・
「ECサイトからの注文メールを確認して、Airtableの在庫数を手動で更新するのが面倒…」
「手作業での在庫管理は、入力ミスや更新漏れのリスクがあって常に不安…」
このように、Airtableを使った在庫管理において、手作業による更新業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、注文メールの受信などをきっかけに、Airtable上の在庫情報を自動で更新できる仕組みがあれば、これらの作業から解放され、発注計画の策定やデータ分析といった、より戦略的な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても比較的簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の在庫管理業務をよりスマートにしましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAirtableで在庫情報を管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでの在庫管理業務で、メールからの手動更新を効率化したい方
・在庫情報の更新作業における入力ミスや転記漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
・ECサイト運営などで、在庫変動に関するメール連絡を起点とした更新作業を自動化したい方
■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Airtableで在庫管理を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとAirtableを連携させ、在庫管理を自動化する具体的なテンプレートをご紹介します。この自動化により、手作業による更新の手間やミスを抑え、常に正確な在庫情報を維持することが可能になります。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください。
メールツールと連携してAirtableの在庫情報を更新する
Gmailなどで注文メールや出荷通知メールを受信した際に、その内容を基にAirtableの在庫レコードを自動で検索・更新することができるため、手動でのデータ入力作業が不要になり、リアルタイムでの正確な在庫管理につながります。
■概要
Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでの在庫管理業務で、メールからの手動更新を効率化したい方
・在庫情報の更新作業における入力ミスや転記漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
・ECサイト運営などで、在庫変動に関するメール連絡を起点とした更新作業を自動化したい方
■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Airtableの在庫情報を自動で更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信した際に、Airtableで該当のレコードを検索し在庫情報を自動で更新するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Airtable／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでの在庫管理業務で、メールからの手動更新を効率化したい方
・在庫情報の更新作業における入力ミスや転記漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
・ECサイト運営などで、在庫変動に関するメール連絡を起点とした更新作業を自動化したい方
■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
AirtableとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
GmailとYoomのマイアプリ連携をします。
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableでの在庫管理業務で、メールからの手動更新を効率化したい方
・在庫情報の更新作業における入力ミスや転記漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
・ECサイト運営などで、在庫変動に関するメール連絡を起点とした更新作業を自動化したい方
■注意事項
・Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3：Gmailのトリガーを設定する
まず、特定のキーワードを含むメールを検出するトリガーを設定しましょう。
1つ目のフローを選択します。
Gmailアカウントを選択し、連携設定を行います。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト用のメールを用意します。
件名や本文にキーワード「TEST」を含めて送信しましょう。
トリガーの起動間隔と検索キーワードを設定しましょう。
ここでは「5分」ごとに「TEST」を含むメールを検出します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テスト結果に取得データが表示されたら設定成功です。
「完了」をクリックして次に進みます。
ステップ4：AIテキスト抽出を設定する
次に、メール本文から注文情報を抽出しましょう。
2つ目のAIテキスト抽出フローを選択します。
抽出対象のテキストとして、Gmailトリガーから取得した「本文」を指定します。
抽出したい項目を設定します。
今回は「注文商品」と「個数」を抽出しましょう。
必要に応じて指示欄に「個数は数字のみ抽出してください」と入力します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、指定した項目が正しく抽出されたことを確認しましょう。
問題なければ「完了」をクリックします。
ステップ5：Airtableでレコードを検索する
続いて、抽出した注文商品をもとにAirtable内の対応するレコードを検索します。
3つ目のフローを選択します。
Airtableアカウントを連携し、「次へ」をクリックしてください。
Airtableで管理している在庫データを用意します。
ここでは「タイトル」と「在庫数」を使用します。
接続先のベースIDとテーブルIDを入力します。
URLから取得できるIDをコピーして貼り付けましょう。
検索条件を設定しましょう。
検索フィールド名に「{タイトル}」を指定し、キーワードに抽出した「注文商品」を設定します。
必要に応じてソート条件やオフセットを確認します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テスト結果に対象レコードが表示されたら成功です。
取得した在庫数やレコードIDが確認できたら「完了」をクリックします。
ステップ6：四則演算で在庫数を計算する
続いて、取得した在庫数とメールで抽出した個数を用いて在庫を更新します。
4つ目のフロー「計算（四則演算）」を選択しましょう。
計算式を設定します。
入力後、「テスト」をクリックしてください。
テスト結果に新しい在庫数が表示されたら成功です。
「完了」をクリックして次に進みます。
ステップ7：Airtableのレコードを更新する
最後に、計算で得られた新しい在庫数をAirtableのレコードに反映します。
5つ目のフローを選択しましょう。
Airtableアカウントを選択し、「次へ」をクリックします。
接続先のベースIDとテーブルIDを入力してください。
URLから取得できるIDをコピーして貼り付けます。 
更新するレコードIDを指定しましょう。
ここでは前のステップで取得した「レコードIDの一覧」を使用します。
更新対象のフィールド名を「在庫数」とし、値に「計算後の値」を設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テスト結果に更新後の在庫数が反映されていることを確認しましょう。
「完了」をクリックして設定を保存します。
Airtableのテーブルに戻り、在庫数が新しい値に更新されていることを確認してください。
これで在庫更新の自動化フローが完成です！
最終的に、メールで受信した注文内容をもとにAirtableの在庫が自動的に1に更新されました。
これで一連の設定は完了です！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がAirtableを活用した在庫管理業務を自動化する方法でした。
Airtableを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、AirtableのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
これらのテンプレートを活用すると顧客や商品、受注、請求、契約、従業員などの情報をもとに、自動で各種ツールに自動登録したり、メール送信、請求書発行、契約書送付などを実行することができます。
これにより手作業を減らし、業務全体を効率化しヒューマンエラーを削減できるでしょう。
まとめ
Airtableと各種ツールを連携して在庫管理を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の確認や在庫数の更新といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。これにより、常に正確な在庫情報をリアルタイムで把握できるため、欠品や過剰在庫のリスクを低減させ、よりスムーズな店舗・EC運営が実現します。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で業務フローを構築できるので、もし自動化に関心があれば、こちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
よくある質問
Q：1通のメールに複数商品がある場合は？
A：AIで商品名・数量を一覧化し、ループ処理で「商品ごとに検索→在庫更新」を順番に実行します。例：3商品なら3回更新されます。ループ処理の手順
Q：注文商品がAirtableにない時の対処法は？
A：「検索結果0件」を分岐で検知し、通知や仮レコード作成など別経路に逃がせます。例：未登録商品を専用テーブルに自動追記します。分岐の設定
Q：もっとリアルタイムに在庫を反映できますか？
A：メール監視の間隔起動より、Webhook起動ならイベント受信直後にフローが動き即時反映できます。例：ECの注文確定と同時に在庫を減算。Webhook起動の違い
.avif)
