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Squareで決済処理をした後、その都度Microsoft Excelを開いて請求書を作成するのが手間だと感じていませんか？
Squareの支払い情報とMicrosoft Excelの請求書データを手作業で照合し、転記ミスがないか神経を使うのは大変ですよね……。
このように、SquareとMicrosoft Excelを用いた請求書作成業務において、手作業による情報入力や確認作業に、時間や労力を費やしている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Squareで新しい支払いが発生したタイミングで、あらかじめ用意しておいたMicrosoft Excelの請求書フォーマットに情報が自動で転記され、請求書が作成される</span>ようになれば、こうした手入力の手間やヒューマンエラーのリスクを大幅に削減し、経理業務の効率化はもちろん、より戦略的な業務に注力する時間を創出できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、特別なITスキルがなくても簡単に設定でき、日々の請求書作成業務を格段に楽にできます！
ぜひこの機会に自動化を取り入れて、業務プロセスを見直してみましょう！
Yoomには、Squareでの支払い情報を基にMicrosoft Excelで請求書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
SquareとMicrosoft Excelを連携させることで、請求書作成プロセスの多くを自動化でき、手作業によるデータ入力の手間や転記ミスを大幅に削減し、経理業務の正確性とスピードを向上させることが可能になります。
ここでは、Squareの支払い情報からMicrosoft Excelを使って請求書を自動作成する具体的なテンプレートを紹介していくので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Squareで新しい支払いが発生した際に、その情報をMicrosoft Excelのテンプレートに自動で反映させて請求書を作成し、メールで送信したりGoogle Driveに保存するフローです。
手作業での請求書作成業務をまるごと自動化し、業務効率を大幅に向上させます！
Squareで発生した支払いのうち、特定の金額以上であったり、特定の商品やサービスに関連する支払いであるなどの条件を満たした場合にのみ、Microsoft Excelのテンプレートを用いて請求書を自動作成しメールで送信するフローです。
条件に応じた柔軟な請求書発行業務の自動化を実現します！
それではここから代表的な例として、Squareで新しい支払いが行われた際に、その情報をもとにMicrosoft Excelのテンプレートを使用して請求書を自動で作成し、指定したメールアドレスに送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくSquareからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にSquareと入力するとSquareのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.ログイン画面が表示されます。
連携したいアカウントでログインしてください。
Microsoft Excelも同じように検索して、アイコンをクリックします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携時に認証エラーが発生することがあるので、事前にプラン内容を確認しておいてくださいね。
1.Microsoft 365にログインしている状態であれば、そのままマイアプリへの登録が完了します。
ログインしていない場合は、連携したいアカウントでサインインしてください。
詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ログインが終われば、Microsoft Excelのマイアプリ登録は完了です。
最後に、Gmailを検索しましょう！
1.以下の画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にSquare・Microsoft Excel・Gmailのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「支払い（決済）が作成されたら」のアイコンをクリックします。
Squareと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「支払い（決済）が作成されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認してくださいね！
どれにするか悩んだら、まずは一番短い時間で試してみるのがおすすめです！
設定が終わったらテストのため、Squareの画面で支払いを作成しましょう。
今回は以下のように作成しました。
作成が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Squareから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「書類を発行する」のアイコンをクリックします。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報はプルダウンから選択しましょう。
各項目を設定していきます。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
置換条件の設定を行います。
雛形書類の設定は以下のリンク先を参照して作成してください。
「書類を発行する」の設定方法
なお、今回は以下のような雛形を使用しています。
置換後の文字列と置換対象の文字列を選択していきましょう。
置換後の文字列は入力欄をクリックして、「支払い（決済）が作成されたら」や「日付」の欄から引用していきます。
設定が終わったらテストをクリックします。
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ちゃんと書類が発行されているか確認しておくと安心です。
最後に、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
メール内容を設定していきます。
Toの部分にはメールアドレスを入力しましょう。
件名、本文は編集欄をクリックすると、先ほど取得した情報が表示されます。ファイル名など、必要に応じて活用してくださいね。
なお、詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してください。
「メールを送付する」の設定方法
添付ファイルの箇所は、プルダウンから「取得した値を使用」か「ファイルをアップロード」か選べます。
今回は「取得した値を使用」の方を選択しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
メールのプレビューが表示されます。
内容を確認した後「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と出たら、「保存する」を選択して設定を完了させましょう。
あわせて、Gmail上でも反映されているか、軽く確認しておくと万全です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する方法でした！
今回ご紹介した連携以外でも、SquareやMicrosoft ExcelのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Squareでの決済完了をトリガーに、サンクスメールを送信したり、顧客情報を登録したりできます。
フォームに回答されたデータを基に、Squareに顧客情報を登録することもできますよ！
他システムに登録されたタスクや商談情報をMicrosoft Excelに自動追加可能です！
また、チャットツールに通知された内容をMicrosoft Excelに転記できるため、見返す際に便利です。
Squareの支払い情報とMicrosoft Excelを用いた請求書作成業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータの転記や請求書の発行、送付といった一連の作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも最小限に抑えることができます。</span>
これにより、経理担当者は煩雑なルーティンワークから解放され、月次決算の早期化や分析業務など、より戦略的で付加価値の高い業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし請求書作成業務の自動化や効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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