kintoneで特定条件に合うレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する

■概要

日々の業務でkintoneに顧客情報や案件情報を登録した後、Microsoft Excelで請求書を作成し、メールで送付する作業に手間を感じていませんか。手作業による入力ミスや、繰り返し作業による時間の浪費は、コア業務への集中を妨げる一因となりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneに特定条件のレコードが登録されると、Microsoft Excelの雛形から請求書を自動で作成し、指定された宛先にメールで送信するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとMicrosoft Excelを利用した請求書発行業務を効率化したいと考えている経理担当者の方
• 手作業による請求書作成やメール送信のミスを減らし、業務品質を高めたいと考えている営業担当者の方
• 定型的な請求業務から解放され、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えている中小企業の経営者の方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録をトリガーに、請求書作成からメール送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 請求情報の転記やメール作成時のヒューマンエラーを防ぎ、正確な請求書発行と確実な送付を実現し、信頼性の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーで、kintoneの「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、特定条件に合うレコードの登録を検知します。
3. オペレーションで、kintoneの「レコードが登録されたら」のアクションを設定し、トリガーで検知したレコード情報を処理の起点とします。
4. オペレーションで、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、請求書作成に必要な詳細情報を取得します。
5. オペレーションで、「分岐する」アクションを設定し、取得したレコード情報に基づいて処理の条件分岐を行います。
6. オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意した雛形とkintoneから取得した情報をもとに請求書を作成します。
7. オペレーションで、Yoomの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書を指定の宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローをkintoneで利用する場合、kintone側でのWebhook URLの設定が必要になります。Yoomのフローボット編集画面で発行されるWebhook URLをkintoneアプリの「設定」タブ内にある「Webhook」で正しく登録してください。
• kintoneのトリガー設定では、請求書発行の対象としたいレコードの条件を任意で設定してください。例えば、特定のステータスになった場合や、特定のフィールドに値が入力された場合など、業務に合わせて細かく指定することが可能です。
• Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、使用する請求書の雛形ファイルや、kintoneから取得した情報をExcelのどのセルにマッピングするかを正確に設定してください。
• Yoomの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、kintoneから取得した情報を活用して動的に設定することができます。例えば、担当者のメールアドレスや顧客名を自動で挿入することが可能です。