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今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシート・Slackがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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Googleフォームで申し込みされたらGoogleスプレッドシートに自動転記してSlackに通知する方法
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定およびSlackのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
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はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
ステップ1:GoogleフォームとGoogle スプレッドシートとSlackをマイアプリ連携
マイアプリ登録を行なっていきます。Yoomでフローボットを作成するには、お使いのGoogleフォームアカウントとYoomアカウント連携、そしてお使いのGoogle スプレッドシートアカウントとYoomをアカウントをそれぞれ連携する必要があります。
それでは実際に連携してみましょう！
【Googleフォーム、Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
1.GoogleフォームとYoomを連携
まずはGoogleフォームとYoomを連携します。左のタブの「アプリ連携」をクリックし、Googleフォームを選択してください。
sign in with Googleを選択します。
Googleのアカウント選択の画面で連携したいアカウトを選択してください。
Yoomにログインの画面にて「次へ」を選択しください。
YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますの画面にて「続行」を選択してください。
以上でGoogleフォームとYoomの連携が完了しました。
Google スプレッドシートも同じようにマイアプリ登録をしましょう！
【Slackのマイアプリ登録】
Slackも先程と同様、マイアプリメニューからアプリを検索しクリックしてください。
ご利用のワークスペースURLを入力し、「続行する」をクリックします。
YoomからSlackのアクセス許可リクエスト画面に移ります。
許可をクリックすると、連携完了です。
詳しくは以下のページをご確認ください！
- ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細
- Slack公式：ワークスペースの管理
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
下記のバナーにある【試してみる】のボタンを押して、テンプレートをコピーします。
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テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Googleフォームのトリガーアクション設定
いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押してください。
「次へ」を押すと画面に遷移するので、「トリガーの起動間隔」と、必須項目になっている「フォームID」の設定をしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定後に実際にフォームを送信し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すれば、アウトプットにGoogleフォームから取得した情報が表示されます。
「+取得する値を追加」をクリックし、アウトプットにファイルIDとファイル名に使用する項目を追加して保存します。
※Googleフォームからデフォルトで取得できるアウトプットは仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するにはJSONPATHでアウトプットを追加する必要があります。
アウトプットの追加方法は、こちらを参考に設定しましょう。
ステップ4:Google スプレッドシートに回答を追記するアクションを設定
次に、Googleフォームに回答内容を Google スプレッドシートに転記するためのアクションを設定します。
2つ目の「スプレッドシートに追加する」をクリックしましょう。
以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、実行アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま下にスクロールします。
「スプレッドシートID」、「シートID」は候補から選択してください。
任意の「テーブル範囲」を入力しましょう。
設定後に「次へ」に進みます！
「追加するレコードの値」の項目に、先ほど取得したアウトプットをそれぞれ選択します。
設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功したら、Google スプレッドシートに記録ができていることを確認しましょう！
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Slackに通知する設定
あっという間に最後の設定項目です！
これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
Slackに通知したい「投稿先のチャンネルID」を候補から入力します。
送信するメッセージ内容を設定しましょう。
アウトプットを活用することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
定型的な文章は直接入力することで設定可能です。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう！
設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Slackに通知できていることを確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れ様でした！
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