【プログラミング不要】kintoneとMicrosoft Excelを連携して請求書作成を自動化する方法

kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する

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■概要
「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する」フローを利用すると、kintoneでの登録情報を基に請求書が自動生成されます。
あわせて生成ファイルをメール送信できるため、請求業務の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して顧客管理や受発注管理を行っている方
・Microsoft Excelで請求書を作成しているが、手作業での転記や送信作業をスピーディに効率化したい方
・請求書の発行プロセスを迅速に進め、作業ミスや漏れを削減したい方
・定型の請求書をMicrosoft Excelで作成している企業や担当者の方
・メールで取引先へ請求書を送信する業務を担当している方
・毎回の請求書発行やメール送付に時間がかかり、業務効率を改善したい方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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「kintoneで管理している案件情報をもとに、毎月Microsoft Excelで請求書を作成するのが面倒…」
「手作業での請求書作成は、金額や宛先の入力ミスが不安で、ダブルチェックにも時間がかかる…」

このように、kintoneとMicrosoft Excel間での請求データのやり取りや、請求書発行業務に手間や課題を感じていませんか？

もし、kintoneに登録された顧客情報や案件情報に基づいて、Microsoft Excelの請求書テンプレートへ自動でデータが転記され、さらには作成された請求書PDFを自動でメール送信までできれば、これらの悩みから解放され、経理業務の大幅な効率化はもちろん、より戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるはずです。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間も少ないです。
ぜひこの機会に自動化を導入して、毎月の請求書作成業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはkintoneとMicrosoft Excelを連携して請求書作成業務を自動化するテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する

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■概要
「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する」フローを利用すると、kintoneでの登録情報を基に請求書が自動生成されます。
あわせて生成ファイルをメール送信できるため、請求業務の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して顧客管理や受発注管理を行っている方
・Microsoft Excelで請求書を作成しているが、手作業での転記や送信作業をスピーディに効率化したい方
・請求書の発行プロセスを迅速に進め、作業ミスや漏れを削減したい方
・定型の請求書をMicrosoft Excelで作成している企業や担当者の方
・メールで取引先へ請求書を送信する業務を担当している方
・毎回の請求書発行やメール送付に時間がかかり、業務効率を改善したい方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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kintoneとMicrosoft Excelを連携する様々な自動化の方法

kintoneとMicrosoft Excel間で発生する請求書作成に関する様々なデータ連携を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、請求書作成にかかる工数の削減や、ヒューマンエラーの防止、さらには迅速な請求書発行によるキャッシュフローの改善にも貢献できるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！

kintoneのデータをMicrosoft Excelに連携し、請求書を自動作成する

kintoneに新しいレコードが登録、もしくはレコードのステータスが「請求書発行待ち」などに更新された場合に、その情報を基にMicrosoft Excelの請求書雛形へ自動でデータを転記し、請求書を作成、さらには指定された宛先へメールで自動送信するという、一連の請求書発行フローを自動化する基本的なフローです。

手作業によるデータ入力やファイル作成、メール送信といった定型業務から解放され、迅速かつ正確な請求書発行を実現できます！

kintoneで指定のステータスに更新されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する

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■概要
「kintoneで指定のステータスに更新されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する」ワークフローを利用すると、kintoneの進捗に応じた資料作成が自動化されます。
請求書作成の手間が省け、業務のスピードアップに役立ちます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理や案件管理を行っている方
・kintoneのレコードステータスに合わせて、迅速に請求書を作成・送付したい方
・手作業で請求書を作成しており、入力ミスや作業負担を減らしたいと考えている方
・Microsoft Excelを雛形として統一された形式の請求書を発行したい方
・請求書作成後の運用プロセス（共有・承認・送付など）をスピーディに回したい方
・複数の請求先や案件を同時に管理し、請求漏れや作成遅延を防止したい方

■注意事項
・kintone、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する

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■概要
「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する」フローを利用すると、kintoneでの登録情報を基に請求書が自動生成されます。
あわせて生成ファイルをメール送信できるため、請求業務の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して顧客管理や受発注管理を行っている方
・Microsoft Excelで請求書を作成しているが、手作業での転記や送信作業をスピーディに効率化したい方
・請求書の発行プロセスを迅速に進め、作業ミスや漏れを削減したい方
・定型の請求書をMicrosoft Excelで作成している企業や担当者の方
・メールで取引先へ請求書を送信する業務を担当している方
・毎回の請求書発行やメール送付に時間がかかり、業務効率を改善したい方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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kintoneの特定条件のデータをMicrosoft Excelに連携し、請求書を自動作成する

kintone内で特定の条件（例えば、特定のサービス種別や金額以上など）に合致するレコードが登録・更新された際にのみ、Microsoft Excelの雛形を利用して請求書を自動作成しメール送信するフローです。

