Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Airtableでレコードを検索し在庫情報を更新する

■概要

Airtableを活用した在庫管理は便利ですが、取引先からの入荷・出荷連絡などを都度メールで確認し、手作業で在庫数を更新する業務は手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをトリガーに、AIがメール内容を解析しAirtableのレコード情報を自動で更新するため、こうした在庫管理に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Airtableでの在庫管理業務で、メールからの手動更新を効率化したい方
• 在庫情報の更新作業における入力ミスや転記漏れをなくし、データの正確性を高めたい方
• ECサイト運営などで、在庫変動に関するメール連絡を起点とした更新作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailに届いた入荷・出荷連絡の内容をもとに在庫情報が自動で更新されるため、これまで手作業での確認や入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、数量の入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、在庫データの正確性を維持できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、在庫変動に関するメールを検知します。
3. 次に、オペレーションのAI機能で、受信したメール本文から商品名や数量といった必要なデータを抽出します。
4. 次に、オペレーションでAirtableの「レコードを検索する（キーワード検索）」アクションを設定し、抽出した情報を基に更新対象のレコードを特定します。
5. 次に、オペレーションの計算機能で、現在の在庫数とメールで届いた数量を元に計算します。
6. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを更新」アクションを設定し、計算結果を在庫数に反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、検知対象としたいメールに含まれるキーワード（例：「入荷連絡」「出荷完了」など）を任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、前段のGmailで取得したメール本文などを変数として利用し、抽出したい項目（商品コード、数量など）を自由に設定可能です。
• Airtableのレコード検索や更新アクションでは、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し、任意の項目に値を設定できます。
• 計算（四則演算）では、計算式に前段のAirtableから取得した在庫数などを変数として設定でき、入荷・出荷に応じた計算が可能です。

■注意事項

• Airtable、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858