GoogleフォームとGoogle スプレッドシートを活用して、アンケートの収集や申し込みの受付に対応されている方も多いかと思います。両ツールを連携すれば、フォームに回答された内容を自動で反映することが可能になるので、手動での登録の手間が省けてとても便利です。ただ、どんどん自動でGoogleスプレッドシートへ回答内容が登録されていくので、新しい登録がされたら通知も受け取りたい、、、と考えている方も多いのではないでしょうか？GoogleフォームとGoogle スプレッドシートの連携に加えて、チャットへの通知なども組み込もうとすると、プログラミングの知識が必要になるので、非エンジニアには中々難易度が高いです。。
そこで本記事では、非エンジニアでも簡単にできるGoogleフォームとGoogle スプレッドシートとチャットツールを連携した自動化フローの組み方をご紹介しようと思います。
誰でも簡単にできる内容なので、興味のある方は、ぜひご覧ください！
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Googleフォームで申し込みされたらGoogleスプレッドシートに自動転記してSlackに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み内容を、一件ずつ手作業でGoogleスプレッドシートに転記し、さらにSlackで関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、対応の遅れや転記ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleスプレッドシートへの自動転記とSlackへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームからの申し込み内容を手作業で転記・共有している方
・Googleスプレッドシートでの申し込み者リスト作成を効率化したい方
・Slackを活用して、チームへの情報共有を迅速に行いたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームとGoogle スプレッドシートを連携してできること
Google フォームとGoogle スプレッドシートのAPIを連携すれば、Google フォームのデータをGoogle スプレッドシートに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Google フォームの回答をGoogle スプレッドシートに追加する
会社の資料請求や問合せなどの情報を簡素化したい場合などにおすすめです。
カスタマー担当者や広報担当者、事務担当者は要チェックです！
Googleフォームの新規回答をGoogle スプレッドシートに自動追記する
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートにコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をトリガーに、指定したGoogle スプレッドシートへ自動でレコードを追加できるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた回答を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
・フォームからの問い合わせや申し込み情報をリアルタイムでチームに共有、管理したい方
・データ入力のミスをなくし、より正確な情報管理の仕組みを構築したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google フォームが送信されたら、回答者に確認メールを送信してGoogle スプレッドシートに追記する
Google フォームの情報を毎回手動でGoogle スプレッドシートへ転記している方におすすめです。
面接の多い採用担当者の方などにいかがでしょうか。
Googleフォームが送信されたら、回答者に確認メールを送信してGoogle スプレッドシートに追記する
試してみる
■概要
「Googleフォームが送信されたら、回答者に確認メールを送信してGoogle スプレッドシートに追記する」ワークフローは、アンケートや申請フォームの運用を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用しているが、データの管理に手間を感じている方
・Google スプレッドシートへのデータ入力を自動化したいと考えているビジネスオーナー
・回答者に自動で確認メールを送信し、コミュニケーションを効率化したい担当者
・業務ワークフローの自動化を通じて、作業のミスを減らしたい方
・GoogleフォームとGoogle スプレッドシートの連携を簡単に設定したい初心者ユーザー
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームの回答内容を生成AIで要約し、Google スプレッドシートに格納する
Google フォームの内容の確認を簡素化したい方におすすめです！
回答内容を自動で要約後、Google スプレッドシートに格納してくれるため、簡潔な情報を確認することが可能です。
Googleフォームの回答内容を生成AIで要約し、Google スプレッドシートに格納する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容を生成AIで要約し、Google スプレッドシートに格納する」フローは、収集したデータを効率的に管理するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して定期的にアンケートや申請を行っている担当者の方
・回答データの整理や要約に時間を取られているビジネスユーザー
・大量のフォームデータを効率的に管理したいと考えている企業の管理者
・データ分析の前処理を自動化し、業務効率を向上させたい方
・生成AIを活用して情報整理をスマートに行いたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google フォームとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう ！
それでは、さっそく実際にGoogle フォームとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle フォームとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google スプレッドシート／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleフォームとGoogle スプレッドシートとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定およびSlackのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
