■概要
クラウドサインで締結した書類を、手動でダウンロードしてDropboxに格納していませんか？締結業務が増えるにつれて、こうした手作業は手間がかかるだけでなく、格納漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動的にDropboxの指定フォルダへ書類を格納できます。契約書管理における定型業務を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとDropboxを利用し、契約書管理を手作業で行っている方
- 契約書の格納漏れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい方
- 契約締結後のバックオフィス業務を自動化し、全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結後、自動でDropboxに書類が格納されるため、これまで手作業での保存に費やしていた時間を短縮できます。
- 格納漏れやフォルダの指定間違いといった人為的ミスを防ぎ、契約書管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとDropboxをYoomと連携します。
- トリガーで、クラウドサインの「クラウドサインで書類の締結が完了したら」を設定します。
- オペレーションで、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」を設定し、締結された書類の情報を取得します。
- 次に、繰り返し機能を用いて、取得したファイルごとに後続の処理を実行するよう設定します。
- 繰り返し処理の中で、クラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」を設定します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをDropboxに格納」を設定し、取得したファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxにファイルを格納する際に、格納先のフォルダや保存する際のファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
