【ノーコードで実現】Airtableを活用した在庫管理業務を自動化する方法

 「ECサイトからの注文メールを確認して、Airtableの在庫数を手動で更新するのが面倒…」
「手作業での在庫管理は、入力ミスや更新漏れのリスクがあって常に不安…」
このように、Airtableを使った在庫管理において、手作業による更新業務に手間や課題を感じていませんか？

もし、注文メールの受信などをきっかけに、Airtable上の在庫情報を自動で更新できる仕組みがあれば、これらの作業から解放され、発注計画の策定やデータ分析といった、より戦略的な業務に集中できる時間を確保できます。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても比較的簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の在庫管理業務をよりスマートにしましょう。

とにかく早く試したい方へ

YoomにはAirtableで在庫情報を管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Airtableでレコードを検索し在庫情報を更新する

試してみる

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■概要
Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでの在庫管理業務で、メールからの手動更新を効率化したい方
・在庫情報の更新作業における入力ミスや転記漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
・ECサイト運営などで、在庫変動に関するメール連絡を起点とした更新作業を自動化したい方

■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858

詳細を見る 試してみる

Airtableで在庫管理を自動化する方法

普段お使いの様々なツールとAirtableを連携させ、在庫管理を自動化する具体的なテンプレートをご紹介します。この自動化により、手作業による更新の手間やミスを抑え、常に正確な在庫情報を維持することが可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください。

メールツールと連携してAirtableの在庫情報を更新する

Gmailなどで注文メールや出荷通知メールを受信した際に、その内容を基にAirtableの在庫レコードを自動で検索・更新することができるため、手動でのデータ入力作業が不要になり、リアルタイムでの正確な在庫管理につながります。

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Airtableでレコードを検索し在庫情報を更新する

試してみる

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■概要
Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでの在庫管理業務で、メールからの手動更新を効率化したい方
・在庫情報の更新作業における入力ミスや転記漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
・ECサイト運営などで、在庫変動に関するメール連絡を起点とした更新作業を自動化したい方

■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858

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Airtableの在庫情報を自動で更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、Airtableで該当のレコードを検索し在庫情報を自動で更新するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとAirtableのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とAirtableのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Airtableでレコードを検索し在庫情報を更新する

試してみる

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■概要
Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでの在庫管理業務で、メールからの手動更新を効率化したい方
・在庫情報の更新作業における入力ミスや転記漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
・ECサイト運営などで、在庫変動に関するメール連絡を起点とした更新作業を自動化したい方

■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858

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ステップ1：マイアプリ連携と準備

まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。

AirtableとYoomのマイアプリ連携をします。

 こちらは以下の手順をご参照ください。

 GmailとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートのコピー

ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Airtableでレコードを検索し在庫情報を更新する

試してみる

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■概要
Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでの在庫管理業務で、メールからの手動更新を効率化したい方
・在庫情報の更新作業における入力ミスや転記漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
・ECサイト運営などで、在庫変動に関するメール連絡を起点とした更新作業を自動化したい方

■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858

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以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ3：Gmailのトリガーを設定する

まず、特定のキーワードを含むメールを検出するトリガーを設定しましょう。
1つ目のフローを選択します。

Gmailアカウントを選択し、連携設定を行います。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。

テスト用のメールを用意します。
件名や本文にキーワード「TEST」を含めて送信しましょう。

トリガーの起動間隔と検索キーワードを設定しましょう。

• トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
• ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
• なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

ここでは「5分」ごとに「TEST」を含むメールを検出します。
設定後、「テスト」をクリックします。

テスト結果に取得データが表示されたら設定成功です。
「完了」をクリックして次に進みます。

ステップ4：AIテキスト抽出を設定する

次に、メール本文から注文情報を抽出しましょう。
2つ目のAIテキスト抽出フローを選択します。

抽出対象のテキストとして、Gmailトリガーから取得した「本文」を指定します。

抽出したい項目を設定します。
今回は「注文商品」と「個数」を抽出しましょう。
必要に応じて指示欄に「個数は数字のみ抽出してください」と入力します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、指定した項目が正しく抽出されたことを確認しましょう。
問題なければ「完了」をクリックします。

ステップ5：Airtableでレコードを検索する

続いて、抽出した注文商品をもとにAirtable内の対応するレコードを検索します。
3つ目のフローを選択します。

Airtableアカウントを連携し、「次へ」をクリックしてください。