Googleフォームで申し込みされたらGoogleスプレッドシートに自動転記してSlackに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み内容を、一件ずつ手作業でGoogleスプレッドシートに転記し、さらにSlackで関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、対応の遅れや転記ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleスプレッドシートへの自動転記とSlackへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームからの申し込み内容を手作業で転記・共有している方
・Googleスプレッドシートでの申し込み者リスト作成を効率化したい方
・Slackを活用して、チームへの情報共有を迅速に行いたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1:Googleフォーム・Google スプレッドシート・Slackをマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートとSlackについては以下のナビをご覧ください。GoogleフォームはGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
ステップ2:テンプレートをコピーする
下記のバナーにある【試してみる】のボタンを押して、テンプレートをコピーします。
Googleフォームで申し込みされたらGoogleスプレッドシートに自動転記してSlackに通知
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み内容を、一件ずつ手作業でGoogleスプレッドシートに転記し、さらにSlackで関係者に通知する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、対応の遅れや転記ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleスプレッドシートへの自動転記とSlackへの通知までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームからの申し込み内容を手作業で転記・共有している方
・Googleスプレッドシートでの申し込み者リスト作成を効率化したい方
・Slackを活用して、チームへの情報共有を迅速に行いたいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Googleフォームのトリガーアクション設定
いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押してください。
「次へ」を押すと画面に遷移するので、「トリガーの起動間隔」と、必須項目になっている「フォームID」の設定をしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定後に実際にフォームを送信し、Yoomで「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、Googleフォームから取得した値が表示されます。
「+取得する値を追加」をクリックし、ファイルIDとファイル名に使用する項目を追加して保存します。
※Googleフォームからデフォルトで取得できる値は仕様上、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっています。回答内容を取得するにはJSONPATHで値を追加する必要があります。
「取得する値」の追加方法は、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法を参考に設定しましょう。
ステップ4:Google スプレッドシートに回答を追記するアクションを設定
次に、Googleフォームに回答内容を Google スプレッドシートに転記するためのアクションを設定します。
2つ目の「スプレッドシートに追加する」をクリックしましょう。
以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、実行アクションはテンプレート通りに「レコードを追加する」のまま下にスクロールします。
「スプレッドシートID」、「シートID」は候補から選択してください。
任意の「テーブル範囲」を入力しましょう。
設定後に「次へ」に進みます！
「追加するレコードの値」の項目に、先ほど取得した値をそれぞれ選択します。
設定後に「テスト」を実行します！
テストが成功したら、Google スプレッドシートに記録ができていることを確認しましょう！
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:Slackに通知する設定
あっという間に最後の設定項目です！
これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「チャンネルにメッセージを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
Slackに通知したい「投稿先のチャンネルID」を候補から入力します。
送信するメッセージ内容を設定しましょう。
取得した値を活用することで、内容をフロー起動ごとに変動することができます。
定型的な文章は直接入力することで設定可能です。
今回は以下のように作成しましたが、業務に合わせて内容の設定を行ってみましょう！
設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Slackに通知できていることを確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れ様でした！
GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら
登録を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームで予約情報が回答されたら、Googleカレンダーに予約し、その情報をGoogleスプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた予約情報を、手作業でGoogleカレンダーに登録したり、Googleスプレッドシートに転記したりする作業に手間を感じていませんか。一つ一つの作業は単純でも、件数が増えると大きな負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、Googleカレンダーへの予定登録とGoogleスプレッドシートへの情報追加が自動で実行され、予約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受けた予約を手作業でGoogleカレンダーなどに登録しているご担当者の方
・予約情報のGoogleスプレッドシートへの転記作業で入力ミスや漏れにお悩みの方
