指定日時にNotionから契約更新リストを取得し、Google Chatに通知する
指定日時にNotionから契約更新リストを取得し、Google Chatに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
契約更新の管理は重要ですが、Notion上のリストを目視で確認し、手動で関係者に通知する作業は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定した日時にNotionから契約更新が近いなどの指定条件のリストを自動で抽出し、内容をAIで整形した上でGoogle Chatへ通知するため、面倒な確認作業や連絡漏れといった課題を解消し、効率的なcontract renewal automationを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで契約情報を管理しており、更新日の確認や通知を手作業で行っている方
- 契約の更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制を強化したいマネージャーの方
- 手動で行っている契約更新プロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に契約情報を自動で取得し通知するため、これまで手作業での確認やリマインドに費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知処理を行うことで、更新日の見落としや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な契約管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携ページでNotionとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時や曜日などを設定します。
- オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約情報が格納されたデータベースから情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Notionから取得した情報を基に、通知メッセージとして分かりやすい文章を生成します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動する日付や曜日、時刻などを任意で設定できます。例えば、「毎週月曜日の午前9時」といった定期的な実行が可能です。
- Notionのオペレーションでは、連携するデータベースを任意で指定できるだけでなく、「更新日が1ヶ月以内」といったデータの取得条件も自由に設定できます。
- AI機能では、取得した情報からどのような通知文を作成するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズできます。※プロンプトの文字数によって消費タスクが変動するためご注意ください。
- Google Chatのオペレーションでは、通知先のスペースを任意で設定できます。また、本文にはNotionから取得した契約名や更新日といった情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
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