kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成してメールを送信する

■概要

kintoneに新しい顧客情報や案件情報が登録されるたびに、Microsoft Excelで請求書を作成し、手作業でメール送信する業務は、手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも気になりませんか？このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録を起点として、Microsoft Excelでの請求書自動作成、そしてメール送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとMicrosoft Excelを用いた請求書発行業務に手間を感じている経理担当者の方
• 請求書作成時のデータ転記ミスや送信漏れを防止したいと考えている営業担当の方
• 毎月の請求業務を効率化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneへのレコード登録だけで請求書作成からメール送信までが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• システムが正確に処理を行うため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintone機能を選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定し、対象のkintoneアプリを指定します。
3. つづいて、オペレーションでkintone機能の「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excel機能の「書類を発行する」アクションを設定し、取得したレコード情報と事前に用意したExcel雛形ファイルから請求書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでYoom機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• kintoneのトリガーを設定する際には、Yoomがkintoneのレコード登録イベントを検知できるよう、kintoneアプリ側でWebhookの設定を行い、Yoomで発行されるWebhook URLを登録する必要があります。
• Microsoft Excelの「書類を発行する」オペレーションでは、使用する請求書の雛形ファイルや、kintoneから取得したどの情報をExcelファイルのどこにマッピングするかを任意で設定してください。
• Yoom機能の「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。