■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報が登録されるたびに、Microsoft Excelで請求書を作成し、手作業でメール送信する業務は、手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも気になりませんか？このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録を起点として、Microsoft Excelでの請求書自動作成、そしてメール送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft Excelを用いた請求書発行業務に手間を感じている経理担当者の方
- 請求書作成時のデータ転記ミスや送信漏れを防止したいと考えている営業担当の方
- 毎月の請求業務を効率化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録だけで請求書作成からメール送信までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- システムが正確に処理を行うため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintone機能を選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、対象のkintoneアプリを指定します。
- つづいて、オペレーションでkintone機能の「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excel機能の「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報と事前に用意したExcel雛形ファイルから請求書を作成します。
- 最後に、オペレーションでYoom機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガーを設定する際には、Yoomがkintoneのレコード登録イベントを検知できるよう、kintoneアプリ側でWebhookの設定を行い、Yoomで発行されるWebhook URLを登録する必要があります。
- Microsoft Excelの「書類を発行する」オペレーションでは、使用する請求書の雛形ファイルや、kintoneから取得したどの情報をExcelファイルのどこにマッピングするかを任意で設定してください。
- Yoom機能の「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
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