Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Apolloでコンタクトを自動作成する
試してみる
■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するたびに、営業支援ツールであるApolloへ手作業でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信したことをきっかけに、メール本文からAI機能が情報を抽出し、Apolloへコンタクトを自動で作成するため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した見込み顧客情報をApolloへ手作業で登録している営業担当者
- メールからのコンタクト作成業務における時間短縮や入力ミスの削減を目指しているチームの方
- 営業プロセスの自動化を推進し、より戦略的な業務へ注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定ラベルのメールを受信するだけで、Apolloへのコンタクト作成が自動的に行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- AI機能がメール本文から必要な情報を抽出してApolloに登録するため、手作業によるデータ転記時の入力間違いや情報の漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携画面にて、GmailとApolloそれぞれのアカウントを連携させます。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から、Apolloでコンタクトを作成するために必要な情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」アクションを設定し、前のステップでAI機能が抽出した情報を各項目にマッピングして、新しいコンタクトを自動で作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、自動化の起点としたいメールに付与するラベルの種類は、ユーザーの運用に合わせて任意で指定することが可能です。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するか（例：役職、電話番号、問い合わせ内容など）を、ユーザーのニーズに応じて柔軟にカスタムできます。
- Apolloの「コンタクトを作成」アクションで設定する各項目には、AI機能で抽出したデータを動的に割り当てるだけでなく、固定の値を入力したり、Yoomの他の機能で取得した情報を組み合わせたりするなど、より詳細なカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
リードジェネレーション活動において、「様々なチャネルから得られる見込み顧客情報を手作業でリスト化するのが大変」「データの入力ミスや更新漏れが多く、最新の営業リストを維持できない…」といった悩みを抱えていませんか？
貴重なリード情報が社内の異なるツールに散在し、営業担当者が必要な情報へ迅速にアクセスできず、機会損失に繋がっているケースもあるかもしれません。
もし、問い合わせメールやフォームの回答、さらには広告キャンペーンなどから得られるリード情報を自動的に集約し、常に最新の営業リストとして一元管理できる仕組みがあれば、これらの課題から解放され、営業チームはより質の高いアプローチに集中し、成果を最大化できるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能で、日々のリード管理業務にかかる手間と時間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入して、営業活動の効率を飛躍的に高めましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはメールから見込み客情報を抽出し、営業リストを自動で作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Apolloでコンタクトを自動作成する
試してみる
■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するたびに、営業支援ツールであるApolloへ手作業でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信したことをきっかけに、メール本文からAI機能が情報を抽出し、Apolloへコンタクトを自動で作成するため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した見込み顧客情報をApolloへ手作業で登録している営業担当者
- メールからのコンタクト作成業務における時間短縮や入力ミスの削減を目指しているチームの方
- 営業プロセスの自動化を推進し、より戦略的な業務へ注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定ラベルのメールを受信するだけで、Apolloへのコンタクト作成が自動的に行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- AI機能がメール本文から必要な情報を抽出してApolloに登録するため、手作業によるデータ転記時の入力間違いや情報の漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携画面にて、GmailとApolloそれぞれのアカウントを連携させます。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から、Apolloでコンタクトを作成するために必要な情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」アクションを設定し、前のステップでAI機能が抽出した情報を各項目にマッピングして、新しいコンタクトを自動で作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、自動化の起点としたいメールに付与するラベルの種類は、ユーザーの運用に合わせて任意で指定することが可能です。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するか（例：役職、電話番号、問い合わせ内容など）を、ユーザーのニーズに応じて柔軟にカスタムできます。
- Apolloの「コンタクトを作成」アクションで設定する各項目には、AI機能で抽出したデータを動的に割り当てるだけでなく、固定の値を入力したり、Yoomの他の機能で取得した情報を組み合わせたりするなど、より詳細なカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
リードジェネレーションを自動化する連携パターン
リードジェネレーションのプロセスを自動化することで、手作業によるデータ入力の負担を軽減し、ヒューマンエラーを防ぎながら、効率的に質の高いリードを獲得できます。
ここでは、様々なツールを起点としたリードジェネレーション自動化の具体的な例を紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メール情報を活用してリードを自動生成する
Gmailなどのメールツールで特定の条件に合致するメールを受信した際に、その情報を基にApolloのような営業エンゲージメントプラットフォームへ自動でコンタクト情報を作成するフローです。
問い合わせや資料請求メールからのリード登録作業を効率化し、迅速なアプローチを実現しましょう！
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Apolloでコンタクトを自動作成する
試してみる
■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するたびに、営業支援ツールであるApolloへ手作業でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信したことをきっかけに、メール本文からAI機能が情報を抽出し、Apolloへコンタクトを自動で作成するため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した見込み顧客情報をApolloへ手作業で登録している営業担当者
- メールからのコンタクト作成業務における時間短縮や入力ミスの削減を目指しているチームの方
