Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する
試してみる
■概要
Squareでの支払いが発生するたび、請求書を作成しメールで送付する作業は、手間がかかるものです。特に手作業では、請求情報の入力ミスや送信漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をトリガーに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書の自動作成からGmailでのメール送信までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareを利用し、支払いごとにMicrosoft Excelで請求書を手作成している経理担当の方 請求書の作成からメール送付までの定型業務に追われ、他の業務に集中できない方 手作業による請求書関連のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの支払い発生後、請求書作成とメール送信が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 請求情報の転記やメール宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Square、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、指定した雛形ファイルとSquareからの支払い情報をもとに請求書を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Squareのトリガー設定では、フローが起動する支払いデータの取得間隔を任意で設定してください。 Microsoft Excelのオペレーション設定では、使用する請求書の雛形となるファイルを指定し、Squareからの支払い情報（アウトプット）を活用してファイル名やMicrosoft Excelで作成する書類の特定の文字列を動的に設定してください。 Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを固定値で入力するか、SquareやMicrosoft Excelのアウトプットを利用して動的に設定してください。 ■注意事項
Square、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
Squareで決済処理をした後、その都度Microsoft Excelを開いて請求書を作成するのが手間だと感じていませんか？
もし、Squareで新しい支払いが発生したタイミングで、あらかじめ用意しておいたMicrosoft Excelの請求書フォーマットに情報が自動で転記され、請求書が作成される
今回ご紹介する自動化の設定は、特別なITスキルがなくても簡単に設定でき、日々の請求書作成業務を格段に楽にできます！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Squareでの支払い情報を基にMicrosoft Excelで請求書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する
試してみる
■概要
Squareでの支払いが発生するたび、請求書を作成しメールで送付する作業は、手間がかかるものです。特に手作業では、請求情報の入力ミスや送信漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をトリガーに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書の自動作成からGmailでのメール送信までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareを利用し、支払いごとにMicrosoft Excelで請求書を手作成している経理担当の方 請求書の作成からメール送付までの定型業務に追われ、他の業務に集中できない方 手作業による請求書関連のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの支払い発生後、請求書作成とメール送信が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 請求情報の転記やメール宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Square、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、指定した雛形ファイルとSquareからの支払い情報をもとに請求書を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Squareのトリガー設定では、フローが起動する支払いデータの取得間隔を任意で設定してください。 Microsoft Excelのオペレーション設定では、使用する請求書の雛形となるファイルを指定し、Squareからの支払い情報（アウトプット）を活用してファイル名やMicrosoft Excelで作成する書類の特定の文字列を動的に設定してください。 Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを固定値で入力するか、SquareやMicrosoft Excelのアウトプットを利用して動的に設定してください。 ■注意事項
Square、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
SquareとMicrosoft Excelを連携する自動化の方法
SquareとMicrosoft Excelを連携させることで、請求書作成プロセスの多くを自動化でき、手作業によるデータ入力の手間や転記ミスを大幅に削減し、経理業務の正確性とスピードを向上させることが可能になります。
Squareの支払い情報を基にMicrosoft Excelで請求書を自動作成する
Squareで新しい支払いが発生した際に、その情報をMicrosoft Excelのテンプレートに自動で反映させて請求書を作成し、メールで送信したりGoogle Driveに保存するフローです。
Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する
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■概要
Squareでの支払いが発生するたび、請求書を作成しメールで送付する作業は、手間がかかるものです。特に手作業では、請求情報の入力ミスや送信漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をトリガーに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書の自動作成からGmailでのメール送信までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareを利用し、支払いごとにMicrosoft Excelで請求書を手作成している経理担当の方 請求書の作成からメール送付までの定型業務に追われ、他の業務に集中できない方 手作業による請求書関連のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの支払い発生後、請求書作成とメール送信が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 請求情報の転記やメール宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Square、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、指定した雛形ファイルとSquareからの支払い情報をもとに請求書を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Squareのトリガー設定では、フローが起動する支払いデータの取得間隔を任意で設定してください。 Microsoft Excelのオペレーション設定では、使用する請求書の雛形となるファイルを指定し、Squareからの支払い情報（アウトプット）を活用してファイル名やMicrosoft Excelで作成する書類の特定の文字列を動的に設定してください。 Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを固定値で入力するか、SquareやMicrosoft Excelのアウトプットを利用して動的に設定してください。 ■注意事項
Square、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、Google Driveに格納する
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■概要
