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「ECサイトからの注文メールを確認して、Airtableの在庫数を手動で更新するのが面倒…」
「手作業での在庫管理は、入力ミスや更新漏れのリスクがあって常に不安…」
このように、Airtableを使った在庫管理において、手作業による更新業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、注文メールの受信などをきっかけに、Airtable上の在庫情報を自動で更新できる仕組みがあれば、これらの作業から解放され、発注計画の策定やデータ分析といった、より戦略的な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても比較的簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の在庫管理業務をよりスマートにしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableで在庫情報を管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要 Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Airtableで在庫管理を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとAirtableを連携させ、在庫管理を自動化する具体的なテンプレートをご紹介します。この自動化により、手作業による更新の手間やミスを抑え、常に正確な在庫情報を維持することが可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください。
メールツールと連携してAirtableの在庫情報を更新する
Gmailなどで注文メールや出荷通知メールを受信した際に、その内容を基にAirtableの在庫レコードを自動で検索・更新することができるため、手動でのデータ入力作業が不要になり、リアルタイムでの正確な在庫管理につながります。
■概要 Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Airtableの在庫情報を自動で更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、Airtableで該当のレコードを検索し在庫情報を自動で更新するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
AirtableとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
GmailとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要 Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3：Gmailのトリガーを設定する
まず、特定のキーワードを含むメールを検出するトリガーを設定しましょう。
1つ目のフローを選択します。
Gmailアカウントを選択し、連携設定を行います。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト用のメールを用意します。
件名や本文にキーワード「TEST」を含めて送信しましょう。
トリガーの起動間隔と検索キーワードを設定しましょう。
ここでは「5分」ごとに「TEST」を含むメールを検出します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テスト結果に取得データが表示されたら設定成功です。
「完了」をクリックして次に進みます。
ステップ4：AIテキスト抽出を設定する
次に、メール本文から注文情報を抽出しましょう。
2つ目のAIテキスト抽出フローを選択します。
抽出対象のテキストとして、Gmailトリガーから取得した「本文」を指定します。
抽出したい項目を設定します。
今回は「注文商品」と「個数」を抽出しましょう。
必要に応じて指示欄に「個数は数字のみ抽出してください」と入力します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、指定した項目が正しく抽出されたことを確認しましょう。
問題なければ「完了」をクリックします。
ステップ5：Airtableでレコードを検索する
続いて、抽出した注文商品をもとにAirtable内の対応するレコードを検索します。
3つ目のフローを選択します。
Airtableアカウントを連携し、「次へ」をクリックしてください。
Airtableで管理している在庫データを用意します。
ここでは「タイトル」と「在庫数」を使用します。
接続先のベースIDとテーブルIDを入力します。
URLから取得できるIDをコピーして貼り付けましょう。
検索条件を設定しましょう。
検索フィールド名に「{タイトル}」を指定し、キーワードに抽出した「注文商品」を設定します。
必要に応じてソート条件やオフセットを確認します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テスト結果に対象レコードが表示されたら成功です。
取得した在庫数やレコードIDが確認できたら「完了」をクリックします。
ステップ6：四則演算で在庫数を計算する
続いて、取得した在庫数とメールで抽出した個数を用いて在庫を更新します。
4つ目のフロー「計算（四則演算）」を選択しましょう。
計算式を設定します。
入力後、「テスト」をクリックしてください。
テスト結果に新しい在庫数が表示されたら成功です。
「完了」をクリックして次に進みます。
ステップ7：Airtableのレコードを更新する
最後に、計算で得られた新しい在庫数をAirtableのレコードに反映します。
5つ目のフローを選択しましょう。
Airtableアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
接続先のベースIDとテーブルIDを入力してください。
URLから取得できるIDをコピーして貼り付けます。 
更新するレコードIDを指定しましょう。
ここでは前のステップで取得した「レコードIDの一覧」を使用します。
更新対象のフィールド名を「在庫数」とし、値に「計算後の値」を設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト結果に更新後の在庫数が反映されていることを確認しましょう。
「完了」をクリックして設定を保存します。
Airtableのテーブルに戻り、在庫数が新しい値に更新されていることを確認してください。
これで在庫更新の自動化フローが完成です！
最終的に、メールで受信した注文内容をもとにAirtableの在庫が自動的に1に更新されました。
これで一連の設定は完了です！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がAirtableを活用した在庫管理業務を自動化する方法でした。
