kintoneで指定のステータスに更新されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する

■概要

kintoneでの案件管理において、特定のステータスに更新された後の請求書作成やメール送信といった一連の作業は、手動で行うと時間もかかり、入力ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneでレコードが指定のステータスに更新されると、Microsoft Excelの雛形を基に請求書を自動で作成し、取引先へメール送信するまでの一連のプロセスを自動化でき、業務の効率化と正確性の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとMicrosoft Excelを利用して請求書発行業務を行っている経理や営業担当者の方
• kintoneのステータス更新に連動した請求書送付プロセスの自動化を目指している方
• 手作業による請求書作成やメール送信の工数を削減し、ミスを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータス更新を起点に、請求書作成からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 請求情報の転記ミスやメールの送信漏れといった、手作業に伴うヒューマンエラーのリスクを低減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら」というアクションを設定します。この際、対象のアプリやどのステータスかを指定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、請求書作成に必要な顧客情報や金額などのデータを取得します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、事前に用意した請求書の雛形ファイルとステップ3で取得した情報をもとに、請求書ファイルを作成します。
5. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して、kintoneから取得した宛先情報に基づきメールを自動送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローでkintoneの「指定のステータスに更新されたら」トリガーを正確に機能させるためには、事前にご利用のkintoneアプリ側でWebhookの設定が必要です。Yoomが発行するWebhook URLをkintoneアプリに登録することで、ステータス変更のイベントをYoomが検知し、ワークフローが起動するようになります。この設定は、意図した自動化を実現するための重要なポイントとなります。