■概要
名刺交換後にスマートフォンで撮影した画像をメールで送り、オフィスに戻ってから手作業でkintoneへ入力する、といった作業に手間を感じていませんか。一件一件の入力は単純作業ですが、数が多くなると思いもかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが内容を自動で読み取り、kintoneへデータが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailとkintoneで名刺情報を管理しており、手入力の手間を削減したいと考えている方
- 展示会などで獲得した多くの名刺を、効率的にデータ化したい営業担当者やマーケティング担当者の方
- 名刺情報の入力ミスを防ぎ、正確な顧客データベースを構築したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに名刺画像を送るだけでkintoneへのデータ登録が完了するため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手入力で起こりがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールに添付されている名刺画像を読み取るように設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をkintoneの各項目に登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーでは、このワークフローを起動させる対象となるメールラベルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Gmailトリガーで取得した情報に基づき、後続のオペレーションをどのような条件で実行するかをカスタマイズできます。
- OCR機能では、名刺画像からテキストとして抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定することが可能です。
- kintoneにレコードを追加する際は、OCRで取得した情報や固定値を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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