Squareで特定条件の支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、メールで送信する

■概要

Squareでの支払いはビジネスの成長に不可欠ですが、その後の請求書作成やメール送信を手作業で行うのは時間もかかり、ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。特にMicrosoft Excelの雛形への転記やGmailでの定型的なメール作成は、繰り返しの作業となりがちです。このワークフローを活用すれば、Squareで特定の支払いが発生した際に、Microsoft Excelの雛形から請求書を自動で作成し、Gmail経由で指定の宛先に自動送信する一連の処理を自動化し、こうした課題を解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Squareでの支払い情報を基に、手作業で請求書作成とメール送信を行っている方
• Microsoft Excelの雛形を用いた請求書発行業務の効率化を目指す経理担当者の方
• 請求書発行に伴うヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Squareでの支払い発生から請求書発行、メール送信までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 請求書作成時の転記ミスやメール送信時の宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Square、Microsoft Excel、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定して、特定の条件で処理を分けられるようにします。
4. 続いて、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、Microsoft Excelの雛形を利用して請求書を作成するアクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、作成された請求書を指定の宛先に自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、Squareから取得した支払い情報（例えば金額情報や商品情報など）に基づいて、請求書発行の要否や送信先を振り分けるなど、任意の条件を設定してください。
• 書類を発行する機能では、お使いのMicrosoft Excelの請求書雛形ファイルを指定し、Squareの支払い情報（顧客ID、金額、日付など）を請求書内の適切な箇所に変数としてマッピングしてください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文にSquareの支払い情報や顧客情報などの変数を活用し、固定のメッセージと組み合わせてパーソナライズされたメールを作成できます。送信先のメールアドレスも自由に設定可能です。

■注意事項

• Square、Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。