GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを連携して転記を自動化する方法

Googleフォームの回答を自動でGoogleスプレッドシートに記載する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！

‍

ステップ1:GoogleフォームとGoogleスプレッドシートをマイアプリ連携

マイアプリ登録を行なっていきます。Yoomでフローボットを作成するには、お使いのGoogleフォームアカウントとYoomアカウント連携、そしてお使いのGoogleスプレッドシー

ドアカウントとYoomをアカウントをそれぞれ連携する必要があります。

それでは実際に連携してみましょう！

‍

1.GoogleフォームとYoomを連携

まずはGoogleフォームとYoomを連携します。左のタブの「アプリ連携」をクリックし、Googleフォームを選択してください。

sign in with Googleを選択します。

Googleのアカウント選択の画面で連携したいアカウトを選択してください。

Yoomにログインの画面にて「次へ」を選択しください。

YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めていますの画面にて「続行」を選択してください。

‍

以上でGoogleフォームとYoomの連携が完了しました。

‍

2.GoogleスプレットシートとYoomを連携

次にGoogleスプレッドシートとYoomを連携します。左のタブの「アプリ連携」をクリックし、Googleスプレッドシートを選択してください。

sign in with Googleを選択します。

Googleのアカウト選択の画面で連携したいアカウントを選択してください。

Yoomにログインの画面にて「次へ」を選択しください。

YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています の画面にて「続行」を選択してください。

以上でGoogleスプレッドシートとYoomの連携が終了しました。
最後にSlackのマイアプリ登録を行いましょう。

左のタブの「アプリ連携」をクリックし、Slackを選択してください。

投稿先を選択して「許可」をクリックしてください。

以上でSlackの連携が完了しました。

ステップ2:Googleフォームが回答されたら起動するトリガーを設定

それでは、実際にGoogleフォームに回答があったらGoogleスプレッドシートへ回答を転記するフローを作成していきます。

フローを作成したいプロジェクトを選択して、右上の「新規作成」→「はじめから作成」でフロー作成を開始します。

フローボットタイトルを入力します。タイトルはフローの流れがわかるように記載するとわかりやすいです。

そしてトリガー選択では「特定のアプリイベントを受信した時」→「Googleフォーム」を選択してください。

‍

連携アカウントとアクションを選択の画面にてアプリトリガーのタイトルには任意のタイトルを入力します。

・ここでは「フォームに回答が送信されたら」とします。

・トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」を選択します。

‍

‍

アプリトリガーのAPI接続設定ではトリガーの起動間隔とフォームIDを設定します。

・トリガーの起動間隔は最短の5分に設定してください。

・フォームIDは通知したいGoogleフォームURL内から取得が可能です。

・https://docs.google.com/forms/d/●●●●●●/edit」の「●●●●●●」部分がフォームIDとなります。

・設定が完了したらフォームID項目の下にある「テスト」をクリックします。

・テストが完了したらアウトプットとしてGoogoleフォームから情報を取得でき、そこからアウトプットJSONPATHで取得します。

・詳しくはこちらを参考にしてください。

ステップ3:Googleスプレッドシートに回答を追記するアクションを設定

次に、Googleフォームに回答内容を Googleスプレッドシートに転記するためのアクションを設定します。

アプリトリガーの下の「＋」ボタンから、オペレーションタイプ「データベースを操作する」を選択、 Googleスプレッドシートと連携してください。

データベースの連携の設定を行なっていきます。

・オペレーションのタイトルを入力します。ここでは「Googleフォームの回答内容を追加する」とします。

・Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が連携したいアカウントになっているか確認してください。

・実行アクションは「レコードを追加する」を選択します。

・スプレッドシートIDは情報を追加したいシートを選択し、スプレットシートのタブ名、テーブル範囲も同様に入力します。

‍

データベース操作の詳細設定画面では追加するレコードの値を入力してきます。

・先程Googleフォームにて取得したアウトプットを引用して、スプレッドシートにこのように追加することで、フォームの回答に合わせたデータをスプレッドシートに追加でき

ます。

テストを行い、情報が追加されていたら保存して設定完了です。

ステップ4:Slackのアクション設定

最後にSlackのアクションを設定しましょう。
「アプリと連携する」を選択後、Slackをクリックしてください。

連携アカウントとアクションを選択の設定を行います。
タイトルの入力を行い、アクションを「チャンネルにメッセージを送る」に設定しましょう。

次にAPI接続設定を行いましょう。
投稿先もチャンネルIDとメッセージ内容を入力してください。
入力したら、テストを実行して保存しましょう。

保存するとテンプレートのコピーができたと表示が出るので、「トリガーをON」をクリックしましょう。

これで設定が完了しました。

その他のGoogleフォームを使った自動化の例

他にもGoogleフォームを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームで回答を受信したら自動でチャットで通知することもできます。回答内容をリアルタイムで通知できるため、確認や連絡の手間が省けます。

2.こちらはGoogleフォームの回答者に自動でメールを送るフローです。フォーム送信のたびに手動で行なっていたメールの返信作業を自動化して、他の業務に時間を使えそうです。

3.このフローではGoogleフォームの回答内容を引用して、Pipedriveにリードを作成します。回答内容を引用してリードを作成するため、手入力による入力ミスを未然に防ぐとこができます。

まとめ

連携させることにより、事務作業の軽減や作業効率UPに繋がる

いかがでしたでしょうか？このフローは業務内容に合わせて簡単に変更・アレンジが可能になりますので、お使いのシーンに合わせて活用することができます。

その他にも応用編としてGoogleフォームの情報をGoogleスプレッドシートへ追加してSlackへ送信するということも可能です。

簡単な設定でフローを完成させられるので、是非この機会にお試しください！