Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する

■概要

Squareでの支払いが発生するたび、請求書を作成しメールで送付する作業は、手間がかかるものです。特に手作業では、請求情報の入力ミスや送信漏れといった課題も起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をトリガーに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書の自動作成からGmailでのメール送信までを一気通貫で行い、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Squareを利用し、支払いごとにMicrosoft Excelで請求書を手作成している経理担当の方
• 請求書の作成からメール送付までの定型業務に追われ、他の業務に集中できない方
• 手作業による請求書関連のミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Squareでの支払い発生後、請求書作成とメール送信が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 請求情報の転記やメール宛先の設定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Square、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、指定した雛形ファイルとSquareからの支払い情報をもとに請求書を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Squareのトリガー設定では、フローが起動する支払いデータの取得間隔を任意で設定してください。
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、使用する請求書の雛形となるファイルを指定し、Squareからの支払い情報（アウトプット）を活用してファイル名やMicrosoft Excelで作成する書類の特定の文字列を動的に設定してください。
• Gmailのオペレーション設定では、送信先のメールアドレス、件名、本文などを固定値で入力するか、SquareやMicrosoft Excelのアウトプットを利用して動的に設定してください。

■注意事項

• Square、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765