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「フォームから問い合わせがあるたびに、顧客情報をZoho CRMへ手入力するのが面倒…」
「手作業での転記のせいで、入力ミスや対応漏れが発生してしまい困っている…」
このように、フォームで獲得した顧客情報の管理に手間や課題を感じていませんか？
もしフォームが送信された際にその内容を見込み客としてZoho CRMへ自動登録する仕組みがあれば、面倒な入力作業やヒューマンエラーから解放されますね。
これにより、顧客への迅速なアプローチに集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはフォームで獲得した顧客情報をZoho CRMに登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームが送信されたらZoho CRMに見込み客を作成し、SlackとGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Zoho CRM／Slack／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作できるようにしていきます。
GoogleフォームとGmailは、以下のナビで解説されているGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携可能です。
SlackについてはSlackのマイアプリ登録方法・Slackと連携して出来ることも併せて確認しておきましょう。
Zoho CRMの連携方法は以下の手順をご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
はじめに準備としてテスト用フォームを作成し、ご自身で回答してください。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
テストの重要性：「取得した値」のテスト値について
なお、取得した値に取得したいレコードが反映されていないことがあります。その場合「+ 取得する値を追加」から項目を追加可能です。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
先ほどGoogleフォームから取得した顧客情報をもとに、Zoho CRMで見込み客を登録します。
「見込み客を作成」をクリックしましょう。
ただし姓以外は任意なので、全てを埋める必要はありません。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の顧客情報が反映されます。
先ほど登録した見込み客の情報をSlackで通知します。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
次に、投稿先のチャンネルIDを候補から選択してください。
※メンションも可能です。Slackでメンション付きのメッセージを送る
※「テスト」をクリックすると設定したチャンネルへ実際に投稿されます。テストの際はテスト用のチャンネルに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
最後にGmailを送信します。「メールを送る」をクリックしましょう。
今回は見込み客にサンクスメールを送る想定ですが、Slackと同様に社内向け通知としても利用可能です。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
CC・BCCの設定もできます。
ステップ5と同様、取得した値や固定の文章を組み合わせてカスタマイズできます。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかご確認ください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
Zoho CRMのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Meta広告やOutlookの署名情報からリードを自動登録し、タスク発生に合わせてTodoistやMicrosoft Excelへ情報を同期できます。Slack投稿をAIで解析して見込み客を登録するなど、外部ツールと連携した高度な顧客管理が可能です。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに名刺のファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRM（zoho_crm_oauth）に連携して見込み客を登録後Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み客を顧客化する業務の担当者
・営業アシスタントや部門長
・展示会やイベントに出展する企業の営業担当
2.名刺や企業担当者データをZoho CRM管理しているの方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.AI技術を活用して、手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
■このテンプレートを使うメリット
・Slackにファイルを送付するだけで、Zohoへの登録が完了するため手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録後に再度Slackで完了通知することで、担当者が内容の確認を行える為、Zoho CRMの登録情報の精度を上げることができます。
・もらった名刺の登録作業を全て自動化できるため、業務効率が上がります。
・Slack上でリード情報に関する情報共有などが活発になり、チーム全体の連携が強化されます。
・AI-OCRが名刺情報を自動で読み取り、Zoho CRMに見込み客として登録するため、手入力の手間を省くことで、営業担当者の負担を軽減することができます。
■注意事項
・Slack、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Zoho CRMにもリード情報を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）の成果をZoho CRMと連携させて分析したい方
・Zoho CRM上でリード情報を可視化してチームで共有したい方
2.Meta広告（Facebook）運用担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をZoho CRMに手動で入力する手間を省きたい方
・リード情報の入力ミスを減らしたい方
・Meta広告（Facebook）とZoho CRMのリード情報を自動で同期させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）は新規の見込み客を獲得するための強力なツールですが、獲得したリード情報を効果的に活用するためには、営業活動との連携が不可欠です。
リード情報をZoho CRMに自動的に取り込むことにより、手作業による入力の手間を省いて営業担当者はより重要な業務に集中することができます。
このフローを使用すると、Meta広告（Facebook）から得られた貴重なリード情報は、迅速にZoho CRMに反映されて営業チームは迅速なフォローアップが可能になります。
また自動化によってヒューマンエラーを軽減してデータの正確性を保つこともできます。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でZoho CRMに入力するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。
このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から会社名や担当者名などの情報を自動で抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。
面倒なコピー＆ペースト作業を自動化し、リード情報を迅速かつ正確に蓄積することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Zoho CRMにリードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとZoho CRMを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でZoho CRMに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのZoho CRMへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Zoho CRMで効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をZoho CRMに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をZoho CRMに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にZoho CRMにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にZoho CRMに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、Zoho CRMのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを管理しつつ、顧客管理のためにZoho CRMにも同じ情報を手入力していませんか？