- 営業プロセスの自動化を推進し、より戦略的な業務へ注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定ラベルのメールを受信するだけで、Apolloへのコンタクト作成が自動的に行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- AI機能がメール本文から必要な情報を抽出してApolloに登録するため、手作業によるデータ転記時の入力間違いや情報の漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携画面にて、GmailとApolloそれぞれのアカウントを連携させます。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から、Apolloでコンタクトを作成するために必要な情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」アクションを設定し、前のステップでAI機能が抽出した情報を各項目にマッピングして、新しいコンタクトを自動で作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、自動化の起点としたいメールに付与するラベルの種類は、ユーザーの運用に合わせて任意で指定することが可能です。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するか（例：役職、電話番号、問い合わせ内容など）を、ユーザーのニーズに応じて柔軟にカスタムできます。
- Apolloの「コンタクトを作成」アクションで設定する各項目には、AI機能で抽出したデータを動的に割り当てるだけでなく、固定の値を入力したり、Yoomの他の機能で取得した情報を組み合わせたりするなど、より詳細なカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォーム回答からリードを自動生成する
ウェブサイトの問い合わせフォームやイベント申し込みフォームなどから送信された回答内容をトリガーとして、HubSpotのようなCRMツールに新しいコンタクト情報を自動で登録。
手作業でのデータ移行の手間を省き、リード情報を即座に営業活動へ活かせます。
フォームの回答をもとに、HubSpotでコンタクトを自動作成する
試してみる
■概要
フォームからの問い合わせやイベント申し込みなど、様々な場面でフォームの回答を得る機会があるものの、その情報をHubSpotへ手作業で入力するのは手間がかかり、入力漏れやミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信された際に、その回答内容をもとにHubSpotへコンタクト情報を自動で作成し、顧客情報の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからのリード情報をHubSpotで管理しているマーケティング担当者の方
- 手作業でのデータ入力による時間的コストやミスを削減したい方
- 顧客情報の一元管理と迅速な対応を目指す営業チームのリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答があった際に、HubSpotへのコンタクト作成が自動化されるため、これまで手作業で行っていた入力時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高められます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomにHubSpotアカウントを連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトの作成」アクションを設定します。フォームトリガーで取得した回答データをマッピングし、HubSpotに新しいコンタクトとして登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーで設定するフォームには、HubSpotに登録したい情報（氏名、会社名、メールアドレス、電話番号など）を質問項目として自由に設定してください。
- HubSpotの「コンタクトの作成」オペレーションでは、フォームで取得した値をどのHubSpotのプロパティにマッピングするかを指定します。特定の項目に固定値を入力したり、フォームの回答を変数として動的に埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
広告プラットフォームのリード情報を自動連携する
Meta広告で獲得したリード情報を、SalesforceなどのCRMツールに自動で追加することも。
広告キャンペーンの成果をリアルタイムに営業チームへ共有し、リードへのアプローチ速度を高めることができるため、広告効果の最大化に繋がります。
Meta広告（Facebook）でリード情報が作成されたら、Salesforceにも自動追加する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報を、都度Salesforceに手入力していませんか？その作業は時間がかかり、入力ミスも起こりやすいものです。また、迅速なフォローアップが求められる中で、データ入力の遅れは機会損失にも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Meta広告（Facebook）で新しいリード情報が作成されると同時に、Salesforceへ自動でレコードが追加され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Meta広告（Facebook）とSalesforce間で、リード情報の手入力に手間を感じている方
- 広告の成果を迅速に営業活動へ繋げたいマーケティング担当者の方
- データ入力の正確性を高め、営業効率を改善したいと考えているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Meta広告（Facebook）のリード情報が自動でSalesforceに追加されるため、手作業によるデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手動での転記作業がなくなることで、入力ミスや情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Meta広告（Facebook）とSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMeta広告（Facebook）を選択し、「リード情報が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、Meta広告（Facebook）から取得した情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの「レコードを追加する」アクション設定では、リード情報を追加したいオブジェクト（例：リードオブジェクトや取引先責任者オブジェクトなど）を任意で指定してください。
- Meta広告（Facebook）から取得したどの情報を、Salesforceのどの項目（フィールド）に対応付けるかについては、ユーザーのSalesforceの設計に合わせて詳細に設定する必要があります。
■注意事項
- Meta広告（Facebook）、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
GmailとApolloを連携してリード情報を自動登録するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Gmailで特定ラベルのメールを受信した際に、そのメール情報を基にApolloにコンタクト情報を自動で作成・登録する」フローを解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ApolloとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- トリガーとなるメールと各アクション（データ抽出・コンタクト作成）の設定
- フロー稼働の準備
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Apolloでコンタクトを自動作成する
試してみる
■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するたびに、営業支援ツールであるApolloへ手作業でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信したことをきっかけに、メール本文からAI機能が情報を抽出し、Apolloへコンタクトを自動で作成するため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した見込み顧客情報をApolloへ手作業で登録している営業担当者