より実務に即した柔軟な請求書発行の自動化を実現し、特定のタイミングや条件に応じた効率的な処理が可能になります！

kintoneで特定条件に合うレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する

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■概要
「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成する」ワークフローを利用すると、kintoneへのデータ登録後に請求書作成作業を自動化できます。
Microsoft Excelの雛形を使うため、書式の統一も容易になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務データや顧客情報を管理している方
・請求書の作成を定型フォーマット(雛形)で実施しているが、繰り返し手作業での作成に手間を感じている方
・データ入力から請求書発行までの作業をスピーディに進めたい方
・Microsoft Excel形式の請求書を顧客ごとに作成し、管理を効率化したい方
・ミスを最小限に抑えつつ、迅速に請求書発行業務を行いたい経理担当者や事務担当者
・請求業務を自動化して本来のコア業務に注力したいと考えている方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelで請求書を自動作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、kintoneに新しいレコードが登録された際に、その情報をもとにMicrosoft Excelの雛形を利用して請求書を自動作成し、さらに作成された請求書ファイルをメールで自動送信するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• kintoneとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• kintoneのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する

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■概要
「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する」フローを利用すると、kintoneでの登録情報を基に請求書が自動生成されます。
あわせて生成ファイルをメール送信できるため、請求業務の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して顧客管理や受発注管理を行っている方
・Microsoft Excelで請求書を作成しているが、手作業での転記や送信作業をスピーディに効率化したい方
・請求書の発行プロセスを迅速に進め、作業ミスや漏れを削減したい方
・定型の請求書をMicrosoft Excelで作成している企業や担当者の方
・メールで取引先へ請求書を送信する業務を担当している方
・毎回の請求書発行やメール送付に時間がかかり、業務効率を改善したい方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のkintoneとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

kintoneと検索します。
マイアプリ登録方法を確認し、連携をお願いします。

クライアントIDとクライアントシークレットは、以下のcybozu.com共通管理設定画面の赤枠部分です。
うまくいかない場合、ヘルプページを参照してください。

続いてMicrosoft Excelと検索します。

※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

GoogleフォームとMicrosoft Excelの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。

ステップ2:テンプレートのコピー

ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する

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■概要
「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する」フローを利用すると、kintoneでの登録情報を基に請求書が自動生成されます。
あわせて生成ファイルをメール送信できるため、請求業務の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを活用して顧客管理や受発注管理を行っている方
・Microsoft Excelで請求書を作成しているが、手作業での転記や送信作業をスピーディに効率化したい方
・請求書の発行プロセスを迅速に進め、作業ミスや漏れを削減したい方
・定型の請求書をMicrosoft Excelで作成している企業や担当者の方
・メールで取引先へ請求書を送信する業務を担当している方
・毎回の請求書発行やメール送付に時間がかかり、業務効率を改善したい方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。

OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

• 請求書に記載したい情報を入力できるkintoneアプリ。

• 請求書のひな形。

ステップ3:kintoneのトリガー設定

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を選択しましょう。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

この記事を参考に、アプリトリガーのWebhookイベント受信設定をしてください。

下記の画面が出てきたら、赤枠内にWebhookURLを設定しましょう。
通知を送信する条件や有効化も忘れずに!

kintoneのアプリに進み、テストレコードを追加しましょう。

フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにアプリ内容が表示されます。

アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に使用します！
ここまでできたら保存しましょう。

ステップ4:レコードを取得する設定

続いて「レコードを取得する」をクリックしましょう。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールします。

下記のように、アウトプットからデータベースの連携を行いましょう。

次に進み、取得したいレコードの条件を下記のように設定してください。

こちらもテストし、レコード情報がアウトプットに反映したら保存しましょう。

ステップ5:Microsoft Excelで書類を発行する設定

続いて「書類を発行する」をクリックします。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま下にスクロールしてください。