・予約管理業務のプロセスを標準化し、誰でも対応できる体制を構築したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Googleカレンダー、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームで回答が送信されたらGoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelに情報を連携
試してみる
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でGoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方に自動で情報が追加されるため、こうしたデータ入力に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで集めた情報を手作業でデータ転記している方
・GoogleスプレッドシートとMicrosoft Excelの両方でデータを管理しており、二重入力に手間を感じている方
・データ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleフォームで回答が送信されたらGoogleスプレッドシートに情報を連携
試してみる
Googleフォームで回答が送信されたら、Googleスプレッドシートに情報を連携します。
Googleフォームに回答があったら、Microsoft ExcelとGoogleスプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をMicrosoft ExcelとGoogleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
Googleフォームに回答があったら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
Googleフォームに回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneに情報を連携する
試してみる
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、Googleスプレッドシートとkintoneに情報を連携するフローです。
Googleフォームの回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、Googleスプレッドシートに情報を追加する
試してみる
■概要
・Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加し更にGoogleスプレッドシートに情報を追加します。
・GASを用いることなく、任意のGoogleスプレッドシートに対して、フォームの回答とミーティングURLを追加を行うことができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
■フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら
https://youtu.be/rhTbsLma5Bc
送信を自動化する便利なテンプレート
Googleフォームに回答があったら、Googleスプレッドシートにレコードを追加しGmailに送信する
Googleフォームに回答があったら、Googleスプレッドシートにレコードを追加しGmailで送信する
試してみる
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogleスプレッドシートにレコードを追加してGmailに送信するフローです。
AIと連携した便利な自動化テンプレート
Googleフォームに回答があったら、回答内容をAIで抽出しGoogleスプレッドシートに記載する
Googleフォームに回答があったら、回答内容をAIで抽出しGoogleスプレッドシートに記載する
試してみる
Googleフォームに新しい回答があったら、回答内容をAIで抽出してGoogleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
GoogleフォームやGoogle スプレッドシートを活用したその他の自動化例
他にもGoogleフォームやGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Googleフォームを活用した自動化例
Googleフォームで送信された情報をChatworkに通知したり、kintoneやSalesforceなどのCRMに自動的に情報を格納します。
Googleフォームで受け取った注文書や発注書をChatworkに通知する
試してみる
Googleフォームで受け取った注文書や発注書をChatworkに通知するフローです。
Googleフォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Googleフォームで添付されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録することが可能です。これにより、手動でのデータ入力を省略し、漏れのない正確なリード管理を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して顧客情報を収集している営業担当者の方
・添付ファイルからのデータ入力に時間を取られている業務担当者
・Salesforceでのリード管理を自動化したい企業の方
・OCR技術を活用してデータ処理を効率化したいビジネスユーザー
・手動入力による入力ミスを減らし、業務の正確性を向上させたい方
■注意事項
・Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。
Googleフォームに回答があったら、Backlogに課題を追加する
試してみる
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容から課題を追加するフローです。
Googleフォームに回答が入力され送信があったら、Microsoft Excelのデータベースに格納する
試してみる
Googleフォームに新しい回答があったら、Microsoft Excelのデータベース（テーブル）に回答内容を追加するフローです。
Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダー予定を追加し、メールを送る
試してみる
■概要
・Googleフォームに回答が行われたら、Googleカレンダーに予定を追加しSlackにその旨を通知するフローです。
・フォームの回答のみでカレンダー追加から通知まで一貫して自動化することができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleカレンダーの終了時間を設定するためにスプレッドシートの関数を用いて、開始時間から終了時間を算出する必要があります。
※今回は開始から1時後の時間を取得する関数を入れています。関数の設定次第では30分や1時間以上の設定も可能です。
■フローボットを起動させたときの実際の動きはこちら