Squareで新しい支払い情報が作成されるたびに、手作業でMicrosoft Excelの雛形に情報を転記し、請求書を作成してGoogle Driveに保存する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をきっかけに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書発行とGoogle Driveへの格納が自動化され、こうした課題を円滑に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareで決済を受け付け、Microsoft Excelで請求書を作成している経理担当者の方 請求書作成とGoogle Driveへの格納を手作業で行っており、非効率を感じている方 請求書発行業務の自動化により、人的ミスを減らしたいと考えている事業者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの支払い発生後、Microsoft Excelでの請求書作成とGoogle Driveへの保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータの転記ミスや、請求書の格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Square、Microsoft Excel、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。この際、Squareから取得したい支払い情報を指定します。 次に、オペレーションでYoomの「書類を発行する機能」を選択し、事前に準備したMicrosoft Excelの請求書雛形を指定します。トリガーで取得したSquareの支払い情報を、雛形内の対応する項目にマッピングします。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomの「書類を発行する機能」では、お使いのMicrosoft Excelの請求書雛形ファイルを任意で指定できます。また、Squareから取得した顧客ID、金額、日付などの情報を、雛形内の任意のセルに変数として設定することが可能です。 Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、作成された請求書を保存する先のフォルダを、ユーザーの管理体制に合わせて任意で設定できます。 ■注意事項
Square、Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで特定条件の支払いが発生した際にMicrosoft Excelで請求書を自動作成する
Squareで発生した支払いのうち、特定の金額以上であったり、特定の商品やサービスに関連する支払いであるなどの条件を満たした場合にのみ、Microsoft Excelのテンプレートを用いて請求書を自動作成しメールで送信するフローです。
Squareで特定条件の支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する
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■概要
Squareでの支払いはビジネスの成長に不可欠ですが、その後の請求書作成やメール送信を手作業で行うのは時間もかかり、ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。特にMicrosoft Excelの雛形への転記やGmailでの定型的なメール作成は、繰り返しの作業となりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareで特定の支払いが発生した際に、Microsoft Excelの雛形から請求書を自動で作成し、Gmail経由で指定の宛先に自動送信する一連の処理を自動化し、こうした課題を解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareでの支払い情報を基に、手作業で請求書作成とメール送信を行っている方 Microsoft Excelの雛形を用いた請求書発行業務の効率化を目指す経理担当者の方 請求書発行に伴うヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの支払い発生から請求書発行、メール送信までを自動化し、手作業の時間を削減します。 請求書作成時の転記ミスやメール送信時の宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Square、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定して、特定の条件で処理を分けられるようにします。 続いて、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、Microsoft Excelの雛形を利用して請求書を作成するアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、作成された請求書を指定の宛先に自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能の設定では、Squareから取得した支払い情報（例えば金額情報や商品情報など）に基づいて、請求書発行の要否や送信先を振り分けるなど、任意の条件を設定してください。 書類を発行する機能では、お使いのMicrosoft Excelの請求書雛形ファイルを指定し、Squareの支払い情報（顧客ID、金額、日付など）を請求書内の適切な箇所に変数としてマッピングしてください。 Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文にSquareの支払い情報や顧客情報などの変数を活用し、固定のメッセージと組み合わせてパーソナライズされたメールを作成できます。送信先のメールアドレスも自由に設定可能です。 ■注意事項
Square、Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareの支払いから請求書を自動作成しメールで送信するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Squareで新しい支払いが行われた際に、その情報をもとにMicrosoft Excelのテンプレートを使用して請求書を自動で作成し、指定したメールアドレスに送信する フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Square・Microsoft Excel・Gmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Squareのトリガー設定とMicrosoft Excelおよびメール送信のアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する
試してみる
■概要
Squareでの支払いが発生するたび、請求書を作成しメールで送付する作業は、手間がかかるものです。特に手作業では、請求情報の入力ミスや送信漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をトリガーに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書の自動作成からGmailでのメール送信までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareを利用し、支払いごとにMicrosoft Excelで請求書を手作成している経理担当の方 請求書の作成からメール送付までの定型業務に追われ、他の業務に集中できない方 手作業による請求書関連のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの支払い発生後、請求書作成とメール送信が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 請求情報の転記やメール宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Square、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、指定した雛形ファイルとSquareからの支払い情報をもとに請求書を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Squareのトリガー設定では、フローが起動する支払いデータの取得間隔を任意で設定してください。 Microsoft Excelのオペレーション設定では、使用する請求書の雛形となるファイルを指定し、Squareからの支払い情報（アウトプット）を活用してファイル名やMicrosoft Excelで作成する書類の特定の文字列を動的に設定してください。 Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを固定値で入力するか、SquareやMicrosoft Excelのアウトプットを利用して動的に設定してください。 ■注意事項