• ドライブID:該当欄をクリックすると表示される候補から、以下のように選択してください。

残りの項目も同様に設定します。

発行書類欄についても、以下のように設定しましょう。

次に進み、置換条件の設定を行ないます。
下記の画面が表示されたら、「置換条件を取得」をクリックしましょう。

置換後の文字列に該当項目を設定したらテストし、成功したら保存します。

ステップ6:メールを送る設定

続いて、生成した請求書を送付するため「メールを送る」をクリックします。

メール内容を設定していきます。
To以外は必要に応じて入力してください。

件名やメッセージ内容はアウトプットを利用して設定します。
赤枠がアウトプット利用箇所です。

次に進み、送信前確認をお願いします。

問題なければテストし、保存しましょう。

※テストを行うと、メールが送信されるのでご注意ください。
メールを確認してみます。

無事にメールが送られましたね。

ステップ7:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信されるかを確認してみましょう。

以上が「kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する」方法でした。

kintoneやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

kintoneやMicrosoft Excelを活用した自動化は、今回ご紹介したテンプレート以外にも様々な業務に応用可能です。

ここでは、他の自動化事例をいくつかご紹介します。
日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。

kintoneを使った便利な自動化例

Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する

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Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。

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Squareで決済が完了したらkintoneに登録する

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Squareで決済が完了したらkintoneに登録するフローです。

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kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知

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kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。

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kintoneの新規レコードをSansanに登録する

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■概要
「kintoneの新規レコードをSansanに登録する」ワークフローは、kintoneとSansan間の情報連携を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
kintoneで新しいレコードが作成された際に、その情報をSansanに自動で登録します。
これにより手動でのデータ入力を省略し二重管理や入力ミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとSansanを活用しているが、データ連携に手間を感じている担当者の方
・業務効率化を目指し、手動でのデータ入力を減らしたい企業のIT管理者の方
・kintoneで管理している情報をSansanに自動的に反映させたい営業チームの方
・データの一貫性を保ちつつ、業務フローを自動化したい経営者の方
‍
■注意事項
・kintone、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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DocuSignで契約が完了したらkintoneにレコードを追加する

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■概要
「DocuSignで契約が完了したら、kintoneにレコードを追加する」ワークフローは、データ入力作業を効率化してくれます。
完了した契約情報が自動で追加されるため、作業効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignを利用して契約書の締結を行っている方
・契約が完了した際のデータ管理を簡素にしたい方
・kintoneを利用して契約データを管理しているが、手動での入力に負担を感じている方
・迅速に契約完了情報をkintoneに反映させたい方
・業務プロセスの効率化を図りたい方
・スムーズな情報共有とデータ管理を実現したい企業担当者・チームマネージャー

■注意事項
・DocuSignとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

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Microsoft Excelを使った便利な自動化例

Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加する

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■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加する」フローは、ファイル管理とデータ整理を効率化する業務ワークフローです。
日々大量のファイルをSharePointに保存する際、各ファイルの情報をMicrosoft Excelに手動で入力するのは時間と手間がかかります。
このワークフローを利用すれば、Microsoft SharePointに新しいファイルが保存された瞬間に自動でMicrosoft Excelにファイル情報が書き込まれ、データ管理がスムーズになります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを活用して大量のファイルを管理しているIT担当者の方
・ファイル情報をMicrosoft Excelに手動で入力する作業に時間を取られているビジネスユーザー
・データの一貫性と正確性を保ちつつ、業務効率を向上させたいチームリーダー
・Microsoft Excelへのデータ書き込み作業を自動化したい経営者の方
・Yoomを活用して業務ワークフローを最適化したい方

■注意事項
・Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する

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HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。

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Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加

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Notionのデータベースにタスクが追加されたら、Microsoft Excelの任意のシートにも登録するフローです。

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Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する

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Salesforceの商談情報が登録されたら、Microsoft Excelに商談情報を追加するフローボットです。

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指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してMicrosoft Teamsに通知する

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■概要
指定日時にMicrosoft Excelから予算を取得してPDF発行後、Outlookで送付するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
・予算の使用状況を定期的にPDF化し関係者と共有している方
・予算情報をPDFとしてまとめる作業に時間がかかっている方
・PDFの発行やOutlookによるメール送付の作業を効率化したい方‍

■注意事項
・Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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まとめ

kintoneとMicrosoft Excelを連携させて請求書発行業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータの転記、請求書の作成、そしてメール送信といった一連の作業負荷を大幅に削減し、入力ミスや送付間違いといったヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、経理担当者や営業担当者は毎月の面倒な繰り返し作業から解放され、売上拡大や顧客満足度向上といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。

もしkintoneやMicrosoft Excelを用いた請求書業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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