こうした二重入力の手間や、転記ミスによる情報の不整合は業務の非効率に繋がります。
このワークフローを活用すれば、Wrikeで新しいタスクが作成されると、自動でZoho CRMにもタスクを作成でき、よりスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業活動の情報管理でZoho CRMを利用している方
・Zoho CRMで顧客情報を一元管理している営業部門の方
・リードに応じたフォローアップのタスク管理をしている方
2.タスクの一元管理でMicrosoft Excelを活用している方
・Microsoft Excelでタスク管理をしているプロジェクトマネージャーの方
・Zoho CRMのタスクを都度Microsoft Excelに追加している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客情報や営業活動の情報を一元管理することができ、営業活動の効率を向上させることができます。
しかし、チーム内のタスクをMicrosoft Excelで管理している場合、Zoho CRMに登録したタスクを都度反映させる必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとMicrosoft Excelへのタスク追加を自動化できるため、タスク管理を効率化することができます。
Microsoft Excelへのタスク追加が自動化されることで、手動による作業が不要となり、ヒューマンエラーの発生を防止することが可能です。
また、チャットツールと連携することでZoho CRMに登録されたタスクをチームメンバーに共有することもできます。
■注意事項
・Zoho CRM、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらTodoistに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業タスクをZoho CRMで一元管理している方
・営業活動の進捗を管理しているプロジェクトマネージャーの方
・リードのステータスに応じたタスクを管理している方
2.Todoistでチーム内のタスクを一元管理している方
・プロジェクト管理でTodoistを活用している方
・タスク管理を日々行っているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客データの管理に役立ち、営業活動の効率化ができるのがメリットです。
顧客ごとのタスクもZoho CRMで管理できるため、商談やリードのステータスに応じて対応を進めるのに役立ちます。
しかし、タスク管理において別のツールでチーム内のタスクを一元管理している場合、Zoho CRMに登録したタスクを手動で連携する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Zoho CRMにタスクが登録されると自動でTodoistにも登録できるため、手動作業を効率化することができます。
Todoistへのタスク登録をシームレスに行えるため、タスクの抜け漏れを防止し、タスク管理の正確性を向上させることが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらClickUpに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMを営業タスクの管理に役立てている方
・営業タスクの一元管理でZoho CRMを活用している方
・Zoho CRMで追加したタスクをClickUpに手動で追加している方
2.ClickUpでタスク管理をしている方
・ClickUpでプロジェクトのタスクを一元管理している方
・タスクの優先順位や目標の設定でClickUpを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは業務に合わせたカスタマイズが可能で、営業活動の効率化に役立ちます。
また、商談や顧客に関する情報を一元管理することができるため、チーム内の情報共有が円滑になり、営業活動の一貫性を保つことができます。
しかし、タスク管理においてZoho CRMのタスクを他のツールにも連携している場合、手動による作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートを利用することで、Zoho CRMでタスクが登録されるとClickUpにも自動で追加することができるため、手動による作業を効率化することができます。
ClickUpへの誤入力や登録漏れを防止できるため、タスクの正確性が向上し業務進行をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらGitHubに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業タスクの管理でZoho CRMを活用している方
・営業関連のタスクをZoho CRMで管理している方
・商談の進捗やリードの管理でZoho CRMを利用する方
2.チーム内のタスクを管理する方
・GitHubでタスク管理を行っている方
・Zoho CRMとGitHubを連携してタスク管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMは顧客対応を効率化でき、営業活動を円滑に進めることができます。
しかし、営業関連とそれ以外の業務でツールを分けてタスク管理をしている場合、プロジェクト全体のタスク管理が煩雑になる可能性があります。
このテンプレートは、Zoho CRMでタスクが登録されるとGitHubに自動でタスクを追加することができ、管理業務を効率化できます。
プロジェクト全体のタスクがGitHubに集約されるため、タスクの可視化に役立ち、チーム内の情報共有をスムーズにすることが可能です。
また、GitHubへの誤入力や登録漏れも防止できるため、プロジェクト運営が円滑になります。
■注意事項
・Zoho CRM、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoho CRMを利用して営業活動の管理をしている方
・フォローアップのタスクを管理している方
・営業活動の効率化でZoho CRMを導入している営業チーム
2.Google スプレッドシートでタスク管理をしている方
・Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している方
・プロジェクトの進行状況の共有でGoogle スプレッドシートを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMを利用することで、営業プロセスの効率化ができ、作業負担を軽減できるのがメリットです。
また、Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している場合、Zoho CRMに登録されたタスク情報も共有でき、情報共有がスムーズになります。
しかし、Zoho CRMのタスクを手動でGoogle スプレッドシートに追加している場合、タスクの入力誤りや登録漏れが発生する可能性があります。
このテンプレートを利用することで、Zoho CRMでタスクが登録されるとGoogle スプレッドシートにもタスクを自動で追加できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
Google スプレッドシートへのタスクの追加を自動化することで、手動によるタスク追加の作業が不要となるため、業務を効率化することが可能です。
■注意事項
・Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
GoogleフォームとZoho CRMの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客情報入力の手間を削減し、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより営業担当者は獲得したリードに対して迅速にアプローチでき、コア業務である商談活動などにより多くの時間を割けますね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ登録フォームから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォーム以外のフォームも連携できますか？
A：
可能です。例えばYoomのフォームやJotform、Typeformなどもお使いいただけます。
Q：「見込み客」ではなく「取引先」や「連絡先」として登録することもできますか？
A：
可能です。連携アカウントとアクションを選択する画面で、Zoho CRMのアクションを「取引先を作成」や「連絡先を作成」などに変更しましょう。
Q：フォームの回答内容によって通知先などを変えられますか？
A：
進行先の切り替え設定を追加することで可能です。詳細は「進行先を切り替える」の設定方法をご参照ください。
※「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションがエラーとなりますので注意しましょう。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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