Square、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
ステップ1: Square・Microsoft Excel・Gmailのマイアプリ連携 まず、Yoomのアカウントにログインします。初めてのYoom
1. マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2. 入力欄からアプリ名で検索できます。
Squareのマイアプリ登録 では、さっそくSquareからマイアプリ登録していきましょう！
1. ログイン画面が表示されます。
Microsoft Excelのマイアプリ登録 Microsoft Excelも同じように検索して、アイコンをクリックします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
1.Microsoft 365にログインしている状態であれば、そのままマイアプリへの登録が完了します。 ログインしていない場合は、連携したいアカウントでサインインしてください。Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
Gmailのマイアプリ登録 最後に、Gmailを検索しましょう！
1. 以下の画面が表示されます。「Sign in with Google」 をクリックしてください。
2. 連携するアカウントを選んでください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
ステップ2：テンプレートをコピー 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する
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■概要
Squareでの支払いが発生するたび、請求書を作成しメールで送付する作業は、手間がかかるものです。特に手作業では、請求情報の入力ミスや送信漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をトリガーに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書の自動作成からGmailでのメール送信までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareを利用し、支払いごとにMicrosoft Excelで請求書を手作成している経理担当の方 請求書の作成からメール送付までの定型業務に追われ、他の業務に集中できない方 手作業による請求書関連のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの支払い発生後、請求書作成とメール送信が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 請求情報の転記やメール宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Square、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、指定した雛形ファイルとSquareからの支払い情報をもとに請求書を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Squareのトリガー設定では、フローが起動する支払いデータの取得間隔を任意で設定してください。 Microsoft Excelのオペレーション設定では、使用する請求書の雛形となるファイルを指定し、Squareからの支払い情報（アウトプット）を活用してファイル名やMicrosoft Excelで作成する書類の特定の文字列を動的に設定してください。 Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを固定値で入力するか、SquareやMicrosoft Excelのアウトプットを利用して動的に設定してください。 ■注意事項
Square、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ3:支払い（決済）が作成されたら起動するトリガーの設定 まず、一番上の「支払い（決済）が作成されたら」のアイコンをクリックします。
Squareと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。こちら で事前に確認してくださいね！
設定が終わったらテストのため、Squareの画面で支払いを作成しましょう。
アウトプットについて
ステップ4:請求書を作成する設定 次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報はプルダウンから選択しましょう。
各項目を設定していきます。
ファイルの保存場所： プルダウンで「OneDrive」か「SharePoint」か選択できます。今回は「OneDrive」を選択しています。
ドライブID、アイテムID、格納先のフォルダID： 入力欄をクリックすると以下のように候補が表示されるので、その中から選択しましょう。
出力ファイル名： 最初から設定されているので、特に変更する必要はありません。入力欄クリックすれば、Squareから取得した情報を引用することも可能です！
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
置換条件の設定 を行います。「書類を発行する」の設定方法 なお、今回は以下のような雛形を使用しています。
置換後の文字列と置換対象の文字列を選択していきましょう。 置換後の文字列は入力欄をクリックして、「支払い（決済）が作成されたら」や「日付」の欄から引用していきます。
設定が終わったらテストをクリックします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ちゃんと書類が発行されているか確認しておくと安心です。
ステップ5:メールを送る設定 最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
メール内容を設定していきます。
To の部分にはメールアドレスを入力しましょう。件名、本文 は編集欄をクリックすると、先ほど取得した情報が表示されます。ファイル名など、必要に応じて活用してくださいね。「メールを送付する」の設定方法
添付ファイルの箇所は、プルダウンから「取得した値を使用」か「ファイルをアップロード」か選べます。
メールのプレビューが表示されます。
画面に「テスト成功」と出たら、「保存する」を選択して設定を完了させましょう。
ステップ6:テストと確認 おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
以上が、Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する方法でした！
SquareとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SquareやMicrosoft ExcelのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Squareを使った便利な自動化例
Squareでの決済完了をトリガーに、サンクスメールを送信したり、顧客情報を登録したりできます。
Jotformの回答をもとに、Squareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
