■概要
Gmailで受信したお問い合わせや注文情報を、手作業でkintoneに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、自動で内容をkintoneへ追加できるようになり、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailとkintoneで顧客管理を行っており、手作業での情報入力に課題を感じる方
- 問い合わせ対応や受注処理におけるデータ入力ミスをなくし、業務品質を高めたい方
- ノンコア業務を自動化し、より重要な業務にリソースを集中させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけにkintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記がなくなることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文からkintoneに登録したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を設定し、抽出したデータを指定のアプリに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、対象となるテキストや抽出したい項目（氏名、連絡先など）を任意で設定します。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- kintoneのレコード追加オペレーションでは、データを追加したいアプリや、抽出した値をどのフィールドに反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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