「Zoho CRMに添付された見積書や契約書を、毎回手動でダウンロードしてフォルダに格納するのが面倒…」
「ファイルが色々な場所に散らばっていて、必要な時にすぐに見つけ出せない…」
このように、Zoho CRMにおけるファイル管理の煩雑さに悩まされていませんか？
もし、Zoho CRMで見込み客が作成された際に、添付されているファイルを自動で指定のストレージサービスに保存・整理できる仕組みがあれば、これらの手作業から解放され、ファイルを探す手間をなくし、より重要な顧客対応などのコア業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Zoho CRMに添付されたファイルを自動で管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoho CRMで見込み客が作成されたら、添付ファイルをDropboxに保存する
試してみる
■概要
Zoho CRMに登録される見込み客情報には、提案書や議事録など重要なファイルが添付されることも多いのではないでしょうか。これらの添付ファイルを都度手作業でダウンロードし、Dropboxなどのストレージへ移動させる作業は、手間がかかるだけでなく保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMのファイル管理が自動化され、見込み客の作成と同時に添付ファイルがDropboxへ保存されるため、業務の効率化と確実な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとDropboxを併用しており、見込み客に関するファイル管理を手作業で行っている方
- Zoho CRMに添付された重要なファイルを、安全かつ効率的にバックアップ・管理したいと考えている方
- 手作業によるファイルの移動や保存作業でのミスを減らし、本来の営業活動に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMに見込み客が作成されると添付ファイルが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮することができます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が削減されるため、ファイルの保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、Zoho CRMの「見込み客情報を取得」アクションで、作成された見込み客の情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「見込み客の添付ファイル情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに基づいた条件分岐を行います。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「見込み客の添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定の条件を持つ見込み客のファイルのみを保存するなど、ユーザーの運用に合わせた条件を任意で設定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定することが可能なため、自社のルールに沿ったファイル管理を実現できます。
■注意事項
- Zoho CRMとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
Zoho CRMのファイルをDropboxに自動保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Zoho CRMで見込み客が作成された際に、添付ファイルを自動でDropboxに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho CRM／Dropbox
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zoho CRMとDropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoho CRMのトリガー設定とDropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoho CRMで見込み客が作成されたら、添付ファイルをDropboxに保存する
試してみる
■概要
Zoho CRMに登録される見込み客情報には、提案書や議事録など重要なファイルが添付されることも多いのではないでしょうか。これらの添付ファイルを都度手作業でダウンロードし、Dropboxなどのストレージへ移動させる作業は、手間がかかるだけでなく保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMのファイル管理が自動化され、見込み客の作成と同時に添付ファイルがDropboxへ保存されるため、業務の効率化と確実な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとDropboxを併用しており、見込み客に関するファイル管理を手作業で行っている方
- Zoho CRMに添付された重要なファイルを、安全かつ効率的にバックアップ・管理したいと考えている方
- 手作業によるファイルの移動や保存作業でのミスを減らし、本来の営業活動に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMに見込み客が作成されると添付ファイルが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮することができます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が削減されるため、ファイルの保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、Zoho CRMの「見込み客情報を取得」アクションで、作成された見込み客の情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「見込み客の添付ファイル情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに基づいた条件分岐を行います。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「見込み客の添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定の条件を持つ見込み客のファイルのみを保存するなど、ユーザーの運用に合わせた条件を任意で設定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定することが可能なため、自社のルールに沿ったファイル管理を実現できます。
■注意事項
- Zoho CRMとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：Zoho CRMとDropboxをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Zoho CRMのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
【Dropboxのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Zoho CRMで見込み客が作成されたら、添付ファイルをDropboxに保存する
試してみる
■概要
Zoho CRMに登録される見込み客情報には、提案書や議事録など重要なファイルが添付されることも多いのではないでしょうか。これらの添付ファイルを都度手作業でダウンロードし、Dropboxなどのストレージへ移動させる作業は、手間がかかるだけでなく保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMのファイル管理が自動化され、見込み客の作成と同時に添付ファイルがDropboxへ保存されるため、業務の効率化と確実な情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho CRMとDropboxを併用しており、見込み客に関するファイル管理を手作業で行っている方
- Zoho CRMに添付された重要なファイルを、安全かつ効率的にバックアップ・管理したいと考えている方
- 手作業によるファイルの移動や保存作業でのミスを減らし、本来の営業活動に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho CRMに見込み客が作成されると添付ファイルが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理の時間を短縮することができます。
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が削減されるため、ファイルの保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「見込み客が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 次に、Zoho CRMの「見込み客情報を取得」アクションで、作成された見込み客の情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「見込み客の添付ファイル情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに基づいた条件分岐を行います。
- 続いて、オペレーションでZoho CRMの「見込み客の添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定の条件を持つ見込み客のファイルのみを保存するなど、ユーザーの運用に合わせた条件を任意で設定できます。
- Dropboxへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダやファイル名を任意で指定することが可能なため、自社のルールに沿ったファイル管理を実現できます。
■注意事項
- Zoho CRMとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはフローボットに保存されているので、ここからも開くことができます。
ステップ3：Zoho CRMのトリガー設定
まずは「見込み客が作成されたら」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
Webhookの設定をします。
まず、脚注を参考にZohoドメインとチャネルIDを入力し、「WebhookURLを登録」をクリック。
以下のように登録が完了したら、次へをクリックしてください。
ここで、Webhookとなる「見込み客の登録」を行います。
Zoho CRMへログインし、見込み客の登録をしてください。
以下のように登録しました。また今回は添付ファイルをDropboxに保存するフローなので、添付ファイルを忘れずに添付してください。
登録後、Yoomにもどって「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Zoho CRMの見込み客情報を取得する設定
フローに戻り、「見込み客情報を取得」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
ステップ3と同様にZohoドメインを入力し、見込み客IDを選択します。
見込み客IDは以下のように取得した値から設定します。
※【←トリガーで取得した値を設定してください】は削除して設定してください。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
ステップ5：Zoho CRMの見込み客の添付ファイル情報を取得する設定
フローに戻り、「見込み客の添付ファイル情報を取得」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
ステップ4と同様に、Zohoドメインと取得した値から見込み客IDを入力します。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
