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「Jira Softwareで新しい課題が作成されるたびに、関連ドキュメント用のフォルダを手作業で作成している…」
「課題が作成されたら、担当者に通知したり、別のツールに記録したりする作業が二度手間で面倒…」
このように、Jira Softwareでの課題作成に付随する手作業の多さに、お困りではありませんか？
もし、Jira Softwareで課題が作成されたことをトリガーに、関連フォルダを自動で生成したり、チャットツールへ通知を飛ばしたり、他のプロジェクト管理ツールへ情報を同期したりできる仕組みがあれば、これらの手作業から解放されるでしょう。プロジェクトの進行や開発といったコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。ぜひこの機会に導入して、日々の定型業務をもっと楽にしましょう！
YoomにはJira Softwareでの課題作成に連動した業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Jira Softwareで新しい課題が作成されたら、Google Driveに自動でフォルダを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jira Software／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Jira SoftwareとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2.Google DriveとYoomのマイアプリ連携
ナビ内のGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携の方法を参考に、GoogleDriveのマイアプリ連携を行いましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「課題が作成されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Jira Softwareと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
注釈に沿ってJira Softwareの「サブドメイン」を手動で入力しましょう。
「プロジェクトキー」を候補から選択しましょう。
Jira Softwareにテスト用の課題を作成しましょう。例として以下のように作成しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
「フォルダを作成する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google Driveと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダ名」を設定しましょう。
今回は「取得した値」と固定のテキストを使用して以下のように作成しました！
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
「作成先のフォルダID」を候補から選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
Google Driveにフォルダが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
Jira SoftwareのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Jira Softwareで課題が作成されたら、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelへレコードを自動で追加したり、Microsoft TeamsやSlackへ通知を飛ばしたりできます。また、問い合わせフォームへの回答やSalesforce、HubSpotといったツールへの情報登録を起点に、Jira Softwareへ課題を自動作成することも可能です。
Jira Softwareでの課題作成を起点とした一連の業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた関連フォルダの作成や情報共有といった付随業務の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、プロジェクトメンバーは課題管理にまつわる雑務から解放され、開発やタスクの実行といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動化がエラーで止まった場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：特定の課題だけ自動化の対象にできますか？
A：
はい、可能です！ミニプラン以上で利用可能な分岐オペレーションを活用することで、条件分岐が可能です。分岐の設定方法について、詳しくは「分岐」の設定方法をご覧ください。
Q：フォルダ作成以外にどんな連携ができますか？
A：
例えば、Microsoft ExcelやNotionにレコードを追加したり、GitHubにIssueを登録してGoogle Chatに通知することも可能です！
