■概要
kintoneに新しい案件や顧客情報が登録されるたびに、関連書類を保管するGoogle Driveのフォルダを手作業で作成し、関係者へメールで通知する、といった定型業務に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Google Driveへのフォルダ作成からメール通知までの一連の業務を自動化でき、手作業による手間や対応漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- kintoneへのデータ登録後の、関係者への情報共有漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
- kintoneを中心とした業務フローの自動化を進め、生産性を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録だけでフォルダ作成や通知が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます
- 手動でのフォルダ名の入力間違いや、関係者へのメール送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで登録されたレコードの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所を指定したり、kintoneから取得したレコード情報（顧客名や案件名など）を変数としてフォルダ名に設定したりすることが可能です
- 通知メールを送るアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を任意に設定できます。また、本文にはkintoneから取得した情報や、作成したGoogle DriveフォルダのURLなどを変数として差し込むことも可能です
■注意事項
- kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
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