「Zoho CRMに入力した予定を、普段使っているカレンダーアプリにも手動で登録している…」
「違うアプリに同じ情報を入力するのが手間だ…」
このように、Zoho CRMに入力した情報を他のツールへ連携する際の手作業に、非効率さや煩わしさを感じていませんか？
もし、Zoho CRMで予定が作成された際に、Outlookなどのカレンダーへ自動で予定を同期できる仕組みがあれば、これらの手作業による二度手間や情報共有の遅れといった悩みから解放されます。
さらに、より生産性の高い営業活動に集中できる時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に設定できて、日々の業務負担を削減します。
ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho CRMのデータを他のツールと連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoho CRMで予定が作成されたら、Webhookを使ってOutlookのカレンダーに同期する
試してみる
■概要
Zoho CRMで管理している顧客との予定を、個人のOutlookカレンダーへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れや二重登録といったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Zoho CRMのWebhook機能を活用し、新しい予定が作成されると自動でOutlookのカレンダーに同期します。手作業による予定管理の煩雑さを解消し、よりスムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとOutlookを併用しており、予定の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- Zoho CRMのWebhook機能を活用し、リアルタイムなデータ連携の自動化を検討している方
- 顧客情報とスケジュール管理を連携させ、営業活動の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMで予定が作成されると自動でOutlookカレンダーへ同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なスケジュール管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「予定が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「予定を取得」アクションを設定し、トリガーで受け取った情報をもとに予定の詳細データを取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、取得した予定情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、ご利用のZohoドメインや、Webhook通知を受け取るチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Outlookでイベントを登録するアクションでは、件名や本文、日時などの各項目に、前段のZoho CRMから取得した情報を変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Zoho CRM、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zoho CRMの予定をOutlookカレンダーに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoho CRMで予定が作成された際に、Webhookを利用してOutlookのカレンダーへ自動で同期するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zoho CRMとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoho CRMのトリガーおよびアクション設定とOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoho CRMで予定が作成されたら、Webhookを使ってOutlookのカレンダーに同期する
試してみる
■概要
Zoho CRMで管理している顧客との予定を、個人のOutlookカレンダーへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れや二重登録といったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Zoho CRMのWebhook機能を活用し、新しい予定が作成されると自動でOutlookのカレンダーに同期します。手作業による予定管理の煩雑さを解消し、よりスムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとOutlookを併用しており、予定の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- Zoho CRMのWebhook機能を活用し、リアルタイムなデータ連携の自動化を検討している方
- 顧客情報とスケジュール管理を連携させ、営業活動の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMで予定が作成されると自動でOutlookカレンダーへ同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なスケジュール管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「予定が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「予定を取得」アクションを設定し、トリガーで受け取った情報をもとに予定の詳細データを取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、取得した予定情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、ご利用のZohoドメインや、Webhook通知を受け取るチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Outlookでイベントを登録するアクションでは、件名や本文、日時などの各項目に、前段のZoho CRMから取得した情報を変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Zoho CRM、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Zoho CRMとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Zoho CRMとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
OutlookとYoomのマイアプリ連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Zoho CRMで予定が作成されたら、Webhookを使ってOutlookのカレンダーに同期する
試してみる
■概要
Zoho CRMで管理している顧客との予定を、個人のOutlookカレンダーへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れや二重登録といったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Zoho CRMのWebhook機能を活用し、新しい予定が作成されると自動でOutlookのカレンダーに同期します。手作業による予定管理の煩雑さを解消し、よりスムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとOutlookを併用しており、予定の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- Zoho CRMのWebhook機能を活用し、リアルタイムなデータ連携の自動化を検討している方
- 顧客情報とスケジュール管理を連携させ、営業活動の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMで予定が作成されると自動でOutlookカレンダーへ同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なスケジュール管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoho CRMをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「予定が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでZoho CRMの「予定を取得」アクションを設定し、トリガーで受け取った情報をもとに予定の詳細データを取得します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、取得した予定情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMのトリガー設定では、ご利用のZohoドメインや、Webhook通知を受け取るチャネルIDなどを任意で設定してください。
- Outlookでイベントを登録するアクションでは、件名や本文、日時などの各項目に、前段のZoho CRMから取得した情報を変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Zoho CRM、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Zoho CRMのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「予定が作成されたら（Webhook）」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Zoho CRMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Zohoドメイン
チャネルID
それぞれ注釈に沿って入力してください。
Zoho CRMでWebhook連携を開始するため、まずは接続確認を行います。
「WebhookURLを登録」をクリックして、YoomがZoho CRMからWebhookを正しく受け取れるか確認しましょう。
Zoho CRMとYoomのWebhook接続に問題なければ、以下のように「WebhookURLの登録に成功しました」のメッセージが表示されます。
確認できたら「次へ」をクリックしましょう。
接続確認ができたら、次は実際にWebhookを起動させるための事前準備を行います。
テスト用に、Zoho CRMで予定を作成しておきましょう。
今回は以下の内容で作成しました。
