指定日時にNotionから契約更新リストを取得し、Google Chatに通知する
Google Chat Notion

指定日時にNotionから契約更新リストを取得し、Google Chatに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Chat
Notion
を自動連携できます。
■概要
契約更新の管理は重要ですが、Notion上のリストを目視で確認し、手動で関係者に通知する作業は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定した日時にNotionから契約更新が近いなどの指定条件のリストを自動で抽出し、内容をAIで整形した上でGoogle Chatへ通知するため、面倒な確認作業や連絡漏れといった課題を解消し、効率的なcontract renewal automationを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • Notionで契約情報を管理しており、更新日の確認や通知を手作業で行っている方
  • 契約の更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理体制を強化したいマネージャーの方
  • 手動で行っている契約更新プロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
  • 指定した日時に契約情報を自動で取得し通知するため、これまで手作業での確認やリマインドに費やしていた時間を短縮できます。
  • システムが自動で通知処理を行うことで、更新日の見落としや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な契約管理に繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、マイアプリ連携ページでNotionとGoogle ChatをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを起動したい日時や曜日などを設定します。
  3. オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約情報が格納されたデータベースから情報を取得します。
  4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Notionから取得した情報を基に、通知メッセージとして分かりやすい文章を生成します。
  5. 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のスペースに送信します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • スケジュールトリガーでは、フローを起動する日付や曜日、時刻などを任意で設定できます。例えば、「毎週月曜日の午前9時」といった定期的な実行が可能です。
  • Notionのオペレーションでは、連携するデータベースを任意で指定できるだけでなく、「更新日が1ヶ月以内」といったデータの取得条件も自由に設定できます。
  • AI機能では、取得した情報からどのような通知文を作成するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズできます。※プロンプトの文字数によって消費タスクが変動するためご注意ください。
  • Google Chatのオペレーションでは、通知先のスペースを任意で設定できます。また、本文にはNotionから取得した契約名や更新日といった情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
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Google Chat
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を使ったテンプレート

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Notion
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YoomではGoogle ChatのAPIをノーコードで活用することができます。入力フォームの情報や他SaaSでの様々なイベントをトリガーにGoogle Chatへメッセージを通知を行うことが可能です。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    スペースにメッセージが送信されたら
    ボットにメンション付きのメッセージを送信したら
    スペースにファイルが投稿されたら
    ページが作成または更新されたら
    データベースが作成または更新されたら
    特定のデータベースのページが作成・更新されたら
    Webhookを受信したら
    ページが作成されたら(Webhook)
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フローボットオペレーション
    メッセージを送信
    スペースを削除
    スペースを作成
    スペースにメンバーを招待
    スペースからメンバーを削除
    スペースにグループを招待
    メンバーのスペース権限を変更
    スレッドにメッセージを送信
    メッセージを引用して返信
    スペースの更新
    ダイレクトメッセージのスペースを作成
    ファイルを添付してメッセージを送信
    添付ファイルをアップロード
    ページ情報を取得
    ページを作成
    ページにテキストを追加
    ページのプロパティを更新(テキストプロパティ)
    ページのプロパティを更新(数値プロパティ)
    ページのプロパティを更新(セレクトプロパティ)
    ページのプロパティを更新(マルチセレクトプロパティ)
    ページのプロパティを更新(日付プロパティ)
    ページのプロパティを更新(チェックボックスプロパティ)
    ページのプロパティを更新(URLプロパティ)
    ページのプロパティを更新(メールプロパティ)
    ページのプロパティを更新(電話プロパティ)
    特定のページのブロック情報を取得
    ユーザーのリストを取得
    ページのプロパティを更新(リレーションプロパティ)
    指定のレコードにサブアイテムを追加する
    ファイルアップロードIDの発行
    ファイルをアップロード
    ページのプロパティを更新(ファイルプロパティ)
    ファイルをダウンロードする
    ページ情報を取得(ファイル情報の一覧)
    ページ・データベースをタイトルで検索
    ページにヘッダーと本文を追加
    データソースのプロパティ名を更新
    ページのプロパティを更新(タイトルプロパティ)
フローボットトリガー
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    スペースにファイルが投稿されたら
フローボットオペレーション
    メッセージを送信
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    スペースにメンバーを招待
    スペースからメンバーを削除
    スペースにグループを招待
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    スレッドにメッセージを送信
    メッセージを引用して返信
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    ダイレクトメッセージのスペースを作成
    ファイルを添付してメッセージを送信
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フローボットトリガー
    ページが作成または更新されたら
    データベースが作成または更新されたら
    特定のデータベースのページが作成・更新されたら
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    ページが作成されたら(Webhook)
    ページコンテンツが更新されたら(Webhook)
    ページが削除されたら(Webhook)
    ページのプロパティが更新されたら(Webhook)
    コメントが作成されたら(Webhook)
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フローボットオペレーション
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    ページを作成
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