■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するたびに、営業支援ツールであるApolloへ手作業でコンタクト情報を登録する作業に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は時間を要するだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信したことをきっかけに、メール本文からAI機能が情報を抽出し、Apolloへコンタクトを自動で作成するため、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した見込み顧客情報をApolloへ手作業で登録している営業担当者
- メールからのコンタクト作成業務における時間短縮や入力ミスの削減を目指しているチームの方
- 営業プロセスの自動化を推進し、より戦略的な業務へ注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定ラベルのメールを受信するだけで、Apolloへのコンタクト作成が自動的に行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- AI機能がメール本文から必要な情報を抽出してApolloに登録するため、手作業によるデータ転記時の入力間違いや情報の漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携画面にて、GmailとApolloそれぞれのアカウントを連携させます。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から、Apolloでコンタクトを作成するために必要な情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」アクションを設定し、前のステップでAI機能が抽出した情報を各項目にマッピングして、新しいコンタクトを自動で作成するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、自動化の起点としたいメールに付与するラベルの種類は、ユーザーの運用に合わせて任意で指定することが可能です。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するか（例：役職、電話番号、問い合わせ内容など）を、ユーザーのニーズに応じて柔軟にカスタムできます。
- Apolloの「コンタクトを作成」アクションで設定する各項目には、AI機能で抽出したデータを動的に割り当てるだけでなく、固定の値を入力したり、Yoomの他の機能で取得した情報を組み合わせたりするなど、より詳細なカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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