オンラインフォームのJotformで集めた顧客情報を、決済サービスのSquareに都度手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をきっかけに、Squareへ顧客情報を自動で登録できます。これにより、手作業による入力の手間や登録ミスをなくし、顧客管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Jotformで集めた顧客情報をSquareに手作業で登録しているご担当者の方 手作業でのデータ移行による入力ミスや、対応漏れを防止したいと考えている方 顧客管理に関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Jotformに回答が送信されると自動でSquareに顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での転記作業が不要になるので、入力情報の不備や登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、JotformとSquareをYoomと連携します。 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームに新しい回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで反応したフォームの回答内容を取得します。 最後に、オペレーションでSquareの「回答情報を取得」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに顧客情報を登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Jotformをトリガーとして設定する際、Yoomのフローボット編集画面で生成されるWebhook URLをコピーし、Jotformのフォーム設定内にあるWebhook連携の項目にペーストする必要があります。この設定を行うことで、フォームに新しい回答が送信されたタイミングを検知し、このワークフローが自動的に起動します。
Squareで支払いが発生したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Squareでの決済情報を、都度手作業で確認し、関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareでの決済情報を手作業で確認し、関係部署へ共有している経理や営業担当者の方 決済情報の共有漏れや遅延を防ぎ、迅速な顧客対応を実現したいと考えているチームリーダーの方 SquareとMicrosoft Teamsを日常的に利用しており、手入力による二度手間を解消したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの支払い発生をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮することができます。 手動での確認や転記作業が不要になるため、通知漏れや金額の誤認といったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SquareとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Squareから取得した情報を通知するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft Teamsへの通知は、任意のチームやチャネルに設定することが可能です。 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、Squareで取得した支払金額や顧客情報などのデータを変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Square、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信する
試してみる
■概要
Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを導入している店舗
・決済業務の効率化でSquareを利用している方
・オンラインサイトを運営している方
2.Outlookを利用している方
・Squareからの自動メールとは別にサンクスメールを送信したい方
・サンクスメールの送信を手動で行う方
■このテンプレートを使うメリット
Squareはオンラインサイトの決済にも対応しており、商品やサービスの販売を時間を問わず行うことができます。
このテンプレートを利用することで、Squareで支払いが完了するとOutlookから自動で購入者にサンクスメールを送信することができます。
また、宛先誤りによる誤送信も防止できるため、サンクスメールの送信を確実に行うことができます。
■注意事項
・SquareとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで決済が完了したらHubSpotに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Squareでの決済完了後、都度HubSpotへ顧客情報を手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの決済をトリガーにHubSpotへの顧客情報登録が自動で実行されるため、こうした課題を解消し、より迅速で正確な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Squareでの決済後、HubSpotへの顧客情報登録を手作業で行っている方 手作業によるデータ入力でのミスや、対応漏れをなくしたいと考えている方 決済から顧客管理までのフローを自動化し、業務効率を改善したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Squareでの決済完了後、HubSpotへの顧客情報登録が自動化されるため、手作業での入力にかかっていた時間を短縮できます。 システムが自動でデータを連携するので、手入力による登録情報の誤りや、顧客登録の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SquareとHubSpotをYoomと連携します。 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった決済情報をもとに顧客情報を取得します。 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前段で取得した顧客情報を連携してコンタクトを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
HubSpotでコンタクトを作成する際、登録する情報は柔軟にカスタマイズできます。Squareから取得した顧客名やメールアドレスなどを対応する項目に設定したり、「リードソース」などの項目に「Square決済」といった固定の値を設定することも可能です。 ■注意事項
SquareとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用している店舗・事業主
・Squareで発生した決済情報をGoogle スプレッドシートで一覧化・分析したい方
・決済情報をSquareとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の決済情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方
2.Squareの決済情報に基づいて業務を行う方
・決済情報をGoogle スプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・決済データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
・Squareの決済情報が更新されたら自動的にGoogle スプレッドシートに反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareはキャッシュレス決済をシンプルにする便利なツールですが、決済された商品情報を手作業でGoogleスプレッドシートに入力するのは、手入力ミスや情報の漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Squareで決済が完了したら商品情報がGoogleスプレッドシートのデータベースに自動で追加されます。これにより、手作業での入力作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な売上管理が可能になります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft Excelを使った便利な自動化例
他システムに登録されたタスクや商談情報をMicrosoft Excelに自動追加可能です！
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Microsoft Excelにファイル情報を追加する
試してみる
■概要
Microsoft SharePointに新しいファイルが格納されるたび、手作業でMicrosoft Excelの管理台帳にファイル情報を転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにファイルが格納されたことをきっかけに、ファイル名やURLといった情報を自動でMicrosoft Excelに追加できます。これにより、面倒な手作業から解放され、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft SharePointとMicrosoft Excelでファイル管理を行っている方 手作業によるファイル情報の転記に時間と手間がかかっている方 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
