GoogleフォームとGoogle スプレッドシートとSlackを連携して転記作業を自動化する方法

Googleフォームで申し込みされたらGoogleスプレッドシートに自動転記してSlackに通知する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！

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ステップ1:GoogleフォームとGoogle スプレッドシートとSlackをマイアプリ連携

マイアプリ登録を行なっていきます。Yoomでフローボットを作成するには、お使いのGoogleフォームアカウントとYoomアカウント連携、そしてお使いのGoogle スプレッドシー

ドアカウントとYoomをアカウントをそれぞれ連携する必要があります。

それでは実際に連携してみましょう！

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1.GoogleフォームとYoomを連携

まずはGoogleフォームとYoomを連携します。左のタブの「アプリ連携」をクリックし、Googleフォームを選択してください。

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sign in with Googleを選択します。

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Googleのアカウント選択の画面で連携したいアカウトを選択してください。

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Yoomにログインの画面にて「次へ」を選択しください。

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YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますの画面にて「続行」を選択してください。

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以上でGoogleフォームとYoomの連携が完了しました。

2.Google スプレットシートとYoomを連携

次にGoogle スプレッドシートとYoomを連携します。左のタブの「アプリ連携」をクリックし、Google スプレッドシートを選択してください。

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sign in with Googleを選択します。

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Googleアカウントの選択画面で連携したいアカウントを選択してください。

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Yoomにログインの画面にて「次へ」を選択しください。

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YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています の画面にて「続行」を選択してください。

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以上でGoogle スプレッドシートとYoomの連携が終了しました。
最後にSlackのマイアプリ登録を行いましょう。

左のタブの「アプリ連携」をクリックし、Slackを選択してください。

投稿先を選択して「許可」をクリックしてください。

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以上でSlackの連携が完了しました。

ステップ2:Googleフォームが回答されたら起動するトリガーを設定

それでは、実際にGoogleフォームに回答があったらGoogle スプレッドシートへ回答を転記するフローを作成していきます。

フローを作成したいプロジェクトを選択して、右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフロー作成を開始します。

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フローボットタイトルを入力します。タイトルはフローの流れがわかるように記載するとわかりやすいです。

そしてトリガー選択では「特定のアプリイベントを受信した時」→「Googleフォーム」を選択してください。

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連携アカウントとアクションを選択の画面にてアプリトリガーのタイトルには任意のタイトルを入力します。

・ここでは「フォームに回答が送信されたら」とします。

・トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択します。

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アプリトリガーのAPI接続設定ではトリガーの起動間隔とフォームIDを設定します。

・トリガーの起動間隔は最短の5分に設定してください。

・フォームIDは通知したいGoogleフォームURL内から取得が可能です。

・https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDとなります。

・設定が完了したらフォームID項目の下にある「テスト」をクリックします。

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・テストが完了したらアウトプットとしてGoogoleフォームから情報を取得でき、そこからアウトプットJSONPATHで取得します。

・詳しくはこちらを参考にしてください。

ステップ3:Google スプレッドシートに回答を追記するアクションを設定

次に、Googleフォームに回答内容を Google スプレッドシートに転記するためのアクションを設定します。

アプリトリガーの下の「＋」ボタンから、オペレーションタイプ「データベースを操作する」を選択、 Google スプレッドシートと連携してください。

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データベースの連携の設定を行なっていきます。

・オペレーションのタイトルを入力します。ここでは「Googleフォームの回答内容を追加する」とします。

・Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が連携したいアカウントになっているか確認してください。

・実行アクションは「レコードを追加する」を選択します。

・スプレッドシートIDは情報を追加したいシートを選択し、スプレットシートのタブ名、テーブル範囲も同様に入力します。

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データベース操作の詳細設定画面では追加するレコードの値を入力してきます。

・先程Googleフォームにて取得したアウトプットを引用して、スプレッドシートにこのように追加することで、フォームの回答に合わせたデータをスプレッドシートに追加でき

ます。

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テストを行い、情報が追加されていたら保存して設定完了です。

ステップ4:Slackのアクション設定

最後にSlackのアクションを設定しましょう。
「アプリと連携する」を選択後、Slackをクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択の設定を行います。
タイトルの入力を行い、アクションを「チャンネルにメッセージを送る」に設定しましょう。

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次にAPI接続設定を行いましょう。
投稿先もチャンネルIDとメッセージ内容を入力してください。
入力したら、テストを実行して保存しましょう。

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保存するとテンプレートのコピーができたと表示が出るので、「トリガーをON」をクリックしましょう。

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これで設定が完了しました。

GoogleフォームやGoogle スプレッドシートを活用したその他の自動化例

他にもGoogleフォームやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

GoogleフォームやGoogle スプレッドシートを活用した自動化例

Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダー予定を追加してGoogle スプレッドシートに情報を登録したり、Googleフォームで申し込みされたらGoogle スプレッドシートに自動転記してSlackに通知したりするフローボットです。

また、OCR技術を活用して情報を読み取ったり、読み取り後にメールを送付することもできます。

Googleフォームを活用した自動化例

Googleフォームの回答内容を生成AIで要約したり、分析したりしてデータを格納する

YoomのAI機能との連携で、回答内容を分析したり、要約を行えるフローボットです。

Googleフォームで契約同意が送信されたら、顧客ステータスを更新する

Googleフォームで契約同意が送信されたら、顧客ステータスを更新するフローボットです。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Googleスプレッドシートで行が追加されたら、チャットツールに通知する

Googleスプレッドシートで行が追加されたら、チャットツールに通知するフローボットです。

Google スプレッドシートで行を追加後にタスクを自動作成する

タスク管理ツールとの連携で、Google スプレッドシートで行を追加後にタスクを自動作成するフローボットです。

Googleフォームの回答を自動でGoogle スプレッドシートに記載するメリット

・作業の効率がUPします

Googleフォームに届いた内容をその都度確認して、逐一Google スプレッドシートに記載する作業はかなり手間がかかります。
2つのアプリを連携させる事によって、Googleフォームに届いた時の確認や記載する作業を全て自動化することができるでしょう。

・リアルタイムで情報が更新できます

フォームに情報が届いてからGoogle スプレッドシートに記載となると、タイムラグが生じることも考えられます。
2つのアプリを連携させておくと面倒な作業を省けて、常に最新の情報がGoogle スプレッドシートに記載されるようになることが予想されます。

・入力漏れを防ぐことができます

手作業で確認や入力を行なっていると、どうしても入力漏れや入力ミスが発生してしまいます。
その際、入力ミスがないかGoogle スプレッドシートを定期的に確認しなければなりませんよね。
この自動化フローでそうした面倒な作業をなくすことができ、作業効率をUPさせられるかもしれません。

まとめ

連携させることにより、事務作業の軽減や作業効率UPに繋がる

いかがでしたでしょうか？
このフローは業務内容に合わせて簡単に変更・アレンジが可能になりますので、お使いのシーンに合わせて活用することができます。
その他にも応用編としてGoogleフォームの情報をGoogle スプレッドシートへ追加してSlackへ送信するということも可能です。
簡単な設定でフローを完成させられるので、是非この機会にお試しください！

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