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「Googleフォームで集めたアンケート結果を、毎回手作業でコピペするのが面倒…」
「フォームの問い合わせが来たら、すぐに担当者に通知したいけど、見逃してしまうことがある…」
このように、Googleフォームを活用する中で、回答データの処理や通知に関する手作業に課題を感じていませんか？もし、Googleフォームで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、自動でデータベースに記録したり、担当者に通知したり、さらには個別に対応メールを送信したりできる仕組みがあれば、これらの手作業による手間やミスから解放され、より創造的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間も少ないので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと効率的に進めてみてください！
YoomにはGoogleフォームの回答を他のアプリへ連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームに寄せられた回答データを、普段お使いの様々なツールへ自動的に連携することで、業務効率を大幅に向上させる方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームで受け取った回答を、Notionなどのデータベースサービスに自動で記録することができるので、データの転記ミスを防ぎ、常に最新の情報を一元管理できるようになり、情報共有の迅速化やデータ活用の促進に繋がります！
Googleフォームで回答が送信された際に、回答者へGmailなどのメールツールから自動で確認メールやサンクスメールを送信することもできるので、手動での個別対応の手間を削減し、迅速かつ丁寧なコミュニケーションを実現することで、顧客満足度の向上にも貢献します！
Googleフォームに新しい回答があった場合に、Slackなどのチャットツールへリアルタイムで通知する設定も可能であり、これにより、問い合わせへの即時対応や、チーム内での迅速な情報共有が実現し、対応漏れを防ぎ、業務のスピードアップを図ることができます！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答があった際に、その内容を自動でNotionデータベースに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
【事前準備】
今回はGoogleフォームに回答があったら、Notionにレコードを追加するため、事前にNotionに登録できる情報を回答できるフォームを以下のように作成しました。
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、検索窓から1つずつアプリを検索します。
【Googleフォームの場合】
Googleフォーム、Googleドキュメントを選択できたら、Googleアカウントでログインしてください。
【Notionの場合】
Notionを選択できたら、対象のアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。
使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
はじめにこちらのバナーをクリックしてください。
1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
1)まずは「アプリトリガー フォームに回答が送信されたら」をクリックしてみましょう！
2) アクションは「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認して、「次へ」をクリックします。
3)トリガーの起動間隔を選択し、フォームIDを入力します。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
ご自身のプランの内容を確認してください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
入力できたら、実際に回答フォームに入力し、送信してみてください。
テストが成功したことを確認したら、回答項目の値をすべて取得するためにJSONPathを用いて、追加でアウトプットを取得します。
「＋取得する値を追加」をクリックし、取得したい情報を追加します。
追加したい値を「+」で選択したら、鉛筆マークをクリックし、項目名を編集します。
取得した値が追加されていることを確認し、「保存」してください。
JSONPathを用いた詳しいアウトプット取得方法はこちらを参考にしてください。
⛏ JSON PATHによるアウトプットの取得方法 | Yoomヘルプセンター
1) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「レコードを追加する」が選択されていることを確認し、「ドキュメントのファイルID」を入力します。
データベースIDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、使用したいIDを選択し、「次へ」をクリックしてください。
追加するレコードにはGoogleフォームのアウトプットから該当する情報を選択して入力します。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テスト完了後、「保存」します。
これで【Googleフォームに回答があったら、Notionにレコードを追加する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
GoogleフォームのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleフォームに送信された回答内容をもとに、タスク管理ツールへ登録したり、スプレッドシートに自動記録したりすることができます。さらに、CRMへの情報登録や、添付ファイルをオンラインストレージに保存、予約情報をカレンダーに反映するといった業務も、すべてノーコードで自動化可能です。
この記事では、「Googleフォームの回答を他のアプリへ連携して自動化する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Googleフォームで受け取った情報を自動的に他のツールへ連携することで、情報の転記や通知、返信対応などにかかる手間を大幅に削減でき、業務の効率化と精度向上に貢献します。
Yoomには、今回ご紹介したGoogleフォームの自動連携以外にも、様々な業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。たとえば、日々の予約管理やファイル保存、データベースへの記録など、業務内容に応じた自動化フローを手軽に構築できるのも魅力です。
「手作業の入力ミスをなくしたい」「通知対応をスムーズにしたい」「業務をもっとスマートに回したい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用してみてください。初期設定も簡単で、すぐに運用をスタートできますよ！
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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