「オンライン会議が終わった後、録画データを聞き返しながら議事録を作成し、さらにその内容からタスクを起票する作業は時間がかかる…」
「重要なタスクの登録漏れがないか、何度も確認するのも一苦労だ…」
このように、会議後の文字起こしやタスク管理に多くの時間を費やしていませんか？
もし、Web会議の内容を自動で文字起こしし、そのテキストデータを基にJira Softwareへ課題（タスク）を自動で作成できる仕組みがあれば、議事録作成やタスク登録の手間から解放されます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには会議の文字起こし結果をJira Softwareと連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、Jira Softwareに課題を追加する
試してみる
Web会議の文字起こし結果をJira Softwareに連携するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Web会議が開始されたら自動で文字起こしを行い、その結果をJira Softwareに課題として追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Jira Software
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Web会議ツールとJira Softwareのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガー（Web会議の開始）とアクション（文字起こし、Jira Softwareへの課題追加）の設定
- フローをONにしてテスト
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、Jira Softwareに課題を追加する
試してみる
ステップ1：Jira Softwareをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Jira Softwareの連携方法
以下をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Web会議を開始すると自動で文字起こしして、Jira Softwareに課題を追加する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議のトリガー設定
まずは、Web会議トリガーの設定を行います。1つ目の赤枠をクリックしてください。
トリガーとなる会議を作成します。会議に参加して、リンクをコピーします。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加を承認して、Yoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：テキストを抽出する設定
Web会議トリガーで取得した値を利用してテキストを抽出する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
取得した値の中から、抽出したい対象のテキストを選択します。
抽出したい項目を手動で設定したら、任意で指示内容を加え、「テスト」ボタンを押しましょう！
テスト成功で、抽出された項目が取得した値に反映されています。
ページ下部の「完了」をクリックしておきましょう！
ステップ5：Jira Softwareのアクション設定
最後に取得した値を利用して、Jira Softwareに課題を作成する設定を行います。
3つ目の赤枠をクリックしてください！
アクションは「課題を追加」のままで、連携するアカウント情報を確認します。
問題がなければ次の設定へ進みましょう！
サブドメインをJira Software上で確認して手動で設定し、プロジェクトキーを候補から選択します。
続いて、課題のタイトルを手動または取得した値から選択します。手動で入力する場合は、毎回同じタイトルになるので注意してください。
課題タイプIDを候補の中から選択して、設定します。
詳細を取得した値を用いて設定していきます。固定値とアウトプットをうまく活用して、内容の抜け漏れが無いようにしておきましょう。
詳細が設定し終わったら、テストを実行してみましょう！
テスト成功で新規の課題が作成されています！
Jira Softwareを確認してみましょう！設定した通りに通知が来ていますね。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後に、フローボットをONにして、実際にメッセージを送信してみましょう。
Jira Softwareに課題が追加されれば、設定は完了です！
Jira Softwareを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Jira Softwareに対応した自動化を簡単に実現できます。会議や打ち合わせの内容をそのままタスク管理に活かしたい場合でも、
チャットやフォーム、AI要約などを起点にJira Softwareへ課題を自動作成できるため、会議後の整理や転記作業に追われることがありません。
ここでは、会議内容の共有・整理・タスク化と相性の良い自動化テンプレートをいくつかご紹介します。TeamsやSlackのメッセージをもとに課題を作成したり、AIで要約した内容をそのままJira Softwareに登録したりすることで、重要な決定事項やアクションアイテムを漏れなく管理できます。また、作成された課題を通知したり、一覧として可視化したりすることで、チーム全体での認識共有や振り返りもスムーズになります。
Jira Softwareで課題が作成されたら、Googleスプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
Jira Softwareの特定プロジェクトで課題が作成されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにレコードを追加するフローです。
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する
試してみる
Googleフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成する
試してみる
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成するフローです。
Jira Softwareで課題が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
・Jira Softwareで課題が登録されたら、Microsoft Teamsの指定のチャンネルに課題内容を通知します。
■注意事項
・Jira Software、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Jira Sofrwareのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5700600
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jira Softwareで課題が追加されたらSlackに通知する
試してみる
Jiraで課題が作成されたら、課題の内容をSlackに自動的に通知するフローボットです。
Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、AIで要約してJira Softwareに課題を追加する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションの中で発生したタスクや依頼事項を、都度Jira Softwareに手作業で起票するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。特に、複数のチャネルを管理していると情報の追跡は一層困難になります。このワークフローは、Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されたメッセージをAIが自動で要約し、Jira Softwareに課題として追加します。Jira SoftwareとTeams間の連携を自動化し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsでの依頼を、手作業でJira Softwareに転記している方
・Jira SoftwareとMicrosoft Teamsを活用し、プロジェクトのタスク管理を効率化したいリーダーの方
・チャットでの依頼のタスク化を自動化し、対応漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Teams、Jira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Jira Sofrwareのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5700600
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackでメッセージが投稿されたらJira Softwareにバグを追加する
試してみる
■概要
開発プロジェクトにおいてJira SoftwareとSlackの連携は欠かせませんが、Slack上のバグ報告などを都度Jira Softwareに手動で起票する作業に手間を感じていませんか。この作業は報告漏れや転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、自動でJira Softwareにバグの課題を追加できるため、こうした課題を円滑に解消し、開発の生産性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jira SoftwareとSlackを連携させ、バグ報告のフローを効率化したい開発担当者の方
・Slackでの報告内容をJira Softwareへ手作業で転記する手間を省きたいチームリーダーの方
・バグ報告の起票漏れを防ぎ、プロジェクト管理の精度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
・Slackに投稿されたバグ報告が自動でJira Softwareに課題として追加されるため、手動での起票作業にかかる時間を短縮できます。
・手作業による情報の転記がなくなることで、報告内容の入力ミスや起票漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■注意事項
・Slack、Jira SoftwareのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Jira Sofrwareのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
・https://intercom.help/yoom/ja/articles/5700600
Slackでメッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成する
試してみる
Slackでメッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成するフローです。
Trelloにカードが作成されたら、Jira Softwareに課題を追加する
試してみる
Trelloに新しくカードが作成されたら、自動的にJira Softwareに課題を追加するフローです。
Yoomフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する
試してみる
Yoomフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成するフローです。
まとめ
Web会議の文字起こしからJira Softwareへの課題登録までを自動化することで、これまで議事録作成やタスクの転記に費やしていた時間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、チーム全体が会議で決定した事項を迅速かつ正確に共有し、プロジェクトをスムーズに推進できる体制が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携エラーで通知が失敗したらどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
Q：文字起こしで話者（誰が話したか）を識別できますか？
A：
はい、識別できます。ですが、複数人が同時に話したり、早口や専門用語の多い会話は精度が下がる可能性があります。はっきりとわかりやすく発言することで、より精度の高い会議の議事録を作成することができます。
Q：特定のキーワードを含む発言だけをタスク化できますか？
A：
はい、できます。全ての発言ではなく、特定のキーワードを含む場合のみを自動化のきっかけにすることが可能です。「分岐する」オペレーションを使用して分岐条件を作成することで、特定の条件の場合のみ連携ができます。ただし、「分岐する」オペレーションはミニプラン以上でご利用いただけるため、フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