SharePointへのファイル追加をトリガーにExcelへ自動で情報が追加され、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「アプリトリガー」を設定して、特定のフォルダにファイルが作成されたことを検知するようにします。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル名やURLなどの情報を指定のファイル・シートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Microsoft SharePointのトリガー設定では、通知を受け取りたいサイトIDやフォルダIDを設定し、特定の場所でのみフローが起動するように指定します。 Microsoft Excelのオペレーション設定では、情報を追記したいファイルのドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲を任意で設定してください。 ■注意事項
Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Slackに投稿された内容をMicrosoft Excelに転記する
試してみる
■概要
Slackで共有された重要な情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記する際に手間や抜け漏れを感じていませんか？特に、報告や依頼など、記録が必要なコミュニケーションは正確に管理したいものです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿を検知し、投稿者やメッセージ内容などを自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに転記するため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackの投稿内容を手作業でMicrosoft Excelに転記し、業務報告書などを作成している方 複数人からの報告をSlackで受け、Microsoft Excelでタスクや進捗を管理しているチームリーダーの方 手作業による情報転記の時間を削減し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackにメッセージが投稿されると自動でMicrosoft Excelに転記されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackの「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」を設定し、監視対象のチャンネルを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を選択し、トリガーで取得したメッセージの内容などを指定のファイルに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Slackのトリガー設定では、どのチャンネルに投稿されたメッセージを自動化の対象とするか、任意でカスタマイズしてください。 Microsoft Excelのオペレーション設定では、投稿者名、メッセージ本文、投稿日時といったSlackの情報を、Excelファイルのどの列に転記するかを自由にマッピングできます。 ■注意事項
Slack、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelのシートにも追加
試してみる
■概要
Notionでタスク管理をしつつ、進捗状況などをMicrosoft Excelで別途管理している場合、二重入力の手間や転記ミスが発生しがちです。特に、複数のプロジェクトが同時に進行すると、情報の同期が追いつかなくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいタスクが登録されると、自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、手作業による運用の手間やミスを解消し、スムーズな情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとMicrosoft Excelを併用してタスク管理を行っている方 手作業でのデータ転記に時間がかかり、入力漏れなどのミスに課題を感じている方 チーム内の情報共有をより効率化し、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionにタスクを登録するだけでMicrosoft Excelにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ処理を実行できるようにします。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したタスクの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、取得した情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください。 Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、連携先のファイルやシートを任意で指定できます。また、追加する内容は、Notionから取得した情報を反映させるだけでなく、固定のテキストを組み合わせるなど自由に設定が可能です。 ■注意事項
Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定については、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して 」をご参照ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらMicrosoft Excelに情報を追加する
試してみる
◼️概要
Salesforceの商談オブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに自動的に商談情報を追加するフローボットです。
Salesforceに商談情報が追加されたら、その商談に紐づく取引先を検索し、Microsoft Excelのシートに情報を自動で書き込みます。
エクセルオンラインで商談情報を管理するシートを用意してご利用ください。
◼️注意事項
・Salesforceに商談情報が登録されてから、5~15分後にGoogleカレンダーに予定が登録されます。
・Salesforce、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・エクセルオンラインでご利用いただけます。（ローカルファイルでは利用できません。）
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zendeskでチケットが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・チケット情報をZendeskとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新のチケット情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方
・チケット情報をMicrosoft Excelに取り込み、詳細な分析を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポート業務を効率化するツールですが、発生するチケットを手作業でMicrosoft Excelのデータベースに転記する作業は、サポート担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。
このフローを導入することで、Zendeskで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースにチケット情報が自動的に追加されます。これにより、サポート担当者は手作業でのデータ入力から解放され、顧客対応など、より重要な業務に集中できます。
■注意事項
・Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ Squareの支払い情報とMicrosoft Excelを用いた請求書作成業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータの転記や請求書の発行、送付といった一連の作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも最小限に抑えることができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