- メールからのコンタクト作成業務における時間短縮や入力ミスの削減を目指しているチームの方
- 営業プロセスの自動化を推進し、より戦略的な業務へ注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定ラベルのメールを受信するだけで、Apolloへのコンタクト作成が自動的に行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- AI機能がメール本文から必要な情報を抽出してApolloに登録するため、手作業によるデータ転記時の入力間違いや情報の漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携画面にて、GmailとApolloそれぞれのアカウントを連携させます。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から、Apolloでコンタクトを作成するために必要な情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」アクションを設定し、前のステップでAI機能が抽出した情報を各項目にマッピングして、新しいコンタクトを自動で作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、自動化の起点としたいメールに付与するラベルの種類は、ユーザーの運用に合わせて任意で指定することが可能です。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するか（例：役職、電話番号、問い合わせ内容など）を、ユーザーのニーズに応じて柔軟にカスタムできます。
- Apolloの「コンタクトを作成」アクションで設定する各項目には、AI機能で抽出したデータを動的に割り当てるだけでなく、固定の値を入力したり、Yoomの他の機能で取得した情報を組み合わせたりするなど、より詳細なカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※事前準備
Yoomとの連携用APIをApolloに作成しておきましょう。
-
Apolloにログイン後、管理画面から「API keys」にアクセス。
- 「Create new key」をクリック。
- 「Name」と「Description」に任意の名称と説明を設定します。
- 「APIs」のプルダウンから全ての項目にチェックを入れてください。
- 「Criate API key」をクリック。
- API keysの一覧に新しいAPIが追加されます。
発行されたAPI keyはマイアプリ連携で使用するため、コピーしておいてください。
ステップ1：ApolloとGmailのマイアプリ連携
先ずは、Yoomと連携させたいApolloアカウントとGmailアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
- Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
- マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
- アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではApollo）を検索して選択。
- アプリ一覧画面でApolloを選択して検索。
- 「アカウント名」に任意の管理用名称を設定。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
- 「アクセストークン」に、事前準備でコピーしたAPI keyを設定。
- 「追加」をクリック。
マイアプリ画面にApolloが追加されていることを確認してください。
続けて、Gmailも連携していきましょう。
- アプリ一覧画面でGmailを選択して検索。
- 「Sign in with Google」をクリック。
- Googleのログイン画面に移ります。
トリガーとなるGmailに紐づくアカウントを選択してください。
- 内容を確認し、「次へ」をクリック。
- YoomからGoogleへのアクセス権限の内容を確認し、「続行」をクリック。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
- マイアプリ画面に戻ります。
Gmailも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Apolloでコンタクトを自動作成する
試してみる
■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するたびに、営業支援ツールであるApolloへ手作業でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信したことをきっかけに、メール本文からAI機能が情報を抽出し、Apolloへコンタクトを自動で作成するため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した見込み顧客情報をApolloへ手作業で登録している営業担当者
- メールからのコンタクト作成業務における時間短縮や入力ミスの削減を目指しているチームの方
- 営業プロセスの自動化を推進し、より戦略的な業務へ注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定ラベルのメールを受信するだけで、Apolloへのコンタクト作成が自動的に行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- AI機能がメール本文から必要な情報を抽出してApolloに登録するため、手作業によるデータ転記時の入力間違いや情報の漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携画面にて、GmailとApolloそれぞれのアカウントを連携させます。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から、Apolloでコンタクトを作成するために必要な情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」アクションを設定し、前のステップでAI機能が抽出した情報を各項目にマッピングして、新しいコンタクトを自動で作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、自動化の起点としたいメールに付与するラベルの種類は、ユーザーの運用に合わせて任意で指定することが可能です。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するか（例：役職、電話番号、問い合わせ内容など）を、ユーザーのニーズに応じて柔軟にカスタムできます。
- Apolloの「コンタクトを作成」アクションで設定する各項目には、AI機能で抽出したデータを動的に割り当てるだけでなく、固定の値を入力したり、Yoomの他の機能で取得した情報を組み合わせたりするなど、より詳細なカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：トリガーとなるメールの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（メール受信）を設定していきます。
- Gmailの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
例）問い合わせラベルのメールを受信したら
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くコンタクト作成が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「ラベル」にトリガーとなるメールのラベルを設定。
入力欄をクリックすると、連携しているGmailアカウントのラベルから候補が表示されますので、対象となるラベルを選択してください。
検索欄にラベル名を入れることで候補が絞られます。
参照）受信メールのラベル付け
- テスト用に、顧客情報を含むメールを連携しているGmailアカウントに送信します。
※ 受信するメールの例
- フローボットに戻り、「テスト」をクリック。
※ 直近1時間以内に指定したラベルのメールを受信していない場合はテストに失敗します。
- テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーとなるメールの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：顧客情報の抽出
受信メールの情報から、コンタクト作成に使用するデータを抽出していきます。
- AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 目的に応じて「変換タイプ」を選択。
データを抽出するテキストの文字数によってタスク数が変わります。
長文テキストからデータを抽出する場合には「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。
- 「次へ」をクリック。
- 「対象のテキスト」にはデフォルトで、受信メールから取得した「本文」が設定されています。
- 「抽出したい項目」に、コンタクト作成で使用する値を設定。
「名」「姓」「会社名」「メール」はApolloのコンタクト作成での必須項目です。
- 必要に応じて「指示内容」に抽出時の指示を設定。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック
- テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目が対象のテキストから抽出され、「取得した値」に追加されます。
※ 期待する値が抽出されていない場合には、「抽出したい項目」の名称や「指示内容」を変更して再度お試しください。
- ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：コンタクトの作成
抽出したデータを用いて、Apolloのコンタクトを作成しましょう。
- Apolloの「コンタクトを作成」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 各項目に、ステップ4で抽出したデータを設定していきます。
入力欄クリック時に表示されるデータ抽出メニューから、対応する項目を選択してください。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、Apolloにコンタクトが作成されます。
※ 作成されるコンタクトの例
- 指定した通りにコンタクトが作成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ6：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
指定したラベルに振り分けられるメールを送信し、メールの情報を元にコンタクトが作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
リード管理に関するその他の自動化例
今回ご紹介したリード管理以外でも、他のシステムを使用してリードジェネレーションを自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Googleフォームに回答があったら、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要
Webサイトの問い合わせなどでGoogleフォームを活用しているものの、回答があるたびにSalesforceへ手入力するのは手間がかかり、入力漏れやミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その情報を基にSalesforceへ自動でリードを登録するため、こうした手作業の負担を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとSalesforce間のデータ手入力に手間を感じている方
- 問い合わせからのリード登録を迅速化し、機会損失を防ぎたい営業担当者の方
- 手作業による転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、自動でSalesforceにリードが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに新しい回答があったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択して「リードを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したい特定のフォームIDを指定できます。
- Salesforceのオペレーション設定では、登録するリードの所有者IDや、自社のマイドメインURLを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Gmailの受信内容をもとに、Salesforceに新規リードを作成する
試してみる
■概要
Webサイトからの問い合わせなど、Gmailで受信したお客様からの連絡を手作業でSalesforceに転記していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を読み取りSalesforceへ新規リードとして登録するため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した問い合わせを手動でSalesforceに登録している営業・マーケティング担当者の方
- リード情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ精度を向上させたいと考えているマネージャーの方
- リード獲得から管理までのプロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにSalesforceへのリード登録が自動化されるため、手作業での転記業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件のメールを受信した際にフローが起動するように設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から会社名や担当者名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「アプリと連携する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新規リードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。
- AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Salesforceのオペレーション設定では、登録するリードの所有者IDや、自社のマイドメインURLを設定してください。
■注意事項
- Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceにリードが作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Salesforceにリードオブジェクトにレコードが登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・Salesforceで管理しているリードをHubSpotにも自動で反映させ、営業活動を効率化したいチーム
・リード情報を一元管理し、迅速なフォローアップを行いたいチーム
2.マーケティングチーム
・Salesforceで取得したリード情報をHubSpotで活用し、マーケティングキャンペーンやリードナーチャリングを強化したいチーム
・リードの行動履歴を基に、パーソナライズされたマーケティング戦略を実施したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・Salesforceのリード情報をHubSpotにも共有し、顧客対応の一貫性を保ちたいチーム
・リードから顧客への変換プロセスをスムーズに管理したいチーム
■このテンプレートを使う
・リードデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
・Salesforceにリードが登録されるたびに自動でHubSpotにコンタクトを作成することで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・HubSpot、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
リードジェネレーションのプロセスを自動化することで、これまで手作業で行っていた様々なチャネルからのリード情報の収集、リスト化、そして関連システムへの登録といった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できます。
営業担当者は煩雑な事務作業から解放され、より戦略的なアプローチや顧客との関係構築といったコア業務に集中できる環境が整い、営業成果の向上に繋がるでしょう！
今回ご紹介した業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしリードジェネレーションの自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
