えている方
• 請求書作成業務における入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録を起点に請求書発行とSlack通知が実行されるため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額の入力ミスや宛先間違い、共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. kintone、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーでkintoneを選択し「レコードが登録されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、請求書に記載する詳細情報を取得します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を元に請求書を作成します。
5. オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガー設定では、自動化の対象とするアプリを任意で設定可能です。
• Googleドキュメントで請求書を発行するアクションでは、自社のフォーマットに合わせたひな形を用意してください。
• Slackへの通知アクションでは通知先のチャンネルを指定できるほか、本文に固定のテキストを入れたりkintoneから取得した情報（顧客名・金額など）を変数として埋め込んだりできます。

■注意事項

• kintone、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。