https://youtu.be/M-gZDyO5dp0
Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームの内容をもとにkintoneのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。
フォームへの送信だけでデータベースの情報が更新されるので業務効率化につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申し込みフォームを運用している方
・Googleフォームで収集したデータをkintoneに手動で登録している方
・データの転記作業に時間がかかり、運用効率を向上させたいと考えている方
・スピーディにデータを処理し、業務を迅速に進めたい方
・kintoneを活用して業務管理やデータベース運用を行っている企業
・業務の自動化を進めて、手動作業によるミスを減らしたい方
■注意事項
・GoogleフォームとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの回答をYoomデータベースに登録
試してみる
Googleフォームから回答が送信されたら、その情報をYoomのデータベースに登録します。
Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加する」ワークフローは、新しい従業員の登録プロセスをスムーズに自動化する業務ワークフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して新規従業員の情報を収集している人事担当者の方
・Google WorkspaceとGoogleフォームを連携させて業務を効率化したいチームリーダーの方
・新入社員の登録プロセスを標準化・自動化したい経営者の方
■注意事項
・Google Workspace、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Google スプレッドシートのデータを基に、フォルダを作成したり、メールを送信したり、他のデータベースやツールの情報を更新・登録することも可能です。
また、他のデータベースの情報を、Google スプレッドシートに自動追加することもできます。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらスマレジに会員情報を登録する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらスマレジに会員情報を登録するフローです。
Discordでメッセージを受信したら、Google スプレッドシートのレコードを取得し別シートに行を追加する
試してみる
■概要
Discordで特定のメッセージを受信した際に、Google スプレッドシートのレコードを取得し別のシートに行を追加するフローです。
これにより、重要なコミュニケーション内容を効率的に整理・管理でき、手動でのシート作成作業を大幅に軽減します。
Yoomを活用したこの業務ワークフローで、データの一元管理と業務の自動化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Discordでの情報をGoogle スプレッドシートに効率的に管理したい方
・手動で情報を追加する手間を省き、業務効率を向上させたいビジネスユーザー
・データ整理を自動化してミスを減らしたいチームリーダー
・業務ワークフローの自動化ツールを探している経営者
■注意事項
・Discord、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
このワークフローでは、会議後にGoogle スプレッドシートに入力された議事録を、ChatGPTが自動的に整理・要約して更新します。この自動化により、手間を減らし、質の高い議事録管理を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで議事録を管理しているビジネスパーソン
・会議後の議事録整理に時間を取られているチームメンバー
・ChatGPTを活用して業務の効率化を図りたい管理者
・議事録の一貫性と精度を高めたい企業の担当者
■注意事項
・Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携させる必要があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録する
試してみる
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートで行が追加されたら、見積書を作成してGmailで送信することが可能です。これにより、手動での見積書作成や送信作業を省略し、業務のスピードアップと精度向上を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを活用して見積もり管理を行っている営業担当者の方
・見積書の作成やメール送信作業を自動化して業務効率を上げたい事務スタッフの方
・業務プロセスの自動化を検討している中小企業の経営者の方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGmailをそれぞれYoomと連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたらスプレッドシートに情報を格納する
試してみる
Stripeでサブスクリプション情報が変更されたら、サブスクリプションの情報をスプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
kintoneステータスが更新されたら見積書を発行して送付
試してみる
kintoneステータスが更新されたらサブテーブルの情報とスプレッドシートの雛形を利用して見積書を発行し承認後にGmailで送付します。
領収書をOCRで読み取り、スプレッドシートへ記載する
試してみる
入力フォームにアップロードした領収書画像をOCRで読み取り、指定のスプレッドシートへ記載するフローボットです。
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシート・Slackがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
⇒Slackを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
まとめ
いかがでしたでしょうか？アプリを連携させることにより、事務作業の軽減や作業効率UPに繋がることがわかりましたね！
このフローは業務内容に合わせて簡単に変更・アレンジが可能になるので、お使いのシーンに合わせて活用することができます。
その他にも応用編としてGoogleフォームの情報をGoogle スプレッドシートへ追加してSlackへ送信するということも可能です。
簡単な設定でフローを完成させられるので、是非この機会にお試しください！
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