■概要
請求書や申込書などの書類をDropboxに保存後、内容を確認してTrelloに手作業でタスク登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能が書類の内容を自動で読み取りTrelloにカードを作成するため、手作業による転記業務から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで受け取った書類の内容をTrelloへ手動で転記している方
- OCRを活用して紙やPDF書類のデータ化を効率化したいと考えている方
- タスク管理ツールへの情報登録を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからTrelloへのカード作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間の短縮に繋がります。
- OCRによる自動テキスト抽出と登録により、手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイルがアップロードされた際にワークフローを起動させるフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、読み取りたい書類のフォーマットに合わせて、どの部分のテキストを抽出するかを自由にカスタムすることが可能です。
- Trelloへのカード作成では、カードのタイトルや説明欄などに、前段階のOCRで取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりできます。
■注意事項
- Trello、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- ファイル容量についてはトリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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