■概要
Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映させることができ、データ管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定の情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
- メールからのデータ転記作業に多くの時間を費やしており、負担を感じている方
- 手作業によるコピー＆ペーストでの入力ミスや転記漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信した際に、自動で内容がGoogle スプレッドシートに反映されるため、手作業での転記業務にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、コピー＆ペーストの際に発生しがちな入力間違いや、対応漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文から必要なテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータを用いて対象のレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
- データ抽出機能では、受信したメールのどのテキストを対象とするか、またそこから抽出したい項目を任意で設定できます。文字数に応じた変換タイプの設定も可能です。
- Google スプレッドシートのアクションでは、更新したいレコードを特定するための条件や、更新後のレコードの値を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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