kickflowで申請が承認されたらDropboxに申請書類のPDFをアップロードする

■概要

kickflowで稟議や各種申請が承認された後、承認済みの書類をDropboxへ手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は、対応漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用することで、kickflowでの申請承認をトリガーに、対象の申請書類が自動でDropboxにアップロードされるため、手作業によるファイル管理業務を効率化し、ミスなく処理できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kickflowとDropboxを利用し、申請書類の管理を手作業で行っている方
• 稟議や申請フロー後のファイル保管業務を自動化し、人的ミスをなくしたい方
• バックオフィス業務のDXを推進し、コア業務に集中したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• kickflowで申請が承認されると、関連書類が自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのファイル保存時に起こりうる、アップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kickflowとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定し、申請が承認された際にフローが起動するようにします。
3. オペレーションで「分岐機能」を設定し、承認された申請のみ後続の処理に進むように条件を指定します。
4. 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、申請に添付された書類を取得します。
5. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、kickflowから受け取った情報（承認ステータスなど）をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定可能です。
• kickflowからファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのダウンロードURLを指定しましょう。
• ファイルの保存先として、Dropboxの代わりにGoogle DriveやBoxなど、Yoomが連携する他のオンラインストレージサービスに変更することもできます。

■注意事項

• kickflow、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
  フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。