【ノーコードで実現】契約更新プロセスを自動化する方法

「契約更新日が近づいている顧客リストの作成に、毎回時間を取られてしまう…」

「更新漏れがないか、スプレッドシートやCRMを何度も確認する作業に疲れた…」

このように、手作業による契約更新の管理業務に追われ、本来注力すべき顧客対応などのコア業務に集中できていないと感じていませんか？

もし、Notionなどのデータベースで管理している契約情報をもとに、更新対象を自動でリストアップして関係者にリマインド通知を送れる仕組みがあれば、こうした煩雑な手作業や確認業務から解放され、更新漏れのリスクをなくし、より戦略的な顧客対応に時間を使えるようになります！

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはデータベース上の契約更新リストを取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

指定日時にNotionから契約更新リストを取得し、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

契約更新の管理は重要ですが、Notion上のリストを目視で確認し、手動で関係者に通知する作業は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定した日時にNotionから契約更新が近いなどの指定条件のリストを自動で抽出し、内容をAIで整形した上でGoogle Chatへ通知するため、面倒な確認作業や連絡漏れといった課題を解消し、効率的なcontract renewal automationを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで契約情報を管理しており、更新日の確認や通知を手作業で行っている方
• 契約の更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制を強化したいマネージャーの方
• 手動で行っている契約更新プロセスを自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に契約情報を自動で取得し通知するため、これまで手作業での確認やリマインドに費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で通知処理を行うことで、更新日の見落としや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な契約管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携ページでNotionとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時や曜日などを設定します。
3. オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約情報が格納されたデータベースから情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Notionから取得した情報を基に、通知メッセージとして分かりやすい文章を生成します。
5. 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動する日付や曜日、時刻などを任意で設定できます。例えば、「毎週月曜日の午前9時」といった定期的な実行が可能です。
• Notionのオペレーションでは、連携するデータベースを任意で指定できるだけでなく、「更新日が1ヶ月以内」といったデータの取得条件も自由に設定できます。
• AI機能では、取得した情報からどのような通知文を作成するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズできます。※プロンプトの文字数によって消費タスクが変動するためご注意ください。
• Google Chatのオペレーションでは、通知先のスペースを任意で設定できます。また、本文にはNotionから取得した契約名や更新日といった情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

詳細を見る 試してみる

Notionの情報を基に契約更新を通知するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、指定した日時にNotionで管理しているデータベースから契約更新が近いリストを自動で取得し、Google Chatに通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下の無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

30秒で簡単登録！無料で始める

※今回連携するアプリの公式サイト：Notion／Google Chat

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

•  NotionとGoogle Chatのマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• スケジュールのトリガー設定とNotion、Google Chatのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

指定日時にNotionから契約更新リストを取得し、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

契約更新の管理は重要ですが、Notion上のリストを目視で確認し、手動で関係者に通知する作業は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定した日時にNotionから契約更新が近いなどの指定条件のリストを自動で抽出し、内容をAIで整形した上でGoogle Chatへ通知するため、面倒な確認作業や連絡漏れといった課題を解消し、効率的なcontract renewal automationを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで契約情報を管理しており、更新日の確認や通知を手作業で行っている方
• 契約の更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制を強化したいマネージャーの方
• 手動で行っている契約更新プロセスを自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に契約情報を自動で取得し通知するため、これまで手作業での確認やリマインドに費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で通知処理を行うことで、更新日の見落としや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な契約管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携ページでNotionとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時や曜日などを設定します。
3. オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約情報が格納されたデータベースから情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Notionから取得した情報を基に、通知メッセージとして分かりやすい文章を生成します。
5. 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動する日付や曜日、時刻などを任意で設定できます。例えば、「毎週月曜日の午前9時」といった定期的な実行が可能です。
• Notionのオペレーションでは、連携するデータベースを任意で指定できるだけでなく、「更新日が1ヶ月以内」といったデータの取得条件も自由に設定できます。
• AI機能では、取得した情報からどのような通知文を作成するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズできます。※プロンプトの文字数によって消費タスクが変動するためご注意ください。
• Google Chatのオペレーションでは、通知先のスペースを任意で設定できます。また、本文にはNotionから取得した契約名や更新日といった情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：NotionとGoogle Chatのマイアプリ連携

ここではYoomに、NotionとGoogle Chatをマイアプリに連携して、操作が行えるようにしていきます。

それぞれのアプリ設定方法の解説をご覧ください！

• Notionのマイアプリ登録方法

• Google Chatのマイアプリ登録方法

連携が完了するとマイアプリにNotionとGoogle Chatが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

指定日時にNotionから契約更新リストを取得し、Google Chatに通知する

試してみる

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■概要

契約更新の管理は重要ですが、Notion上のリストを目視で確認し、手動で関係者に通知する作業は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定した日時にNotionから契約更新が近いなどの指定条件のリストを自動で抽出し、内容をAIで整形した上でGoogle Chatへ通知するため、面倒な確認作業や連絡漏れといった課題を解消し、効率的なcontract renewal automationを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで契約情報を管理しており、更新日の確認や通知を手作業で行っている方
• 契約の更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制を強化したいマネージャーの方
• 手動で行っている契約更新プロセスを自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に契約情報を自動で取得し通知するため、これまで手作業での確認やリマインドに費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で通知処理を行うことで、更新日の見落としや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な契約管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携ページでNotionとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時や曜日などを設定します。
3. オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約情報が格納されたデータベースから情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Notionから取得した情報を基に、通知メッセージとして分かりやすい文章を生成します。
5. 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、フローを起動する日付や曜日、時刻などを任意で設定できます。例えば、「毎週月曜日の午前9時」といった定期的な実行が可能です。
• Notionのオペレーションでは、連携するデータベースを任意で指定できるだけでなく、「更新日が1ヶ月以内」といったデータの取得条件も自由に設定できます。
• AI機能では、取得した情報からどのような通知文を作成するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズできます。※プロンプトの文字数によって消費タスクが変動するためご注意ください。
• Google Chatのオペレーションでは、通知先のスペースを任意で設定できます。また、本文にはNotionから取得した契約名や更新日といった情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

詳細を見る 試してみる

コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

(1)Yoomのスケジュールトリガーを使って、フローボットの起動日時を設定します。

スケジュールトリガーの「スケジュールトリガー」をクリックします。