Airtableを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、AirtableのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
これらのテンプレートを活用すると顧客や商品、受注、請求、契約、従業員などの情報をもとに、自動で各種ツールに自動登録したり、メール送信、請求書発行、契約書送付などを実行することができます。
これにより手作業を減らし、業務全体を効率化しヒューマンエラーを削減できるでしょう。
■概要
AirtableからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで契約関連の情報を管理している方
・契約情報の管理をしている営業担当者
・AirtableとDocuSignを連携して効率化を図りたい方
2.業務でDocuSignを利用している方
・DocuSignで定期的に契約書の送信を行っている方
・DocuSignからの契約書送信を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは電子契約書の作成や送信をオンライン上で完結できるため、契約プロセスを効率化できるのがメリットです。
しかし、DocuSignからの契約書の送信を手動で行っている場合、宛先誤りや送信漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Airtableで契約書を送付する方を登録すると自動でDocuSignから契約書を送付することができます。
手動でDocuSignから契約書を発行する必要が無くなるため、契約書送信の業務を効率化することが可能です。
また、送信者の一覧はAirtableから確認できるため、送信漏れの有無をスピーディーに把握でき、管理業務が楽になります。
■注意事項
・Airtable、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableでステータスが更新されたらNP掛け払いで請求を依頼するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで請求情報を管理する方
・取引先企業の請求情報をAirtableで一元管理している方
2.請求業務でNP掛け払いを利用する方
・請求業務を担当している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
NP掛け払いは請求業務を効率化できるツールで、請求依頼をすることで取引先企業への請求書発行や代金請求を行うことができます。
しかし、NP掛け払いからの請求依頼をAirtableのステータスを元に行っている場合、都度Airtableのステータスを確認する必要があり、煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのステータスが更新されるとNP掛け払いによる請求依頼を自動化することができます。
都度Airtableのステータスを確認する必要が無くなり、NP掛け払いによる請求依頼をシームレスに行うことが可能です。
また、ステータスの確認誤りによる請求依頼のミスも防止できるため、業務の正確性を向上させることができます。
■注意事項
・Airtable、NP掛け払いのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableのデータベース機能を業務で活用している方
・顧客や取引先の情報をAirtableで管理している方
2.請求業務を担当している方
・freee請求書を利用して業務を進めている経理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
freee請求書は請求業務を効率化できるツールです。
しかし、Airtableで顧客や取引先の情報を管理を行いfreee請求書で請求書発行業務を実施している場合、手動による作業が必要となり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのステータスのレコードが更新されると自動でfreee請求書で請求書を作成することができます。
freee請求書に手動でAirtableの情報を入力する必要がなくなるため、請求業務の作業スピードが上がり、業務の効率化を図ることができます。
また、手動による作業が軽減されることで誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
■注意事項
・Airtable、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でAirtableを利用している方
・Airtableで販売関連のデータを一元管理している方
・Airtableのデータを楽楽販売に手動で追加している方
2.管理業務で楽楽販売を活用している方
・販売プロセスの効率化で楽楽販売を使用しているチーム
・Airtableと楽楽販売を連携して業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
楽楽販売は販売プロセスオンライン上で完結することができ、業務効率を向上させることができます。
しかし、Airtableの情報を都度楽楽販売へ追加する必要がある場合、手動による作業が発生してしまい、手間だと感じているかもしれません。
楽楽販売へのデータ登録を効率化したい方に、このテンプレートは適しています。
Airtableのレコードが特定のステータスに更新されると楽楽販売に自動でデータを登録できるため、手動による作業が不要になります。
楽楽販売へのデータ登録が効率化されるため、管理業務も楽になります。
■注意事項
・Airtable、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Airtableの商品情報をShopifyに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で利用する方
・Airtableで商品情報を一元管理しているデータ管理者
・商品情報の追加を担当している方
2.ShopifyでECサイトを運営している方
・商品や在庫管理を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
Shopifyは手軽にECサイトの構築や運営を行えるのがメリットですが、商品情報の追加は手動で行う必要があります。
商品情報をAirtableで一元管理している場合、Airtableに登録された情報をShopifyに手動で追加するのは時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、Airtableで商品情報が登録されるとShopifyにも自動で登録することができ、手動作業を効率化できます。
Shopifyへの商品情報の追加が自動化されることで、ECサイトでの公開もスピーディーになります。
