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「Google スプレッドシートにまとめたリード情報、一件一件確認してアプローチ方法を考えるのが大変…」
「OpenAIを活用してリード分析を効率化したいけど、どうやって連携すればいいか分からない…」
このように、獲得したリードの情報を手作業で分析し、次のアクションを考える業務に多くの時間を費やしていませんか？
もしGoogle スプレッドシートに新しいリード情報が追加されるたびに、その情報をもとにOpenAIが最適なアプローチ方法を自動で分析・提案してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されますね。
その結果、より戦略的な営業活動に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートのリード情報をAIで分析する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／OpenAI
[Yoomとは]フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：Google スプレッドシートとOpenAIのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
Google スプレッドシート・OpenAI共に以下のナビをご覧ください！
※OpenAIのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
はじめにテスト用のシートをご用意ください。
今回は例として、以下の情報をもとに提案メールを生成・送信後、M列の「解析内容」欄に生成内容を書き戻すという想定で進めていきます。
この際、必ず他の列とデータが重複しない一意の値が入った列を作成しましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「行が追加されたら」のまま「次へ」をクリックしましょう。
まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
次に、連携するスプレッドシートID・シートIDを候補から選択しましょう。
最後にテーブル範囲を選択してテストしてください。
今回の「一意の値が入った列」は、名前が入ったA列としました。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：OpenAIのアクション設定
先ほど取得したレコード情報をもとに、OpenAIで提案メールを生成します。
「テキストの生成（Chat completion）」をクリックしましょう。
※ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
ステップ3と同様、アクションは「テキストの生成（Chat completion）」のまま「次へ」をクリック。
メッセージコンテンツを入力してください。
固定の文章やGoogle スプレッドシートから取得した値を組み合わせて、ご自身の業務に沿ったプロンプトを作成しましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
以降の項目については、必須項目以外は任意なので選択しなくても問題ありません。
など、必要に応じて設定してください。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。
OpenAIが提案メールを生成してくれました！
ステップ5：メールを送る設定
先ほど生成した提案メールをYoomのメール機能で送付します。
「メールを送る」をクリック。
※「メールを送る」でできることもご参照ください。
メールの設定に入ります。
まず、ToにGoogle スプレッドシートから取得したメールアドレスの値を入力しましょう。
CC・BCCの設定もできます。
次に件名と本文を入力してください。
ステップ4と同様、Google スプレッドシートから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。
@などが大文字になっていないかをご確認ください。
それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
Google スプレッドシートの情報をもとに作成された提案メールが、Yoomのアドレスから送信されました！
ステップ6：Google スプレッドシートのレコード更新設定
ステップ4で生成した提案メールを、はじめに用意したシートに書き戻します。
「レコードを更新する」をクリックしてください。
上記2記事も併せて確認しましょう。
データベースの連携に移ります。
まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、ステップ3と同じ「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択します。
任意でテーブル範囲を選択して「次へ」をクリックしましょう。
ここから詳細設定をしていきます。
「①更新したいレコードの条件」の左の欄は用意したシートの項目名がプルダウンになっているので、一意の値が入っている項目を選択してください。
今回でいうとA列の「名前」です。
次に「等しい」の右の欄に、先ほど選択した項目と同じ値を設定しましょう。
これで「名前」をキーとして更新するレコードを見つけ出すことができます。
最後に「②更新後のレコードの値」の更新したい列の欄に、OpenAIの「生成されたコンテンツ」の値を設定してください。
今回でいうと用意したシートのM列にあたる「解析内容」欄です。
※更新しない列は空欄のままにしましょう。
今回はA列の「名前」〜L列の「次回アクション」は更新しないため、空欄にしています。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
用意したシートのM列に、OpenAIが生成した提案メールが追記されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Google スプレッドシートの情報からOpenAIでリードを自動分析し提案メールを自動送信する方法でした！
行が追加・更新されたら、顧客管理システムやWeb会議、開発プラットフォームへ情報を自動登録します。
また、AIによる品質管理を行ってチャットツールへ自動通知したり、会計ソフトへ取引先情報を自動更新します。
逆に、他ツールの情報をトリガーに行を自動追加・更新します。
手動でのデータ転記が減り、業務効率が向上します。
まとめ
Google スプレッドシートとOpenAIの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたリード情報の分析やアプローチ方法の考案といった業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより営業担当者は、データにもとづいた最適なタイミングで、パーソナライズされたアプローチを迅速に実行できますね。
結果的にコア業務である商談活動や顧客との関係構築により多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件のリードだけを処理できますか？
Q：AIが作ったメールを送信前に確認できますか？
A：
Q：Yoomのメール機能ではなく、GmailやOutlookなど普段使っている自社のメールアドレスを送信元に設定できますか？
A：
はい、Yoomのメール機能・Gmail・Outlookの3種類から選択できます。