また、チャットツールと連携することで、Shopifyへの商品情報の追加を通知できるため、メンバー間の情報共有や在庫状況の確認をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Airtable、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
・Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで取引先情報を管理している方
・顧客や取引先情報をAirtableで一元管理している方
・取引先に対応するフォルダを自動生成したい方
2.Dropboxを使用してファイル管理をしている方
・取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている方
・ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイル管理に適したツールです。
しかし、取引先ごとにDropboxでファイル管理をしている場合、取引先のフォルダを毎回手動で作成するのは手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableで取引先が追加されるとDropboxに自動で取引先のフォルダを作成することができます。
フォルダの作成が自動化されることで、フォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、ファイル管理をスムーズに行うことができます。
また、チャットツールと連携することでDropboxにフォルダが作成されたことを通知できるため、シームレスに業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BASEで注文が発生したらAirtableに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・ECサイトの運営に活用している方
・顧客情報を追加し管理する方
2.Airtableを活用してデータ管理を行なっている方
・帳票情報を一元管理している方
・登録した情報を可視化し進行状況を確認する方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはECサイトの運営を円滑に行うために有益なツールです。
注文情報をAirtableで管理する情報と合わせて管理することで、データを蓄積し、より良い施策への分析に活用することができます。
しかしBASEで注文が発生したら毎回Airtableに情報を手入力することは手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
このフローは効率のいい業務進行を目指す方に適しています。
BASEでの注文をトリガーに自動でAirtableに情報の追加を行うため、手入力の手間を省きミスや漏れを防ぐことができます。
また省いた時間を他の業務に充てることでチーム全体がタスク解決に注力でき、生産性の向上に繋げることができます。
■注意事項
・BASE、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Airtableでレコードが登録されたら、スマレジに新規の商品情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.スマレジを業務に活用している方
・会計処理を円滑に行うために情報登録している方
・商品ごとに売上などの情報を分析に使用する方
2.Airtableをデータ管理に活用している方
・データの集計、分析に使用している担当者
・商品の関連する情報の一元管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
スマレジは円滑な販売業務を行うために有効的なツールです。
さらにAirtableで情報管理を行いチーム内の情報共有に活用することで、業務進行をスムーズにします。
しかしAirtableに登録された商品情報をスマレジに都度手作業で入力するのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
このフローを活用すると、Airtableに登録された商品情報を基に自動でスマレジに登録し、手入力を省くだけでなく登録情報の正確性を保ちます。
また手入力の完了を待つことなく正確な情報が共有できるため、情報共有の精度を上げることにつながります。
■注意事項
・スマレジ、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
指定のスケジュールになったらAirtableで指定の内容のレコードを検索し、Gmailに連携して検索した内容についてメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableで顧客ごとのタスク管理を行なっている方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・プロジェクトマネージャーや部門長などの責任者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
2.Gmailを業務で使用している方
・他のGoogleのツールと合わせて使用している企業の方
・他者とのやり取りをする事務職担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一定の期間ごとにタスク管理を自動で行えるため、タスクの漏れを防ぎ、業務効率化することができます。
■注意事項
・Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
Airtableと各種ツールを連携して在庫管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認や在庫数の更新といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。これにより、常に正確な在庫情報をリアルタイムで把握できるため、欠品や過剰在庫のリスクを低減させ、よりスムーズな店舗・EC運営が実現します。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できるので、もし自動化に関心があれば、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくある質問
Q：1通のメールに複数商品がある場合は？
A：AIで商品名・数量を一覧化し、ループ処理で「商品ごとに検索→在庫更新」を順番に実行します。例：3商品なら3回更新されます。ループ処理の手順
Q：注文商品がAirtableにない時の対処法は？
A：「検索結果0件」を分岐で検知し、通知や仮レコード作成など別経路に逃がせます。例：未登録商品を専用テーブルに自動追記します。分岐の設定
Q：もっとリアルタイムに在庫を反映できますか？
A：メール監視の間隔起動より、Webhook起動ならイベント受信直後にフローが動き即時反映できます。例：ECの注文確定と同時に在庫を減算。Webhook起動の違い
